数字档案规章制度

PAGE数字档案规章制度一、总则（一）目的为加强公司数字档案管理，确保数字档案的真实、完整、安全和有效利用，提高公司管理效率和决策科学性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在数字档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保数字档案管理工作合法合规。2.真实性原则：数字档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理公司各类业务数据，确保数字档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施保障数字档案的存储、传输和使用安全，防止信息泄露、丢失和损坏。5.便利性原则：优化数字档案管理流程，提高查询、利用效率，为公司各项工作提供便利。二、数字档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司数字档案管理制度、流程和标准。2.统筹规划公司数字档案管理系统建设，负责系统的选型、实施、维护和升级。3.组织开展公司数字档案的收集、整理、分类、编目、存储、保管和利用工作。4.对各部门数字档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织培训和考核。5.负责公司数字档案的安全管理，制定安全策略和应急预案，保障数字档案信息安全。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成的数字档案的收集、整理和移交工作，确保档案的真实、完整和准确。2.按照公司数字档案管理制度和流程，规范本部门数字档案的日常管理和利用行为。3.配合档案管理部门做好数字档案管理系统的建设和维护工作，提供必要的技术支持和数据资源。4.接受档案管理部门的指导、监督和检查，积极整改存在的问题。（三）员工职责1.严格遵守公司数字档案管理制度，自觉做好个人业务活动中形成的数字档案的整理和归档工作。2.按照规定权限和流程，正确使用数字档案管理系统，查询、利用数字档案信息。3.保守数字档案秘密，不得擅自泄露、传播、篡改或销毁数字档案。4.发现数字档案管理存在问题或安全隐患时，及时向所在部门或档案管理部门报告。三、数字档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类业务活动中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于合同协议、文件通知、报告报表、会议纪要、技术文档、财务凭证等原始电子文件及其元数据。2.公司引进的各类电子资源，如数据库、软件、电子图书、电子期刊等。3.公司数字化转型过程中产生的各类数字资产，如数字化图纸、数字化照片、数字化视频等。4.公司与外部机构往来的重要电子文件，如电子邮件、电子函件、电子合同等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责数字档案的收集工作，确保业务活动结束后及时收集相关电子文件。2.收集的电子文件应格式规范、内容完整、元数据齐全，符合电子文件归档与管理要求。3.对于从外部接收的电子文件，应进行真实性、完整性和有效性的审核，确保文件质量。4.电子文件收集过程中应做好记录，包括文件名称、来源、日期、收集人等信息。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用。2.按照公司业务分类和档案管理要求，对数字档案进行科学分类，确保分类准确、层次清晰。3.对数字档案进行编号标识，建立唯一的标识符，便于管理和检索。4.完善数字档案的元数据，确保元数据能够准确反映数字档案的内容、背景和结构信息。（四）整理方法1.分类：按照公司业务类别，将数字档案分为行政管理、财务管理、人力资源管理、市场营销管理、技术研发管理、生产管理等大类，再根据具体业务内容进行细分。2.编号：采用“年度类别顺序号”的编号方式，如“2023行政001”，确保编号的唯一性和系统性。3.元数据录入：按照规定的元数据标准，在数字档案管理系统中录入文件的题名、日期、作者、来源、格式、密级等元数据信息。4.存储组织：根据数字档案的类型和存储要求，合理组织存储，如采用磁盘阵列、磁带库、云存储等方式，并建立相应的存储索引。四、数字档案的存储与保管（一）存储方式1.根据数字档案的重要性、使用频率和存储期限，选择合适的存储方式，包括本地存储、网络存储和云存储等。2.重要的、使用频繁的数字档案应采用多种存储方式进行备份，确保数据安全。3.云存储应选择具有良好信誉和安全保障的云服务提供商，并签订详细的服务协议和安全条款。（二）存储环境1.建立专门的数字档案存储机房，确保存储环境安全、稳定、可靠。2.存储机房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防雷、防静电等设施，配备温湿度调节设备，保持适宜的温湿度环境。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止硬件故障导致数据丢失。（三）保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定数字档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的数字档案主要包括公司重要的规章制度、年度财务报告、重大合同协议等；长期保管的数字档案一般为10年以上，如一般性业务合同、重要技术文档等；短期保管的数字档案为110年，如一般性文件通知。3.定期对数字档案的保管期限进行评估和调整，及时销毁超过保管期限且无继续保存价值的数字档案。（四）保管措施1.建立数字档案保管台账，详细记录档案的存储位置、保管期限、备份情况等信息，便于查询和管理。2.对存储的数字档案进行定期盘点和清查，确保档案数量准确、存储状态良好。3.加强对数字档案存储介质的管理，定期进行介质的检测和更换，防止介质老化导致数据丢失。4.严格控制数字档案的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案，确保档案信息安全。五、数字档案的利用与共享（一）利用原则1.合法合规原则：数字档案的利用应符合国家法律法规和公司相关规定，不得用于非法目的。2.授权使用原则：未经授权，任何人不得擅自查阅、下载、复制、传播数字档案。3.安全保密原则：在数字档案利用过程中，要严格遵守安全保密规定，防止信息泄露。（二）利用流程1.用户提出利用申请，填写《数字档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息。2.所在部门负责人对申请进行审核，签署意见后提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容和权限进行审批，批准后为用户提供相应的数字档案利用服务。4.用户按照规定的方式和范围利用数字档案，不得擅自更改、删除或损坏档案内容。5.利用结束后，用户应及时归还数字档案，并在申请表上签字确认。（三）共享机制1.建立数字档案共享平台，实现公司内部各部门之间数字档案的安全共享。2.根据工作需要，设定不同的共享级别和权限，确保共享信息的安全性和保密性。3.共享平台应具备完善的日志记录功能，对共享操作进行详细记录，以便审计和追溯。4.加强对共享数字档案的跟踪管理，及时了解共享档案的使用情况，发现问题及时处理。六、数字档案的安全管理（一）安全策略1.制定数字档案安全管理制度和安全策略，明确安全责任和安全措施。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，保障数字档案管理系统的网络安全。3.对数字档案进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的保密性和完整性。4.定期进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。（二）用户认证与授权1.建立完善的用户认证机制，采用用户名、密码、数字证书等多种认证方式，确保用户身份的真实性。2.根据用户的工作职责和权限需求，合理分配数字档案的访问权限，实现最小化授权原则。3.定期对用户权限进行审核和调整，确保权限的合理性和有效性。（三）数据备份与恢复1.制定数据备份计划，定期对数字档案进行全量备份和增量备份，备份数据应存储在安全的位置。2.建立数据恢复演练机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复。3.对备份数据进行定期检查和维护，确保备份数据的可用性和完整性。（四）应急处理1.制定数字档案安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对突发事件的能力。3.发生安全事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，及时报告相关部门，并做好记录和后续处理工作。七、数字档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家法律法规和公司相关规定，对数字档案进行科学、客观、公正的鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、综合判断的原则，充分考虑数字档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。（二）鉴定组织1.成立数字档案鉴定工作小组，由档案管理部门、业务部门和相关技术专家组成。2.鉴定工作小组负责制定鉴定标准和流程，组织开展数字档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对数字档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行全面审查，评估其价值。2.参考同类数字档案的鉴定结果和利用情况，综合判断其是否具有继续保存的必要。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性和合理性。（四）销毁流程1.经鉴定确无保存价值的数字档案，由鉴定工作小组提出销毁意见，填写《数字档案销毁申请表》。2.申请表经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁数字档案应采用安全可靠的方式，确保数据