基层法律服务档案制度

PAGE基层法律服务档案制度一、总则（一）目的为加强基层法律服务档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，提高基层法律服务工作质量和效率，维护当事人合法权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有基层法律服务业务档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映基层法律服务活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与基层法律服务业务相关的各类文件资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护当事人隐私和商业秘密。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善基层法律服务档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各业务部门的档案收集、整理等工作。3.集中统一保管基层法律服务业务档案，确保档案安全。4.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案鉴定、销毁等工作。（二）业务部门职责1.负责本部门承办的基层法律服务业务档案的收集、整理和初步立卷工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架、保管等工作。3.为档案查阅、利用提供服务，做好登记和记录。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案安全和完整。5.参与档案鉴定、销毁等工作，提出意见和建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.基层法律服务业务活动中形成的各类文件、文书、材料，包括但不限于委托代理合同、授权委托书、法律意见书、调查笔录、庭审记录、证据材料等。2.与业务相关的往来信函、传真、电子邮件等。3.业务收费凭证、发票等财务资料。4.其他具有保存价值的资料。（二）收集要求1.业务部门应在业务办结后及时收集相关档案资料，确保资料齐全、完整。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.按照基层法律服务业务的类别、时间顺序等进行分类整理。2.每份档案应编制页码，确保页码连续、准确。3.对档案资料进行编目，包括档案编号、题名、日期、保管期限等，编目应准确、规范。4.整理后的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.基层法律服务业务档案的保管期限分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。3.具体保管期限根据业务性质、重要程度等因素确定，应严格按照相关规定执行。（三）保管措施与要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。4.做好档案库房的安全防范工作，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅、利用档案。2.当事人及其代理人按照规定查阅、利用与其相关的档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅、利用档案。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.当事人及其代理人查阅档案，应提交有效身份证件和相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。3.司法机关、行政机关等查阅档案，应出具单位介绍信和相关法律文书，经档案管理部门审核同意后，按照规定查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.如需复印、摘抄档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。3.档案管理人员应做好档案利用登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，结合档案的实际价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行全面审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.《档案销毁清册》经公司/组织负责人批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式与要求1.档案销毁应采用安全、可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、规范。3.销毁工作完成后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由监督人签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立基层法律服务档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将整理好的档案信息录入档案管理信息系统，确保信息准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和准确性。（三）系统安全与保密1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据安全。3.严格遵守保密规定，保护档案信息系统中的数据安全。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各业务部门的档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.公司/组织内部设立监督举报渠道，接受员工对档案管理工作中违规行为的