纸质档案入库管理制度

PAGE纸质档案入库管理制度一、总则（一）目的为加强公司纸质档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的纸质档案的入库管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司纸质档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管和利用。2.真实性原则：档案应真实反映公司各项活动的历史面貌，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿等。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。二、档案入库流程（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案管理部门。2.收集的档案应包括但不限于以下内容：公司文件：如公司章程、决议、通知、报告等。合同协议：各类业务合同、协议、意向书等。财务档案：会计凭证、账簿、报表等。人事档案：员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。项目档案：项目立项、可行性研究报告、设计图纸、施工资料等。3.档案收集人员应按照档案形成的时间顺序或类别进行整理，确保档案的系统性。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应及时进行整理。2.整理工作包括：分类：按照档案的类别进行划分，如文书档案、科技档案、会计档案等。编号：为每份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。装订：对破损、散落的档案进行修复和装订，确保档案的整齐美观。3.在整理过程中，应剔除重复、无效的档案，并对档案内容进行审核，确保档案的准确性。（三）档案鉴定1.档案管理部门应定期对库存档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专业人员组成。3.鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，对档案的价值进行评估，确定保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。4.对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经公司领导批准后进行销毁。（四）档案入库1.经过整理和鉴定的档案，应及时入库保管。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。3.档案应按照类别、保管期限进行排列上架，便于查找和管理。4.档案管理人员应建立档案入库登记台账，记录档案的入库时间、编号、名称、数量等信息。三、档案保管（一）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，确保档案的安全。3.库房应设置专人负责管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.定期对库房进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。（二）档案存放1.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，永久档案应单独存放。3.档案应竖放，避免平放或倒放，防止档案受损。4.对珍贵、易损的档案应用特殊材料进行包装，如档案盒、卷皮等。（三）档案保护1.定期对档案进行检查和清点，发现档案有破损、霉变、褪色等情况应及时采取措施进行修复。2.对电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。四、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和时间。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批情况，确定查阅人员和查阅范围，并安排专人陪同查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记台账上签字确认。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、内容、时间和归还日期。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批情况，确定借阅人员和借阅范围，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自复制、摘录档案内容。如因工作需要复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行复制。5.借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。如发现档案有丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。五、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅人次、借阅人次等。3.统计报表应及时上报公司领导，并抄送相关部门。（二）档案移交1.公司因机构调整、业务变更等原因，需要将档案移交给其他单位或部门时，应办理档案移交手续。2.档案移交应编制档案移交清单，清单应包括档案编号、名称、数量、保管期限等信息。3.档案移交双方应在移交清单上签字确认，并加盖单位公章。4.档案移交后，档案管理部门应及时更新档案管理系统中的相关信息。六、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管库房钥匙，不得随意转借他人。3.对档案的查阅、借阅应进行严格登记，记录查阅、借阅人员的姓名、部门、时间、内容等信息。4.档案管理人员应定期对档案进行保密检查，发现问题及时处理，并做好记录。（二）保密责任1.全体员工应严格遵守档案保密制度，不得泄露公司机密档案信息。2.如因工作需要接触机密档案，应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对违反档案保密制度的行为，公司将依法追究相关人员的责任。七、档案信息化管理（一）档案数字化1.公司应逐步推进档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，便于管理和利用。2.档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保电子档案的质量和安全性。3.档案数字化过程中，应进行数据备份，防止数据丢失。（二）档案管理系统1.公司应建立档案管理系统，实现档案的信息化管理。2.档案管理系统