档案室责任人制度汇编

PAGE档案室责任人制度汇编一、总则（一）目的为加强公司档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度汇编。本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（二）适用范围本制度适用于公司档案室所涉及的各类档案资料，包括但不限于行政文件、业务合同、财务凭证、人事档案、技术资料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理公司在运营过程中产生的各类档案，确保档案资料的齐全、完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.时效性原则：及时对档案进行收集、整理、归档和更新，保证档案信息的时效性。二、档案室职责（一）档案管理1.负责制定和完善公司档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.集中统一管理公司各类档案，建立档案目录数据库，实现档案信息的电子化检索和查询。3.定期对档案进行整理、分类、编目、装订和上架，确保档案存放有序，便于查找和利用。（二）档案收集与整理1.指导和督促各部门及时将本部门产生的档案资料移交档案室，明确档案移交的时间、范围和要求。2.对接收的档案资料进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时退回相关部门进行补充或修正。3.根据档案的形成规律和特点，按照分类标准对档案进行科学分类，编制档案分类目录。（三）档案保管与保护1.配备必要的档案保管设施和设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全保管。2.定期对档案保管状况进行检查，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变、丢失等。3.对电子档案进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据恢复测试，防止数据丢失。（四）档案利用与借阅1.建立档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和方式，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅服务。2.对档案利用情况进行登记，记录利用者姓名、利用时间、利用目的、档案名称等信息，确保档案利用的可追溯性。3.严格控制档案借阅期限，按时催还借阅的档案，如遇特殊情况需要延期借阅，必须办理相关手续。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由公司领导、档案室负责人及相关部门代表组成，对拟销毁的档案进行审核，并签署意见。3.对经过鉴定需要销毁的档案，编制档案销毁清册，报公司领导批准后，按照规定的程序进行销毁，并在销毁清册上签字确认。三、档案室责任人职责（一）档案室主任职责1.全面负责档案室的管理工作，制定档案室工作计划和目标，并组织实施。2.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，结合公司实际情况，建立健全档案管理制度。3.组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。4.负责与公司各部门的沟通协调，指导和督促各部门做好档案管理工作。5.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，及时解决档案管理工作中出现的问题。（二）档案管理员职责1.负责档案的日常收集、整理、归档、保管和利用工作，严格按照档案管理流程和标准进行操作。2.对档案资料进行分类、编目、装订和上架，建立档案目录数据库，实现档案信息的电子化检索和查询。3.定期对档案保管状况进行检查，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。4.负责档案利用登记和借阅管理工作，按照规定的程序办理档案查阅、借阅手续，及时催还借阅的档案。5.协助档案鉴定小组做好档案鉴定和销毁工作，编制档案销毁清册，按照规定的程序进行销毁。四、档案收集与整理制度（一）档案收集范围1.行政文件：包括公司发布的各类通知、决定、报告、请示、会议纪要等。2.业务合同：公司签订的各类业务合同、协议、订单等。3.财务凭证：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人事档案：员工个人档案、劳动合同、培训记录、绩效考核等。5.技术资料：产品研发资料、技术方案、图纸、工艺文件等。6.其他档案：公司在运营过程中产生的其他具有保存价值的文件资料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造或损毁。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，并确保两者内容一致。（三）档案整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，编制档案目录，注明档案名称编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案资料进行装订，确保装订牢固、整齐美观，便于查阅和保管。五、档案保管制度（一）档案保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为保管场所。2.档案室内应配备必要的档案柜、货架、温湿度计、灭火器等设施设备。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照分类顺序存放在档案柜中，标识清晰，便于查找。2.电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.对于特殊载体的档案，如照片、光盘、磁带等，应按照相应的保管要求进行存放。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是反映公司历史和重大事件的档案；长期保管的档案一般为10年以上；短期保管的档案为10年以下。2.档案保管期限届满后，应按照档案鉴定与销毁制度进行鉴定和销毁。（四）档案保管检查1.档案管理人员应定期对档案保管状况进行检查，每月至少检查一次，发现问题及时处理。2.检查内容包括档案的存放位置、保管环境、档案的完整性和准确性等。3.对检查中发现的问题，应详细记录，并采取相应的措施进行整改，确保档案的安全保管。六、档案利用与借阅制度（一）档案利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人学习、工作需要查阅与本人相关的档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。（二）档案利用程序1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、利用时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。3.档案室对申请表进行审核，符合利用条件的，安排档案管理人员提供档案查阅服务。（三）档案借阅规定1.档案借阅必须严格履行借阅手续，借阅者填写档案借阅登记表，注明借阅档案名称、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，须提前办理续借手续。3.借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造、损毁或丢失档案。4.借阅者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅者的责任。七、档案鉴定与销毁制度（一）档案鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司领导、档案室负责人及相关部门代表组成。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）档案鉴定标准1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行鉴定。保存价值不大、保管期限已满且无继续保存必要的档案，可予以销毁。2.对涉及公司机密、知识产权等重要档案，应根据实际情况延长保管期限或进行永久保存。（三）档案销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，签署意见后编制档案销毁清册。2.档