市监所档案管理制度

PAGE市监所档案管理制度一、总则（一）目的为加强市监所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在市场监督管理工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市监所各类档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：市监所档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映市场监督管理工作的实际情况，准确记录各类信息。3.安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露，维护档案的保密性和安全性。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以所长为组长，各分管副所长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调全所档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题，指导档案管理工作的开展。（二）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员。档案管理部门负责全所档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等具体业务操作。（三）各科室职责各科室负责本科室业务档案的形成、积累和初步整理，并按照规定定期向档案管理部门移交。同时，配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供相关业务信息和资料。三、档案的分类与编号（一）分类市监所档案分为行政管理档案、业务管理档案、人事档案、财务档案、声像档案等几大类。1.行政管理档案：包括上级文件、本所文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.业务管理档案：涵盖市场主体登记注册档案、市场监管执法档案、消费者权益保护档案、知识产权管理档案等。3.人事档案：包含干部职工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等材料。4.财务档案：有会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.声像档案：如照片、录音、录像等资料。（二）编号对各类档案进行统一编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号采用数字与字母相结合的方式，便于识别和管理。例如：行政管理档案编号为XZGL年份流水号；业务管理档案根据不同业务类别分别编号，如市场主体登记注册档案编号为SCZT年份流水号等。四、档案的收集与整理（一）收集1.各科室应明确专人负责本科室档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地形成。2.档案管理人员定期到各科室收集应归档的文件材料，对重要文件及时跟踪收集。3.对于外部单位发来的与本所工作相关的文件，由办公室统一签收后，按照档案管理要求进行登记，并及时移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等。3.去除档案材料中的金属物，对破损或褪色的材料进行修复或复制。4.按照一定的排列顺序将档案材料装订成册，编制案卷封面，注明案卷标题、年度、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。库房内配备温湿度调节设备，保持适宜的温度（14℃24℃）和湿度（45%60%）。（二）档案装具采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。（三）档案保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和本所实际情况执行。（四）档案清查定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。对清查中发现的问题及时进行处理，并做好记录。六、档案的利用（一）利用范围本所工作人员因工作需要，可查阅、借阅本所档案。外单位因工作需要查阅本所档案的，须经本所分管领导批准。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（二）利用手续1.本所工作人员查阅、借阅档案时填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、内容、用途等，经所在科室负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的予以批准，并提供相应的档案查阅或借阅服务。3.查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。如需复印档案，须经档案管理部门同意。4.借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对，检查档案是否完整无损。（三）利用登记对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、所在科室、档案名称、用途等信息。登记册应妥善保管，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。2.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的现实利用价值和历史保存价值，确定档案的存毁。3.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经档案鉴定小组审核、所长批准后进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应注明档案名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立市监所档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化扫描对重要档案进行数字化扫描，形成电子档案。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。（三）数据录入与管理将档案目录信息和扫描后的电子档案数据录入档案信息化管理系统，建立完善的数据库。加强对电子档案数据的管理，定期进行备份，确保数据安全。（四）系统应用利用档案信息化管理系统实现档案的快速检索、在线查阅、借阅审批等功能。工作人员可通过网络终端方便地获取所需档案信息，提高档案利用效率。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.统筹规划档案管理工作，协调解决档案管理工作中的问题。3.定期检查档案管理工作情况，对档案管理人员进行业务指导和考核。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等具