幼儿园管理档案管理制度

PAGE幼儿园管理档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园管理档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、后勤保障等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园各部门及全体教职工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则幼儿园档案实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集幼儿园在各个工作环节形成的各类档案，保证档案资料的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善幼儿园档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案库房的管理，做好档案的安全保管、保护工作，确保档案的实体安全。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.积极开展档案信息开发利用工作，为幼儿园各项工作提供档案资料支持和服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体教职工的档案意识。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、初步分类和移交工作。2.按照档案管理要求，定期将本部门形成的档案资料移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案资料的查阅、利用等工作。4.负责本部门档案资料的安全保管，防止档案资料丢失、损坏。（三）教职工个人职责1.严格遵守档案管理制度，在工作中形成的各类文件材料，应及时整理、归档，不得据为己有。2.积极配合档案管理部门做好档案资料的收集、整理、移交等工作。3.查阅档案时，应遵守档案查阅规定，爱护档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、销毁档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类幼儿园制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、纪要等。上级主管部门下发的与幼儿园相关的文件、通知、通报等。幼儿园各类行政会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。幼儿园机构设置、人员编制、干部任免、教职工考核、奖惩等文件材料。幼儿园对外签订的各类合同、协议、意向书等。幼儿园各类统计报表、财务报表、审计报告等。2.教育教学类幼儿园教学计划、教学大纲、教案、教学课件、教学案例等。教师的教学工作总结、教学反思、教学论文、教学成果等。幼儿的学籍档案，包括入园登记表、体检表、疫苗接种证、学习成绩、奖惩记录等。幼儿园开展的各类教育教学活动方案、活动记录、活动总结等。幼儿园组织的教师培训、教研活动文件材料，包括培训计划、培训教材、培训记录、教研活动记录、教研成果等。3.后勤管理类幼儿园的基本建设资料文件，包括规划设计图纸、建设项目审批文件、工程合同、竣工验收报告等。幼儿园的物资采购计划、采购合同、物资验收单、物资发放记录等。幼儿园的设备设施档案，包括设备设施的购置合同、使用说明书、维修记录、报废处理记录等。幼儿园的食品安全管理档案，包括食品采购索证索票记录、食品留样记录、食品安全检查记录等。幼儿园的卫生保健档案，包括幼儿健康体检记录、预防接种记录、传染病防控记录等。4.师资队伍建设类教师的个人档案，包括个人简历、学历证书、教师资格证书、职称证书、培训证书、获奖证书等。教师的培训计划、培训记录、培训总结等。教师的师德师风建设文件材料，包括师德师风教育活动记录、师德师风考核记录等。5.家园共育类幼儿园与家长签订的家园共育协议、家长学校工作计划、总结等。家长委员会会议记录、活动记录等。家长反馈意见、建议及幼儿园的回复记录。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案资料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为行政管理类、教育教学类、后勤管理类、师资队伍建设类、家园共育类等五大类。每大类下再根据具体情况进行二级分类。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号采用“年度+类别+流水号”的方式，例如：2023XJ001，表示2023年行政管理类第1份档案。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为档案检索工具。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物（如订书钉、回形针等），采用A4纸规格的档案盒进行装盒。装订应整齐牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间，配备必要的消防器材和安全设施。2.库房面积应根据幼儿园档案数量和未来发展需求，合理确定档案库房面积，确保档案有足够的存放空间。3.库房布局库房内设置档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别和保管期限进行分区存放。档案架应排列整齐有序，并留出必要的通道，便于档案的搬运和查阅。（二）档案保管要求1.温度与湿度档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。应配备温湿度调节设备，定期对库房温湿度进行监测和记录。2.防火与防盗档案库房应安装防火门、防盗门窗、监控设备等，严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁无关人员进入库房。定期对消防器材进行检查和维护，确保其性能良好。3.防潮与防虫档案应存放在密封的档案盒或档案柜内，防止受潮和灰尘侵入。定期对库房进行清扫，保持库房清洁卫生。可在库房内放置防虫药品，防止档案被虫蛀。4.防鼠采取有效的防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夹、鼠药等，防止老鼠对档案造成破坏。5.定期检查综合档案室应定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、霉变、褪色等情况，发现问题及时采取措施进行处理。同时，对档案的保管环境进行检查，确保档案保管条件符合要求。（三）档案存储设备1.档案架应选用坚固耐用、便于存放和查找档案的档案架，档案架的层数和格数应根据档案数量和存放要求合理确定。2.档案柜根据档案的不同类型和保管期限，选用不同规格的档案柜，如铁皮柜、木质柜等。档案柜应密封良好，具有一定的防潮、防虫功能。3.档案盒采用符合国家标准的A4纸规格档案盒，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息，并在盒脊上填写档案编号。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和幼儿园档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务为本原则以服务幼儿园各项工作为宗旨，积极为教职工、家长和有关部门提供档案资料查询和利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.幼儿园内部各部门因工作需要查阅档案。2.教职工因教学、科研、个人发展等需要查阅本人或相关档案。3.家长因了解幼儿在园情况等需要查阅相关档案。4.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅幼儿园档案。（三）利用程序1.查阅申请利用者需填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途、查阅时间等信息，并签字盖章。申请表应提交给综合档案室。2.审批综合档案室对查阅申请进行审核，报经档案管理负责人批准后，方可提供查阅服务。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需经幼儿园主要领导批准。3.查阅登记查阅档案时，利用者需在《档案查阅登记表》上登记查阅时间、查阅人姓名、查阅档案名称、查阅目的等信息。4.查阅服务综合档案室工作人员根据利用者的申请，提供相应的档案资料，并在现场监督查阅，确保档案资料的安全和完整。利用者不得擅自将档案带出档案室，如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。5.归还档案：查阅完毕后，利用者应及时将档案归还综合档案室，工作人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上注明归还时间。（四）利用限制1.涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案，未经授权不得查阅和利用。2.档案原件一般不得外借，如有特殊情况需要外借，需经档案管理负责人批准，并办理相关借阅手续，限期归还。3.利用者在查阅档案过程中，应爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、标记、撕毁档案。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、保管状况等因素，准确判断档案的保存价值。2.价值评估原则根据档案对幼儿园工作的现实利用价值和历史研究价值，确定档案的保管期限。3.集体鉴定原则成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，对档案进行集体鉴定，确保鉴定结果的客观公正。（二）鉴定标准1.保管期限划分永久保管：凡是反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映幼儿园一般工作活动，在较长时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是在较短时间内对幼儿园工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。2.鉴定方法直接鉴定法：档案鉴定人员直接审查档案内容，根据鉴定标准确定档案的保管期限和存毁。分析考证法：对档案的形成背景来源、历史沿革、现实作用等进行分析考证，判断档案的价值。（三）销毁程序1.编制销毁清册档案鉴定小组对已鉴定的档案编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。销毁清册一式两份，一份留存综合档案室，一份报档案管理负责人审核。2.审核批准档案管理负责人对销毁清册进行审核，报经幼儿园主要领导批准后，方可进行档案销毁。3.销毁实施由综合档案室指定专人负责档案销毁工作，销毁时应确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁记录对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、销毁档案名称、数量等信息，将销毁记录与销毁清册一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立幼儿园档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为幼儿园各部门提供便捷的档案查询和利用服务，促进幼儿园信息化建设。（二）信息化管理内容1.档案数字化对幼儿园现有的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理要求。电子档案应按照档案分类和编号规则进行命名和存储，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设选用适合幼儿园档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程信息化管理。系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。3.档案信息资源共享通过档案管理信息系统，实现幼儿园内部各部门之间档案信息资源的共享。同时，根据工作需要，逐步与上级主管部门、相关单位进行档案信息交换和共享。（三）信息化管理要求1.数据安全加强档案信息化管理的数据安全保护，采取数据加密、访问控制、防火墙、入侵检测等技术手段，防止数据泄露、篡