幼儿园档案管理制度要求

PAGE幼儿园档案管理制度要求一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门负责本部门文件材料的收集、整理，并定期移交档案室。2.完整性原则：确保档案内容的全面、完整，反映幼儿园工作的全过程。3.准确性原则：档案内容真实、准确，数据可靠。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：档案的整理、保管和提供利用应方便快捷，满足工作需要。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、查阅、借阅、利用等工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。5.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。6.负责档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门文件材料的收集、整理、分类、装订等工作，并定期移交综合档案室。2.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作。3.接受综合档案室的业务指导和监督检查，积极参加档案业务培训。三、档案的收集与归档（一）文件材料的形成与积累1.幼儿园各部门及教职工在工作活动中应及时形成、积累各类文件材料，并按照归档要求进行整理。2.文件材料应字迹清晰、内容完整、签署完备，采用耐久性强的书写材料和制作方式。（二）收集范围1.上级文件：包括党和国家各级领导机关、教育行政部门颁发的与幼儿园工作相关的文件、指示、通知等。2.幼儿园文件：行政文件：园务会议记录、工作计划、总结、报告、请示、批复、规章制度、人事任免、奖惩决定等。教学文件：教学计划、教案、教材、教学大纲、教学评估、学生成绩等。科研文件：科研项目申报书、研究报告、论文、成果鉴定材料等。师资队伍建设文件：教师培训计划、教师业务档案、教师考核材料等。后勤管理文件：财务收支报表、物资采购计划、设备维修记录、安全管理文件等。学生管理文件：招生计划、学生档案、学籍管理材料、学生奖惩材料等。党团工作文件：党组织活动记录、团组织活动记录、党员档案、团员档案等。3.声像档案：幼儿园重大活动、会议、教学实践、校园风貌等形成的照片、录音、录像等。4.实物档案：幼儿园获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等。（三）归档要求1.各部门应在每年[具体时间]前将上一年度形成的文件材料整理归档，并移交综合档案室。2.文件材料应按照分类方案进行分类整理，遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。3.归档文件应编制页码，填写卷内目录、备考表等，装订整齐，一式两份。4.声像档案应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，并进行分类整理，刻录光盘保存。5.实物档案应进行登记造册，注明名称、来源、日期等信息，并妥善保管。四、档案的整理（一）分类标准1.幼儿园档案分为行政管理类、教学管理类、科研管理类、师资队伍建设类、后勤管理类、学生管理类、党团工作类等七大类。2.每大类下根据档案内容和特点进一步细分二级类目，如行政管理类可分为园务会议、工作计划与总结、人事管理、财务管理等。（二）整理方法1.遵循文件的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照分类标准对归档文件进行分类，同一类别的文件集中在一起。3.对每份文件进行编号，编号应连续、唯一，便于查找和管理。4.编制卷内目录，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等内容。5.填写备考表，注明卷内文件的数量、整理情况、缺损情况等。6.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。五、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜的保管条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。3.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防虫药品、温湿度计等。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜进行存放，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。2.不同类别的档案应分开存放，并在档案柜上标明类别、年度等信息。（三）档案保管期限1.幼儿园档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映幼儿园主要职能活动和历史面貌的，对幼儿园有长远利用价值的档案，如园史资料、重要会议记录、重大活动档案等。3.长期保管的档案是在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]。4.短期保管的档案是在较短时间内对幼儿园工作有参考价值的档案，保管期限为[具体年限]。（四）档案清查与统计1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况准确无误。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并及时上报有关部门。六、档案的利用（一）查阅程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交综合档案室。2.综合档案室根据申请内容，确定是否提供查阅，并告知查阅人查阅地点和时间。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，不得在档案上涂改、标记、污损。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还综合档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过[具体天数]，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如确需复制、摘录，应经综合档案室负责人批准。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，综合档案室应对归还档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（三）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理和利用提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则。2.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合幼儿园实际情况，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审查和鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容、来源、时间、形式等因素，确定其价值。2.综合分析：结合幼儿园的工作需要、历史发展、档案保管状况等因素，对档案进行综合分析，确定其保管期限和存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值并已到保管期限的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、年度、保管期限等信息，经幼儿园分管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告综合档案室。4.对已销毁的档案，应在档案目录和检索工具中注明“已销毁”字样，并永久保存销毁记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.逐步建立幼儿园档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。提高档案管理工作效率，方便快捷地为教职工提供档案信息服务。实现档案资源共享，促进幼儿园各项工作的开展。（二）档案数字化1.对重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求。2.建立数字化档案数据库，对扫描后的档案进行分类、著录、标引等处理，确保数据库信息的准确、完整。3.定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。（三）信息系统应用1.档