双高基地档案管理制度

PAGE双高基地档案管理制度一、总则（一）目的为加强双高基地档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在双高基地建设、运行和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于双高基地内各部门、各项目组以及与双高基地相关的各类活动中形成的档案管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是双高基地在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：双高基地档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映双高基地各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理双高基地在各个阶段、各个方面形成的档案，保证档案的齐全。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责双高基地档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理流程和操作规范。3.对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全完整。4.开展档案的检索、查阅、借阅等利用服务工作，为双高基地各项工作提供档案支持。5.参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储、维护和利用。6.对各部门的档案工作进行指导和监督，组织档案业务培训，提高档案管理水平。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作。3.在工作中形成的各类文件材料，应及时交本部门档案管理人员进行整理归档，不得擅自留存或销毁。4.积极配合档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.双高基地建设规划、项目申报、审批文件等。2.教学、科研、实训等方面的文件材料，包括教学大纲、教案、课件、科研项目申请书、研究报告、实验数据等。3.师资队伍建设相关材料，如教师招聘、培训、考核、晋升等文件。4.学生管理文件，包括招生录取、学籍管理、学生奖惩等材料。5.校企合作文件，如合作协议、合作项目方案、合作成果等。6.社会服务文件，如技术服务合同、培训项目资料、社会捐赠记录等。7.行政管理文件，包括会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。8.财务文件，如预算报表、财务审计报告、经费使用记录等。9.基础设施建设文件，如工程规划、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。10.设备采购与管理文件，如设备清单、采购合同、设备维护记录等。11.各类活动文件，如开幕式、研讨会、竞赛等活动的组织方案、活动记录、宣传资料等。12.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求及时间1.各部门应在文件材料形成后及时收集，并按照档案管理部门规定的时间移交。2.对于重要文件或紧急文件，应在文件形成后立即交档案管理部门进行登记和保管。3.档案管理人员应定期对各部门的文件收集情况进行检查，督促各部门按时完成收集工作。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类整理。3.分类方法采用年度机构问题相结合的方式，即先按年度划分档案，再按形成机构或部门进行细分，最后按问题进行归类。4.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。5.编制文件目录，目录应包括文件编号、题名、日期、责任者等信息，确保目录准确反映档案内容。6.对破损或褪色的文件进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件进行复制或抄写，确保档案的可读性。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件。2.行政管理类：涵盖行政事务管理、会议文件、工作计划与总结、规章制度等文件。3.教学管理类：涉及教学计划、课程安排、教学质量监控、学生成绩管理等文件。4.学生工作类：包含学生招生、学籍、奖惩、就业等方面的文件。5.科研工作类：包括科研项目申报、研究过程记录、科研成果等文件。6.校企合作类：如校企合作协议、合作项目实施记录、合作成果等文件。7.社会服务类：涉及技术服务、培训服务、社会捐赠等方面的文件。8.财务资产类：包括财务预算、决算、审计报告、资产登记等文件。9.后勤管理类：涵盖校园建设、设备管理、物资采购、后勤服务等文件。10.其他类：不属于以上各类的其他具有保存价值的文件。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式。2.年度采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码按照上述分类方案，用两位大写字母表示，如“DQ”表示党群工作类。4.流水号为每类档案的顺序号，但在同一类别内，不同年度的档案流水号应重新编排，用四位数字表示，如“0001”。5.例如，2023年党群工作类的第一份档案编号为“2023DQ0001”。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门档案管理人员应按照档案整理规范，将整理好的档案及时移交档案管理部门进行归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、起止日期等信息，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行审核，如发现问题应及时与移交部门沟通，要求补充或更正。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映双高基地主要职能活动和历史面貌的，对双高基地发展有长远利用价值的档案，应永久保管。如双高基地建设规划、重大决策文件、重要会议记录、科研成果等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年和10年两种。保管期限为30年的档案，主要包括反映双高基地一般工作活动，在较长时间内对双高基地工作有查考利用价值的档案。如年度工作计划与总结、一般性会议文件、教学常规文件等。保管期限为10年的档案，主要包括在较短时间内对双高基地工作有查考利用价值的档案。如临时性工作文件、一般性通知等。（三）保管方式与环境要求1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案架应坚固耐用，排列整齐有序，便于档案的存放和查找。3.档案应分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，并设置明显的标识。4.库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管环境的安全和稳定。（四）档案数字化管理1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案内容一致，图像清晰、完整，存储格式应符合长期保存要求。3.建立电子档案的备份制度，定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性。4.加强电子档案的管理，设置严格的访问权限，防止电子档案的非法访问和篡改。六、档案的检索与利用（一）检索工具建设1.编制档案目录索引：按照档案分类体系，编制纸质和电子的档案目录索引，包括全宗号、年度、类别、编号、题名、日期、责任者等信息，方便档案的查找。2.建立档案检索系统：利用计算机技术，建立档案检索数据库，实现档案信息的快速检索和查询。检索系统应具备多种检索方式，如按关键词、题名、日期等进行检索。（二）利用原则与范围1.利用原则：档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和完整，同时满足双高基地各项工作的需要。2.利用范围：双高基地内部各部门因工作需要可查阅、借阅本部门及相关部门的档案；外部单位因工作需要查阅双高基地档案的，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续办理1.双高基地内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅申请表或借阅登记表，注明查阅或借阅的档案名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外部单位查阅双高基地档案，应提前向双高基地提出书面申请，说明查阅目的、范围和时间等，经双高基地主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，确需复制的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。3.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。借阅期间，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（四）档案统计与分析1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、利用人次、利用目的等信息。3.通过档案统计分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则与组织1.档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的准确性和科学性。2.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准与方法1.根据档案的保管期限划分标准，结合双高基地的实际情况，对到期档案进行逐卷鉴定。2.鉴定时，应审查档案的内容是否重要，是否对双高基地的工作、历史研究等具有查考利用价值，同时考虑档案的完整性和准确性。3.对于仍有保存价值但保管期限已满的档案，可延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制档案销毁清单。（三）销毁程序1.档案销毁清单经档案鉴定工作小组审核、双高基地主管领导批准后，方可进行销毁。