档案工作人员管理制度

PAGE档案工作人员管理制度一、总则1.1目的本制度旨在规范公司档案工作人员的管理，确保档案工作的规范化、科学化、专业化，提高档案管理水平，为公司的发展提供有力的支持和保障。1.2适用范围本制度适用于公司全体档案工作人员。1.3基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：保证档案内容的真实性、准确性和完整性，如实反映公司的各项活动和业务情况。3.安全保密原则：加强档案的安全保护，防止档案的丢失、损坏和泄露，确保档案信息的安全。4.便捷高效原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各部门提供及时、准确的档案服务。二、档案工作人员职责2.1档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作，确保档案的完整和安全。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.开展档案利用工作，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，积极主动地为公司的决策、生产、经营等活动提供档案支持。5.组织开展档案业务培训和交流活动，提高档案工作人员的业务素质和专业技能。6.对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查，确保公司档案工作的规范化和标准化。2.2档案工作人员岗位职责2.2.1档案主管岗位职责1.全面负责公司档案管理工作，制定档案工作计划和目标，并组织实施。2.组织制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，确保档案管理工作的规范化和科学化。3.负责档案管理部门的人员管理和工作安排，组织开展档案业务培训和考核，提高档案工作人员的业务素质和工作能力。4.指导和监督档案工作人员的日常工作，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节进行检查和评估，及时发现和解决问题。5.参与公司重大项目和重要活动的档案管理工作，提供档案方面的专业支持和建议。6.负责与公司内部各部门以及外部相关单位的沟通协调，确保档案工作的顺利开展。7.组织开展档案信息化建设工作，推动档案管理系统的升级和优化，提高档案管理的信息化水平。8.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，及时反馈工作中存在的问题和困难，提出改进措施和建议。2.2.2档案管理员岗位职责1.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订等基础工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。2.按照档案管理制度的要求，及时将整理好的档案进行归档，录入档案管理信息系统，建立档案检索目录，方便档案的查询和利用。3.做好档案的日常保管工作，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全存放，防止档案的损坏、丢失和霉变。4.根据档案利用需求，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，严格执行档案借阅登记制度，及时催还借阅的档案。5.协助档案主管开展档案鉴定和销毁工作，对已到保管期限的档案进行初步鉴定，提出销毁意见，并按照规定程序办理档案销毁手续。6.参与档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、维护和更新，确保档案管理信息系统的正常运行。7.完成档案主管交办的其他临时性工作任务。2.2.3电子档案管理员岗位职责1.负责公司电子档案的收集、整理、存储和备份工作，确保电子档案的完整性和可读性。2.建立和维护公司电子档案管理系统，制定电子档案的分类方案和编号规则，对电子档案进行科学分类和有序存储。3.对电子档案进行加密处理，设置不同的访问权限，确保电子档案的安全保密。4.定期对电子档案进行检查和维护，及时更新和修复损坏的电子档案数据，保证电子档案系统的正常运行。5.协助档案利用部门进行电子档案的检索和查询工作，提供高效的电子档案利用服务。6.负责电子档案的迁移和存储介质的管理，按照规定对过期的电子档案进行清理和销毁。7.跟踪电子档案管理技术的发展，提出电子档案管理系统的升级和改进建议，提高电子档案管理的效率和质量。三、档案工作人员招聘与培训3.1招聘1.根据公司档案管理工作的实际需要，制定档案工作人员招聘计划，明确招聘岗位、人数、任职条件等要求。2.招聘档案工作人员应遵循公开、公平、公正的原则，通过招聘网站、校园招聘、人才市场等渠道发布招聘信息，吸引符合条件的人员报名应聘。3.对应聘人员进行资格审查、笔试、面试、体检等环节的考核，择优录用。录用人员应具备档案管理相关专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程和法律法规。4.新员工入职后，应及时办理入职手续，签订劳动合同，明确双方的权利和义务。3.2培训1.为提高档案工作人员的业务素质和专业技能，公司应定期组织开展档案业务培训。培训内容包括档案管理法律法规、档案管理基础知识、档案信息化技术、档案整理与归档方法等。2.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、专题讲座等多种形式相结合，以满足不同层次、不同岗位档案工作人员的培训需求。3.档案主管应根据培训内容和培训对象的实际情况，制定详细的培训计划，明确培训目标、培训内容、培训时间、培训师资等。4.建立培训考核机制，对参加培训的人员进行考核评估，考核结果作为员工绩效考核、岗位晋升、薪酬调整的重要依据。5.鼓励档案工作人员自主学习和参加各类档案专业培训，不断提升自身的业务水平和综合素质。对于取得相关档案专业资格证书或在档案管理工作中取得突出成绩的人员，公司将给予适当的奖励。四、档案工作人员考核与奖惩4.1考核1.建立档案工作人员考核制度，对档案工作人员的工作表现、业务能力、工作业绩等进行定期考核。考核周期为年度考核，考核时间为每年的[具体考核时间]。2.考核内容包括德、能、勤、绩、廉五个方面，重点考核工作业绩和业务能力。具体考核指标如下：德：主要考核政治品德、职业道德、社会公德等方面的表现，包括遵守国家法律法规、公司规章制度，诚实守信，团结协作等。能：主要考核业务知识水平、专业技能、沟通能力、组织协调能力等方面的表现，包括档案管理专业知识的掌握程度，档案整理、归档、保管、利用等业务技能的熟练程度，与其他部门的沟通协调能力等。勤：主要考核工作态度、工作责任心、工作纪律等方面的表现，包括出勤情况、工作积极性、主动性、敬业精神等。绩：主要考核工作任务完成情况、工作质量、工作效率等方面的表现，包括档案收集的完整性、整理的规范性、归档的及时性、保管的安全性、利用的高效性等。廉：主要考核廉洁自律情况，包括遵守廉洁纪律，廉洁奉公，不谋取私利等。3.考核方式采用个人自评、上级评价、同事评价、服务对象评价相结合的方式进行。个人自评由档案工作人员本人根据考核期内的工作表现进行自我评价；上级评价由档案主管对档案工作人员的工作表现进行评价；同事评价由与档案工作人员有工作关联的其他同事进行评价；服务对象评价由档案利用部门的人员对档案工作人员的服务质量进行评价。4.考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。考核得分在[优秀分数区间]以上的为优秀，在[良好分数区间]以上的为良好，在[合格分数区间]以上的为合格，在[合格分数区间]以下的为不合格。5.考核结果应及时反馈给档案工作人员本人，并在公司内部进行公示。对于考核结果为优秀的人员，公司将给予表彰和奖励；对于考核结果为不合格的人员，公司将视情况进行诫勉谈话、岗位调整、降职降薪等处理。4.2奖惩1.奖励对于在档案管理工作中表现突出，有显著成绩和贡献的档案工作人员，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括颁发荣誉证书、奖金、晋升职务、评选优秀员工等。具体奖励情形如下：在档案收集、整理、归档等工作中，发现重要档案线索，为公司挽回重大损失或取得显著经济效益的。在档案信息化建设方面，提出创新性建议或解决方案，有效提高档案管理效率和服务水平的。在档案利用工作中，积极主动为公司各部门提供优质服务，受到广泛好评，为公司业务发展提供重要支持的。在档案安全管理方面，采取有效措施，确保档案安全，未发生档案安全事故的。在档案业务培训、学术研究等方面取得突出成绩，为公司档案事业发展做出积极贡献的。2.惩罚对于违反档案管理制度，出现工作失误或造成不良影响的档案工作人员，公司将视情节轻重给予相应的惩罚。惩罚方式包括批评教育、警告、罚款、降职降薪、解除劳动合同等。具体惩罚情形如下：未按照规定及时收集、整理、归档档案，导致档案资料丢失、损坏或延误利用的。违反档案借阅登记制度，擅自将档案转借他人或带出公司，造成档案丢失或泄露的。因保管不善，导致档案发生霉变、虫蛀、火灾、水灾等安全事故的。在档案管理工作中弄虚作假，篡改、伪造档案内容的。泄露档案机密信息，给公司造成重大损失或不良影响的。拒不服从工作安排，不履行岗位职责，影响档案管理工作正常开展的。五、档案工作人员保密与安全管理5.1保密管理1.档案工作人员应严格遵守国家有关保密法律法规和公司保密制度，保守公司档案机密信息，不得泄露给任何无关人员。2.签订保密协议，明确档案工作人员在保密方面的权利和义务，以及违反保密协议应承担的法律责任。3.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等重要档案进行分类管理，设置不同的保密级别，采取相应的保密措施。4.在档案查阅、借阅、利用等过程中，严格执行保密规定，限制查阅范围，对查阅人员进行登记，确保档案信息不被泄露。5.加强对办公场所的安全管理，防止无关人员进入档案保管区域。对档案管理人员的办公电脑、移动存储设备等进行加密处理，设置访问密码，防止信息泄露。6.定期对档案工作人员进行保密教育和培训，提高保密意识和防范能力，使其熟悉保密法律法规和公司保密制度，掌握保密技能和方法。5.2安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确档案安全管理责任，确保档案的实体安全和信息安全。2.档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等安全设施，定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.对档案进行定期盘点和清查，核对档案数量、种类、存储位置等信息，确保档案的完整性和准确性。发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。4.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密存储、防火墙、入侵检测等技术手段，防止电子档案数据被非法获取、篡改或丢失。5.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、地震、网络攻击等突发事件时的应急处置措施，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。6.档案工作人员应严格遵守档案安全操作规程，严禁在档案保管场所吸烟、使用明火、私拉乱接电线等，确保档案安全。六、档案工作人员职业发展规划6.1职业发展通道1.档案工作人员的职业发展通道主要包括管理通道和专业技术通道。2.管理通道：档案管理员档案主管档案管理部门经理公司综合管理部门负责人等。3.专业技术通道：档案管理员助理档案师档案师高级档案师等。6.2职业发展规划制定1.档案主管应根据公司发展战略和档案管理工作实际需要，结合档案工作人员的个人特点和职业发展意愿，为其制定个性化的职业发展规划。2.职业发展规划应明确档案工作人员的职业发展目标、发展路径、培训计划、考核标准等内容，为其提供清晰的职业发展方向。3.档案工作人员应根据职业发展规划，制定个人年度工作计划和学习计划，积极参加培训和学习，不断提升自身的业务素质和综合能力，努力实现职业发展目标。6.3职业发展支持与激励1.公司为档案工作人员的职业发展提供必要的支持和保障，包括提供培训机会、晋升机会、岗位轮换机会等，帮助其拓宽职业视野，提升职业能力。2.建立职业发展激励机制，对在职业发展过程中取得突出成绩的档案工作人员