学校教研室档案管理制度

PAGE学校教研室档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校教研室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教学、科研及管理工作中的作用，依据国家有关法律法规及学校相关规定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各教研室档案的管理工作，包括教学档案、科研档案、师资队伍建设档案、教研室活动档案等各类与教研室工作相关的文件材料。（三）管理原则1.集中统一管理原则教研室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的丢失或损坏。2.真实性原则档案内容必须真实反映教研室各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，对涉及机密的档案严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）学校档案管理部门职责1.制定学校档案管理的规章制度和业务规范，对教研室档案管理工作进行指导、监督和检查。2.负责接收、整理、保管学校各教研室移交的重要档案，并提供档案查阅、借阅等服务。3.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）教研室主任职责1.负责本教研室档案管理工作的领导和组织协调，将档案管理纳入教研室工作计划。2.督促本教研室档案管理人员及时收集、整理、归档各类文件材料，确保档案的完整和准确。3.对档案的查阅、借阅等情况进行审批，保证档案的合理使用。（三）档案管理人员职责1.负责本教研室档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、保管等工作，确保档案质量。2.建立档案管理台账，记录档案的收进、移出、查阅、借阅等情况，做到账目清晰。3.按照规定的保管期限和保管要求，对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，对破损或变质的档案及时进行修复或复制。4.积极为教研室成员提供档案查阅、借阅等服务，根据需要编制档案检索工具，提高档案利用效率。5.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，维护档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案教学计划、教学大纲、课程标准、授课计划、教案等。教学日历、课程表、学生成绩册、考试试卷及分析等。教学研究项目申报书、立项通知书、结题报告等。教学改革成果材料，如教学方法创新、教材编写等相关资料。教学评估、教学检查等活动中形成的文件材料。2.科研档案科研项目申报书、立项合同、任务书等。科研成果材料，包括论文、著作、专利、科研获奖证书等。科研实验数据、调研报告、技术总结等。学术交流活动材料，如会议通知、论文发表、参会回执等。3.师资队伍建设档案教师个人基本信息、学历学位证书、职称评定材料等。教师培训计划、培训记录、进修证明等。教师教学、科研业绩考核材料。师德师风建设相关材料。4.教研室活动档案教研室工作计划、总结、会议记录、纪要等。教学研讨活动记录、交流材料、专家讲座资料等。教师团队建设活动材料，如团队竞赛、团建活动照片及总结等。对外交流合作材料，包括合作协议、交流访问记录等。（二）收集要求1.各岗位人员应及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，确保无遗漏。2.收集的文件材料应真实、有效，具有保存价值，不得随意涂改或伪造。3.对于电子文件，应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类按照档案的类别，将收集到的文件材料分为教学档案、科研档案、师资队伍建设档案、教研室活动档案等四大类，每大类下再根据具体内容进行细分。例如，教学档案可细分为课程教学、教学研究、教学评估等小类。2.编号为便于管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性原则，可采用年份+类别代码+流水号的方式进行编制。如2023JX001，表示2023年教学类档案的第1份文件。3.编目编制档案目录，详细记录每份档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独成册，便于查阅。4.装订对纸质档案进行整理装订，确保文件材料整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管上级重要文件、法规性文件。学校及教研室重大活动形成的具有长远历史价值的文件材料。反映教研室历史沿革、发展脉络的重要文件。具有重要学术价值和社会影响的科研成果、教学成果等。2.定期保管一般教学档案、科研档案等保管期限为30年。普通的教研室活动档案、师资队伍建设档案等保管期限为10年。（二）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，对纸质档案进行分类存放。档案柜应根据档案类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案采用专用的电子档案管理系统进行存储，对电子档案进行分类备份，存储介质可选用光盘、硬盘等。同时，定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和安全性。（三）库房管理1.保持库房清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对档案进行盘点，核对档案数量、编号等信息，确保账实相符。3.严禁在档案库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆、易腐等物品。4.档案管理人员离开库房时，应关好门窗，切断电源，确保库房安全。五、档案的利用（一）查阅1.教研室成员因教学、科研等工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经教研室主任审批后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应根据审批后的申请表，提供相应的档案，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。3.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅档案时，应持有单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经学校档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照或泄露档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）统计与分析1.档案管理人员应定期对档案的查阅、借阅情况进行统计，分析档案利用的规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。2.根据档案利用统计结果，及时调整档案管理策略，优化档案服务，提高档案利用效率。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由学校档案管理部门组织，教研室档案管理人员及相关专家参与。2.鉴定工作应依据档案保管期限表，对档案的内容、价值等进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。3.对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、日期、数量等信息。（二）销毁1.《档案销毁清册》经学校档案管理部门负责人审核批准后，方可进行销毁。2