房管局交易档案管理制度

PAGE房管局交易档案管理制度一、总则（一）目的为加强房管局交易档案管理，确保交易档案的完整、准确、安全和有效利用，维护房地产市场秩序，保障交易当事人合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于房管局在房屋买卖、租赁、抵押等各类交易活动中形成的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则房管局设立专门的档案管理机构或指定专人负责交易档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则交易档案应如实反映房屋交易的全过程，确保档案内容真实、准确、完整，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.安全保密原则加强交易档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，严格限制无关人员查阅档案，保障交易当事人隐私。4.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便内部工作人员及相关部门依法查阅、利用档案，为房屋交易及管理工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门房管局设立档案管理科（室），作为交易档案管理的专门机构，负责制定档案管理制度、规划档案管理工作流程、组织档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责交易档案的日常收集、整理、装订、编目等基础工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。按照档案管理要求，对档案进行分类存放，建立档案检索目录，方便快速查找和调阅档案。定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量及保管状况，发现问题及时报告并处理。2.档案主管全面负责档案管理科（室）的工作，制定档案管理工作计划和目标，组织实施档案管理制度和工作流程。审核档案的收集范围、整理方法、保管期限等，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。协调与其他部门的关系，为档案利用提供支持和服务，监督档案利用情况，确保档案信息安全。定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.房屋买卖合同包括买卖双方签订的纸质合同及电子合同，合同中应包含房屋基本信息、交易价格、付款方式、双方权利义务等详细内容。2.产权证书房屋所有权证、土地使用证等相关产权证明文件，以及办理产权转移登记时提交的各类证明材料。3.身份证明买卖双方及相关代理人的身份证、营业执照、授权委托书等身份证明文件。4.完税凭证房屋交易过程中产生的契税、印花税等完税证明。5.评估报告涉及房屋价值评估的，应收集评估机构出具的评估报告。6.其他资料与房屋交易有关的会议纪要、补充协议、公证书、法院判决书等相关资料。（二）收集要求1.各业务部门在办理房屋交易业务过程中，应及时将形成的档案资料移交档案管理部门，确保档案资料的及时性和完整性。2.移交的档案资料应真实、有效，签字盖章齐全，复印件需注明“与原件一致”并由提供单位盖章确认。3.档案管理部门对接收的档案资料进行初步审核，对不符合要求的资料及时退回业务部门补充完善。（三）整理方法1.分类按照房屋交易类型（买卖、租赁、抵押等）、年度、保管期限等进行分类。例如，房屋买卖合同可按照年份分为[具体年份1]年合同、[具体年份2]年合同等；按照保管期限分为短期档案（15年）、长期档案（5年以上）。2.编号为每份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案类别、年份、流水号等信息，便于识别和管理。例如，[交易类型代码][年份][流水号]，如FM2023001（F代表房屋买卖，M代表抵押，2023为年份，001为流水号）。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限、密级、页数等详细信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订对纸质档案进行整理装订，去除金属物，采用A4纸张规格，按照档案编号顺序排列，左侧装订，确保整齐牢固。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理员按照整理好的档案分类和编号顺序，将档案装入档案盒，并在档案盒封面标注档案类别、年份、起止编号等信息。2.将档案盒存放在档案架上，按照档案类别和年份顺序排列，便于查找和管理。3.建立档案电子目录，将档案编号、题名、日期、保管期限等信息录入电子系统，实现档案信息的数字化管理，方便快速检索和利用。（二）保管1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案安全。2.档案应按照保管期限分类存放，短期档案、长期档案分别存放，便于区分和管理。3.定期对档案进行检查和维护，发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的完整性和可读性。4.档案管理人员应严格遵守档案查阅、借阅制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，防止档案丢失或损坏。五、档案的利用（一）利用范围1.内部业务部门用于房屋交易业务办理、产权登记查询、纠纷处理、统计分析等工作。2.司法机关根据法律程序，司法机关有权查阅、调取与房屋交易相关的档案资料，用于案件审理、执行等工作。3.交易当事人在符合法律法规规定和办理相关手续的前提下，交易当事人可查阅与其房屋交易相关的档案资料，了解交易情况。（二）利用流程1.内部业务部门利用业务部门工作人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案编号、查阅内容等信息，经部门负责人签字审批后提交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供相应档案资料，查阅人员应在档案查阅登记簿上签字确认。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。2.司法机关利用司法机关工作人员持单位介绍信、工作证等有效证件，填写档案查阅审批表，注明查阅目的、案件名称、档案编号等信息，经司法机关负责人签字盖章后提交档案管理部门。档案管理部门审核无误后，按照司法机关要求提供档案资料，并做好登记备案工作。司法机关查阅档案后应及时归还，如需复制档案资料，应按照国家有关规定办理相关手续。3.交易当事人利用交易当事人本人持身份证等有效证件，填写档案查阅申请表，注明房屋交易相关信息，经档案管理部门审核后，可查阅与其房屋交易相关的档案资料。交易当事人如需复印档案资料，应按照规定缴纳复印费用，并在档案复印登记簿上签字确认。档案管理部门可为交易当事人提供档案资料复印件，并加盖档案查阅专用章。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅、利用。2.档案资料的查阅、利用应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案资料带出档案管理部门。3.查阅、利用档案资料时，应爱护档案，不得损坏、丢失档案资料。如因查阅、利用人员原因造成档案资料损坏或丢失的，应依法承担相应责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案主管、档案管理员及相关业务部门人员组成。2.鉴定小组根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并继续妥善保管；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）销毁1.档案销毁清册应详细记录档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息，经档案鉴定小组组长签字确认后，报房管局分管领导审批。2.经批准销毁的档案，应在档案管理部门指定的地点进行集中销毁，销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的房管局交易档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.系统功能模块档案录入模块用于录入档案基本信息、扫描图像等数据，确保档案信息的准确录入。档案检索模块提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速定位所需档案信息。档案利用模块记录档案查阅、借阅情况，对利用权限进行管理，确保档案利用的规范和安全。档案统计分析模块对档案数据进行统计分析，生成各类报表和统计图表，为房屋交易管理决策提供数据支持。系统管理模块对系统用户、权限、数据备份与恢复等进行管理，保障系统的正常运行。（三）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对系统用户的权限管理，严格限制用户对档案信息的访问级别。2.采用先进的安全技术手段，如防火墙、入侵检测、数据加密等，保障档案信息系统的安全稳定运行，防止数据泄露、篡改和丢失。3.定期对档案信息化系统进行维护和升级，及时修复系统漏洞，确保系统功能的完善和数据的安全。八、监督与考核（一）监督检查1.房管局内部审计部门定期对档案管理工作进行监督检查，重点检查档案管理制度的执行情况、档案管理流程的规范性、档案资料的完整性和安全性等。2.业务部门在办理房屋交易业务过程中，应及时将档案资料移交档案管理部门，并对移交资料的真实性、完整性负责。档案管理部门对业务部门移交档案资料的情况进行监督，发现问题及时反馈并督促整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对档案管理部门及档案管理人员的工作进行量化考核