档案室管理制度总则

PAGE档案室管理制度总则一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.高效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司各项工作提供及时、有效的信息支持，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导各部门档案工作，监督检查各部门档案管理制度的执行情况，对发现的问题及时提出整改意见。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的齐全、完整和规范。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受档案室的业务指导和监督。3.严格执行公司档案管理制度，按照规定的时间和要求向档案室移交档案。4.积极配合档案室开展档案利用工作，为公司各项决策和业务活动提供必要的档案支持。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等，公司内部管理制度、规定、办法等，公司行政事务管理文件，如会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告、通知、通报等。2.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件。3.经营管理类：包括市场调研、营销策划、销售合同、客户信息、财务管理、人力资源管理、物资采购、生产管理、质量管理、技术研发等方面的文件。4.生产技术类：包括产品设计图纸、工艺文件、操作规程、技术标准、生产记录、设备档案、能源管理等方面的文件。5.基本建设类：包括公司基本建设项目的可行性研究报告、项目立项批复、设计文件、施工图纸、招投标文件、工程合同、竣工验收报告等方面的文件。6.会计档案类：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料等方面的文件。7.职工人事档案类：包括员工个人基本信息、履历、学历学位证书、职称证书、劳动合同、工资福利文件及考核、奖惩、培训等方面的文件。8.声像档案类：包括公司各类活动的照片、录音、录像等资料。9.电子档案类：包括公司在信息化建设过程中形成的电子文件、数据库、网站信息等。10.实物档案类：包括公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物。（二）档案编号档案编号采用“全宗号分类号年度保管期限件号”的结构，具体编号方法如下：1.全宗号：暂定为“01”，代表公司全宗。2.分类号：按照档案分类的十大类，分别用“X1”、“X2”、“X3”、“X4”、“X5”、“X6”、“X7”、“X8”、“X9”、“X10”表示。3.年度：采用公元纪年，如“20XX”。4.保管期限：分为“永久”、“长期”（15年以上）、“短期”（15年以下），分别用“Y”、“C”、“D”表示。5.件号：按照档案整理顺序依次编写，如“001”、“002”等。例如：一份行政管理类档案，形成于2023年，保管期限为永久，其编号为“01X12023Y001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，确保档案的齐全、完整。具体收集范围包括但不限于：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。3.公司内部的工作计划、总结报告、统计报表、财务报表等。4.公司组织召开的各类会议的文件、记录、纪要等。5.公司员工的人事档案材料、培训记录、考核结果等。6.公司产品研发、生产、销售等过程中形成的技术文件、图纸、资料等。7.公司基本建设项目的相关文件、资料、图纸等。8.公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。9.公司开展的各类活动的照片、录音、录像等声像档案。10.公司在信息化建设过程中形成的电子文件、数据库、网站信息等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门的文件材料进行收集、整理，确保档案的及时归档入库。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。3.对于重要文件和资料，应采取备份或复制等方式进行保存，防止原件损坏或丢失。4.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理后移交档案室。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理原则如下：1.遵循文件形成规律：按照文件材料的形成时间、来源、内容等要素进行分类整理，确保档案的系统性和逻辑性。2.保持文件有机联系：将具有内在联系的文件材料组合在一起，形成一个有机的整体，便于查找和利用。3.区分不同价值：根据文件材料的重要程度、保存期限等因素，将档案分为不同的类别和保管期限，进行有针对性的整理和保管。4.便于保管和利用：整理后的档案应便于存放、检索和借阅，提高档案管理的效率和服务水平。（四）整理方法1.分类：按照档案分类的十大类，对收集到的档案进行分类。2.组卷：将同一类别的档案按照文件的性质、内容、时间等因素进行组卷，每卷厚度一般不超过2厘米。3.编页号：对每卷档案进行编页号，页号应编写在页面的右上角，正面编在右上角，背面编在左上角。4.编目：编制卷内文件目录，目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目。5.装订：对整理好的档案进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。6.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上填写档案盒编号、年度、保管期限、全宗号、分类号、起止件号等信息。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、效益原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。具体鉴定原则如下：1.全面审查：对档案的内容、来源、形式、时间等进行全面审查，综合判断档案的保存价值。2.历史观点：从历史的角度出发，分析档案在当时的作用和意义，以及对今后工作的参考价值。3.发展眼光：考虑档案在未来的利用需求和发展趋势，对具有潜在价值的档案予以保留。4.效益原则：在保证档案质量的前提下，合理控制档案数量，提高档案管理的效益。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定内容1.档案的真实性：审查档案是否真实反映公司各项活动的实际情况，有无伪造、篡改等现象。2.档案的完整性：检查档案是否齐全、完整，有无缺页、漏项等情况。3.档案的准确性：核对档案内容是否准确无误，数据是否真实可靠。4.档案的时效性：判断档案是否已失去时效，是否仍具有现实利用价值。5.档案的重复性：审查档案是否存在重复保存的情况，是否可以进行合并或简化。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年以上。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有一定查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。（五）销毁程序1.档案鉴定小组根据鉴定结果，编制档案销毁清单，清单应包括档案的编号、名称、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁清单经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监销，并在销毁清单上签字确认。4.销毁后的档案应及时登记造册，注明销毁时间、地点、方式等信息。六、档案的保管（一）保管场所档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。档案室应设置专门的档案库房、阅览室、办公室等区域，并配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、除湿机、空调、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.对电子档案应进行备份，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。具体利用原则如下：1.保密原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行严格保密，防止信息泄露。2.合法原则：档案利用应符合国家法律法规和公司相关规定，不得损害公司利益和他人合法权益。3.合理原则：根据利用者的需求，合理提供档案信息，确保档案信息的有效利用。4.及时原则：及时为利用者提供档案信息，提高工作效率，满足利用者的需求。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，可直接到档案室办理查阅手续。2.公司员工因个人需要查阅本人人事档案的，可向档案室提出申请，经批准后办理查阅手续。3.外单位因工作需要查阅公司档案的，应提前向公司档案室提出申请，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应安排专人陪同，并在指定地点查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需摘抄、复制、拍照等，应经档案室负责人批准，并按照规定的程序办理手续。3.查阅档案后，应及时归还档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（四）借阅档案1.公司内部各部门因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、所在部门、借阅内容、借阅期限等信息，经部门负责人签字后，报档案室负责人批准。2.档案室根据批准的《档案借阅申请表》，办理档案借阅手续，并将档案交给借阅人。借阅人应在规定的期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、污损、丢失等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案室报告，并承担相应的责任。八、档案的统计与移交（一）统计工作档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级主管部门和公司领导报告。统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等。统计报表应做到数据准确、内容完整、报送及时。（二）移交工