某服装公司档案室管理办法

某服装公司档案室管理办法某服装公司档案室管理办法

第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1本办法依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等法律法规，以及《档案事业发展“十四五”规划》《ISO9001质量管理体系》《ISO27001信息安全管理体系》等行业标准与国际公约制定，充分适配公司跨国运营的合规需求。

1.1.2公司档案管理长期存在分散存储、分类不清、查阅效率低下、信息安全风险突出、国际业务档案协同困难等痛点，为规范档案管理行为，防范泄密、丢失、篡改等风险，提升档案利用效率，支撑价值创造与风险防控，特制定本办法。

1.1.3核心目标：通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现档案全生命周期管理的标准化、规范化、数字化与国际化，平衡管控力度与运营效率，确保档案资产安全与有效利用。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围：本办法覆盖公司所有部门、分支机构、项目及业务活动形成的具有保存价值的各类档案，包括但不限于经营管理、产品设计、生产制造、市场营销、人力资源、财务审计、涉外合作等业务领域，以及纸质、电子、音视频、实物等不同载体形式。

1.2.2适用对象：公司全体员工（正式、外包、实习）、合作单位（供应商、客户、咨询机构等）相关接触人员，均须遵守本办法规定。境外分支机构需遵循当地法律法规及本办法适配条款。

1.2.3例外适用场景：因突发公共事件、国家安全需要等特殊情形确需临时调整档案管理措施的，需经总经理办公会审批，但不得违反国家法律法规，并应在事后10个工作日内完成合规性评估与补充完善。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家及所在地法律法规，确保档案管理活动合法合规。

1.3.2权责对等原则：明确各级组织与岗位的档案管理职责，做到权责清晰、相互制衡。

1.3.3风险导向原则：聚焦高价值、高风险档案管理，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则：优化流程设计，应用数字化工具，提升档案收集、整理、利用效率。

1.3.5持续改进原则：建立动态评估与优化机制，适应业务发展与技术变革。

1.3.6国际化适配原则：境外分支机构档案管理需遵循当地法律法规，并确保与集团档案管理体系的一致性。

1.4制度地位与衔接

1.4.1本办法为公司基础性管理制度，效力高于专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《公司信息安全管理制度》《公司合同管理制度》等制度相互衔接。

1.4.2若其他制度与本办法存在冲突，以本办法为准，特殊情况需由总经办协调解决或提请董事会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

2.1.1公司档案管理体系分为决策层、执行层、监督层三层级。决策层由董事会及总经理办公会组成，负责档案管理战略方向与重大事项审批；执行层由档案管理部门及各业务部门承担，负责档案管理具体实施；监督层由内控部、审计部、合规部组成，负责档案管理合规性监督与评价。

2.1.2档案管理遵循“统一领导、分级负责、专业管理、安全共享”原则，建立总部与分支机构、业务部门与档案管理部门的协同机制，确保纵向贯通与横向联动。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会：审议公司档案管理战略规划，批准重大档案管理制度，审定年度档案管理预算，对档案管理重大风险负责。

2.2.2总经理办公会：审批年度档案管理计划，决策重大档案处置方案，监督档案管理制度的执行与效果。

2.3执行机构与职责

2.3.1档案管理部门（总部）：作为档案管理归口部门，负责制定全公司档案管理制度与标准，组织档案业务培训，开展档案专项审计，监督档案管理流程执行，建立档案信息资源库，协调跨部门档案协作。

2.3.2各业务部门：负责本部门业务档案的日常管理，包括收集、整理、鉴定、保管、利用等环节，指定专人（档案联络员）负责具体执行，确保档案质量与安全。

2.3.3分支机构：参照总部档案管理制度，结合当地实际制定实施细则，定期向总部档案管理部门汇报工作，接受总部监督指导。

2.3.4档案联络员：各业务部门指定一名档案联络员，负责本部门档案的日常联络、催办、检查，需经过档案管理培训并考核合格，任期不超过2年，原则上每年轮换一次。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：负责对档案管理内部控制设计有效性、执行有效性进行评价，嵌入至少三个关键内控环节（如档案授权审批、定期盘点、安全审计），出具内控评价报告。

2.4.2审计部：每年至少开展一次专项审计，重点审计档案管理合规性、安全性、有效性，评估档案管理风险，提出改进建议。

2.4.3合规部：监督档案管理活动是否符合国家法律法规及国际公约要求，协调涉外档案管理事务。

2.5协调与联动机制

2.5.1建立档案管理联席会议制度，由档案管理部门牵头，内控部、审计部、合规部及各业务部门代表参加，每季度召开一次，协调解决跨部门档案管理问题。

2.5.2建立档案信息共享平台，实现档案目录与部分档案信息的跨部门查询，需经档案管理部门授权，确保信息安全。

2.5.3涉外业务需增设法律部、海外事业部协调机制，确保档案管理符合当地法律法规与文化习惯。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标：实现档案收集完整率100%，整理规范率98%，保管安全率100%，利用及时率95%，合规达标率100%。

3.1.2核心指标：档案收集及时性（业务完成后15个工作日内归档）、档案完整性（重要档案缺失率≤1%）、档案安全性（重大安全事故率0）、档案利用效率（档案查询响应时间≤2小时）、档案合规性（内控/审计问题发生率≤5%）。

3.1.3统计与核算口径：档案统计按档案类型、保管期限、责任部门、价值等级等维度进行分类，利用数据纳入公司信息资源管理平台统一核算。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准：按照《企业文件材料归档范围和保管期限表》结合公司实际制定档案分类方案，明确档案门类、保管期限、保管要求。

3.2.2档案整理规范：纸质档案按“分类-保管期限-年度-保管单位”顺序排列，电子档案按“年度-分类-项目”逻辑顺序组织，音视频档案按“时间-项目-类型”要素著录。

3.2.3档案保管要求：纸质档案采取“三分三防”（三分级库房、防潮、防火、防盗），电子档案建立“两地三备份”（异地容灾备份），重要档案采取“恒温恒湿保管”。

3.2.4风险控制点与防控措施：

-高风险点：重要档案、涉外档案、涉密档案管理（对应防控措施：双人双锁保管、分级授权查阅、全程电子留痕、定期安全检测）

-中风险点：一般业务档案管理（对应防控措施：规范分类归档、定期检查盘点、权限控制查阅）

-低风险点：临时性档案管理（对应防控措施：分类销毁、定期清理）

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用PDCA循环管理，结合风险矩阵评估，实施全生命周期管理，应用全文档生命周期管理理念。

3.3.2管理工具：建立企业档案管理系统（OA集成），实现档案电子化、数字化、智能化管理，嵌入至少三个关键内控环节：

-授权审批：档案查阅需经档案管理部门审批，系统自动校验权限

-定期盘点：系统自动生成档案清单，与实物核对，差异率超2%触发预警

-安全审计：系统记录所有操作日志，定期开展安全审计，异常行为自动报警

3.3.3应用场景：覆盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、销毁全流程，与ERP、CRM、PLM、OA等系统实现数据对接，实现档案信息互联互通。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1档案管理主流程遵循“收集-整理-鉴定-保管-利用-统计-销毁”闭环，各环节责任主体明确，操作标准规范，时限可控。

4.1.2档案收集：业务部门负责在业务活动中同步收集档案，档案联络员定期催办，确保档案完整及时归档，时限为业务完成后的15个工作日内。

4.1.3档案整理：档案管理部门或业务部门指定人员按分类方案进行整理，纸质档案需进行技术处理（消毒、修复），电子档案需进行病毒检测，整理合格后移交保管。

4.1.4档案鉴定：每年开展档案鉴定工作，由档案管理部门组织，业务部门参与，对档案价值进行评估，确定保管期限，对无保存价值的档案提出销毁意见。

4.1.5档案保管：纸质档案存放于符合“三分三防”要求的库房，电子档案存储于符合安全要求的存储介质，重要档案需双备份异地存储，保管期限届满按规定销毁。

4.1.6档案利用：查阅档案需提交申请，经档案管理部门审批后办理借阅手续，纸质档案阅毕24小时内归还，电子档案需经系统授权方可查阅，所有查阅行为需电子留痕。

4.1.7档案统计：档案管理部门每月统计档案收、发、存数据，编制档案统计报表，定期分析档案管理情况，为制度优化提供依据。

4.1.8档案销毁：对保管期满或无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，经总经理办公会审批后执行，销毁过程需双人监督，并形成销毁记录。

4.2子流程说明

4.2.1涉密档案管理：涉密档案需进行密级标识，实行“五防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠），查阅需经授权审批，并记录查阅人、时间、内容，阅毕加锁保管，密级变更需重新审批。

4.2.2涉外档案管理：涉外档案需符合当地法律法规，涉及商业秘密的需加注警示，查阅需经法律部、海外事业部审核，并记录查阅人、时间、目的，确保档案安全。

4.2.3电子档案管理：电子档案需进行真实性、完整性、可用性校验，建立电子档案目录，实现全文检索，定期进行数据备份与恢复测试，确保电子档案可利用。

4.2.4档案借阅管理：借阅档案需填写借阅申请，经审批后办理借阅手续，纸质档案阅毕24小时内归还，电子档案需经系统授权方可查阅，所有查阅行为需电子留痕。

4.3流程关键控制点

4.3.1档案收集控制：业务部门在业务活动中同步收集档案，档案联络员定期催办，确保档案完整及时归档，时限为业务完成后的15个工作日内。

4.3.2档案整理控制：纸质档案需进行技术处理（消毒、修复），电子档案需进行病毒检测，整理合格后移交保管，由档案管理部门或业务部门指定人员进行。

4.3.3档案鉴定控制：每年开展档案鉴定工作，由档案管理部门组织，业务部门参与，对档案价值进行评估，确定保管期限，对无保存价值的档案提出销毁意见。

4.3.4档案利用控制：查阅档案需提交申请，经档案管理部门审批后办理借阅手续，纸质档案阅毕24小时内归还，电子档案需经系统授权方可查阅，所有查阅行为需电子留痕。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起：档案管理部门每年对档案管理流程进行评估，收集业务部门意见，形成优化建议，提交总经理办公会审批。

4.4.2评估流程：由档案管理部门牵头，内控部、审计部、合规部及各业务部门代表参加，对优化建议进行可行性、合规性评估。

4.4.3审批权限：流程优化方案需经总经理办公会审议批准，重大优化方案需提交董事会审批。

4.4.4跟踪机制：流程优化方案实施后，档案管理部门需跟踪实施效果，每年至少一次进行评估，持续改进。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案管理权限按“业务类型+金额/等级+岗位层级”分配，明确操作、审批、查询权限，区分常规与特殊权限。

5.1.2金额/等级划分：按档案价值、密级、保管期限等划分为“一般、重要、核心”三个等级，金额按公司财务制度规定划分。

5.1.3岗位层级划分：按管理岗位、专业技术岗位、普通岗位划分，不同层级赋予不同权限。

5.1.4权限分配原则：遵循“按需授权、分级管理、定期审核”原则，权限分配需经档案管理部门审核，总经理办公会审批。

5.2审批权限标准

5.2.1一般档案查阅：业务部门负责人审批，纸质档案需经档案管理部门备案，电子档案需经系统授权。

5.2.2重要档案查阅：业务部门负责人审批，档案管理部门审核，总经理审批，纸质档案需经档案管理部门登记，电子档案需经系统授权并记录操作日志。

5.2.3核心档案查阅：业务部门负责人审批，档案管理部门审核，总经理办公会审批，档案管理部门全程监督，电子档案需经系统授权并记录操作日志。

5.2.4特殊权限：因工作需要需超出常规权限的，需提交专项申请，说明理由，经总经理办公会审批。

5.2.5时限要求：一般档案审批时限不超过3个工作日，重要档案不超过5个工作日，核心档案不超过7个工作日。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件：因出差、休假等确需他人代理档案管理权限的，需提交授权申请，说明授权事由、范围、期限，经档案管理部门审核，总经理审批。

5.3.2授权范围：授权范围限于档案查阅、借阅、复印等常规操作，不得超出授权范围。

5.3.3授权期限：授权期限最长不超过15个工作日，授权结束后及时交接。

5.3.4授权备案：授权书需报档案管理部门备案，代理行为需经系统授权，并记录操作日志。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：因突发事件需紧急查阅档案的，可先口头请示，事后补办手续，但需在2小时内提交书面申请。

5.4.2权限外审批：因工作需要需超出常规权限的，需提交专项申请，说明理由，经总经理办公会审批。

5.4.3补批审批：因疏忽未及时办理审批手续的，需提交补批申请，说明原因，经档案管理部门审核，总经理审批。

5.4.4加急通道：重大事项需加急审批的，经总经理办公会批准，可开通加急通道，优先办理。

5.4.5风险评估：异常审批需附风险评估报告，说明风险等级、防控措施，经合规部审核。

5.4.6留存痕迹：所有异常审批需经系统记录，并留存审批痕迹，便于追溯。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：所有档案管理活动需严格遵守本办法规定，不得擅自改变流程或标准。

6.1.2表单填报：所有档案管理表单需规范填写，不得涂改、缺项，电子表单需经系统校验。

6.1.3信息录入：所有档案信息需真实、准确、完整，电子档案需经系统校验，纸质档案需经档案管理部门审核。

6.1.4痕迹留存：所有档案管理活动需留痕，纸质档案需经签字确认，电子档案需经系统记录，电子与纸质档案需双备份存储。

6.1.5执行不到位判定：未按本办法规定执行档案管理活动，造成档案遗失、损坏、泄密等风险，视为执行不到位。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：档案管理部门每月开展一次日常检查，重点检查档案管理流程执行情况，发现问题及时纠正。

6.2.2专项监督：档案管理部门每季度开展一次专项检查，重点检查档案管理制度执行情况，评估制度有效性。

6.2.3突击监督：内控部、审计部、合规部每半年开展一次突击检查，重点检查档案管理风险控制情况。

6.2.4三位一体：建立“日常+专项+突击”三位一体监督机制，覆盖所有部门、所有环节，确保监督到位。

6.2.5内控环节嵌入：嵌入至少三个关键内控环节：

-授权审批：档案查阅需经授权审批，系统自动校验权限

-定期盘点：系统自动生成档案清单，与实物核对，差异率超2%触发预警

-安全审计：系统记录所有操作日志，定期开展安全审计，异常行为自动报警

6.3检查与审计

6.3.1检查内容：档案管理制度的执行情况、档案管理流程的合规性、档案管理工具的应用效果、档案管理风险的防控情况。

6.3.2检查方法：采用“查阅资料+现场核查+人员访谈”方法，确保检查质量。

6.3.3频次要求：专项审计每年至少一次，日常检查每月不少于一次，突击检查每半年至少一次。

6.3.4检查报告：检查结束后形成检查报告，明确检查情况、存在问题、改进建议，并抄送相关责任部门。

6.4执行情况报告

6.4.1报告主体：档案管理部门负责编制档案管理执行情况报告，经内控部审核，总经理审批后发布。

6.4.2报告周期：按月度、季度、年度编制，月度报告在次月5日前报送，季度报告在次季5日前报送，年度报告在次年2月前报送。

6.4.3报告内容：含档案管理基本情况、执行情况、存在问题、改进措施、风险提示等。

6.4.4报告应用：报告作为绩效考核、制度优化、风险防控的重要依据，并抄送董事会、总经理办公会。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1绩效考核指标：含档案管理合规性、安全性、有效性、效率性等维度，具体指标见本办法3.1条。

7.1.2权重设置：合规性权重40%，安全性权重30%，有效性权重20%，效率性权重10%。

7.1.3评分标准：采用百分制评分，90分以上为优秀，80-89分为良好，60-79分为合格，60分以下为不合格。

7.1.4考核对象：档案管理部门、各业务部门、分支机构，以及档案联络员、档案管理人员。

7.1.5挂钩机制：考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩，不合格者需进行培训考核，直至合格。

7.2评估周期与方法

7.2.1考核周期：按月度、季度、年度进行考核，月度考核在次月10日前完成，季度考核在次季10日前完成，年度考核在次年3月前完成。

7.2.2考核方法：采用“数据统计+现场核查+人员访谈”方法，确保考核质量。

7.2.3考核重点：月度考核重点检查档案管理流程执行情况，季度考核重点检查档案管理制度执行情况，年度考核全面评估档案管理水平。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现档案管理问题后，形成问题清单，明确责任部门、整改措施、整改时限，跟踪整改落实情况。

7.3.2分类管理：按问题严重程度分为一般、重大、紧急三类，分别对应整改时限：

-一般问题≤7个工作日

-重大问题≤30个工作日

-紧急问题≤2个工作日

7.3.3责任追究：整改不到位或造成损失的，追究责任部门及相关人员责任，并按公司相关规定进行处理。

7.3.4复核销号：整改完成后，由档案管理部门进行复核，复核合格后予以销号，不合格的重新整改。

7.3.5闭环管理：建立“发现-立项-整改-复核-销号”闭环管理机制，确保问题整改到位。

7.4持续改进流程

7.4.1改进来源：基于考核、审计、业务及政策变化，收集改进建议。

7.4.2评估流程：由档案管理部门组织，内控部、审计部、合规部及各业务部门代表参加，对改进建议进行可行性、合规性评估。

7.4.3审批权限：改进方案需经总经理办公会审议批准，重大改进方案需提交董事会审批。

7.4.4跟踪机制：改进方案实施后，档案管理部门需跟踪实施效果，每年至少一次进行评估，持续改进。

7.4.5版本管理：改进方案实施后，及时更新制度版本，并开展专项培训。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：在档案管理工作中表现突出，有效防范风险、提升效率、创造价值的行为。

8.1.2奖励类型：精神奖励（通报表扬、荣誉称号）、物质奖励（奖金、奖品）、晋升奖励（优先晋升）。

8.1.3奖励标准：根据奖励情形、贡献大小、影响程度等因素确定奖励标准。

8.1.4奖励程序：由档案管理部门提名，内控部审核，总经理办公会审批，人力资源部执行。

8.1.5申报条件：需提交奖励申请，说明奖励理由，并提供相关证明材料。

8.1.6公示要求：奖励结果需在公司内部进行公示，公示时间不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

8.2.1违规行为分类：按严重程度分为一般、较重、严重违规三类，分别对应处罚标准。

8.2.2一般违规：违反档案管理流程或标准，但未造成损失的。

8.2.3较重违规：违反档案管理流程或标准，造成一定损失的。

8.2.4严重违规：违反档案管理法律法规，造成重大损失的。

8.2.5具体情形：未按时报送档案、档案保管不善、擅自查阅档案、泄露档案信息等。

8.2.6判定标准：根据违规行为的影响程度、损失大小、主观故意等因素确定处罚标准。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：对应违规行为设定分级处罚标准，合法合规且兼顾惩戒性与公平性。

8.3.2处罚类型：警告、通报批评、罚款、降级、撤职、解除劳动合同。

8.3.3处罚程序：调查取证、告知、审批、执行。

8.3.4调查取证：需收集证据，形成调查报告，确保证据链完整。

8.3.5告知：需将处罚决定书面告知当事人，并听取其陈述和申辩。

8.3.6审批：处罚决定需经总经理办公会审批，重大处罚决定需提交董事会审批。

8.3.7执行：处罚决定需及时执行，并留存相关记录。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：当事人对处罚决定不服的，可在收到处罚决定后3个工作日内提出申诉。

8.4.2受理部门：申诉由人力资源部受理，并转交内控部、审计部、合规部进行复核。

8.4.3复议流程：复核部门在收到申诉后5个工作日内完成复核，并出具复核意见。

8.4.4复议结果：复核意见为最终决定，复核结果五个工作日内出具，并书面告知当事人。

8.4.5留存痕迹：申诉与复议过程需留痕，并形成书面记录。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险：火灾、水灾、地震、网络攻击、自然灾害等。

9.1.2应急预案：制定专项应急预案，明确应急组织机构、响应流程、处置措施、责任分工及资源保障。

9.1.3应急组织机构：成立应急领导小组，由总经理担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。

9.1.4响应流程：启动应急预案，组织抢险救灾，保护档案安全，及时报告情况。

9.1.5责任分工：明确各部门职责，确保应急响应及时有效。

9.1.6资源保障：配备应急物资，定期开展应急演练，确保应急预案有效。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：自然灾害、战争、政府行为等不可抗力因素。

9.2.2审批权限：例外情况处理需经总经理办公会审批，重大例外情况需提交董事会审批。

9.2.3处理流程：评估风险，制定方案，实施处理，跟踪效果。

9.2.4风险评估：例外情况处理需附风险评估报告，说明风险等级、防控措施。

9.2.5留存痕迹：例外情况处理需经系统记录，并留存痕迹，便于追溯。

9.2.6制度优化：例外情况处理结束后，及时评估制度有效性，并优化制度。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：法律部、公关部、人力资源部、档案管理部门共同负责危机公关。

9.3.2沟通口径：由公关部制定沟通口径，确保信息一致。

9.3.3发布流程：由公关部负责发布信息，确保信息准确、及时。

9.3.4善后措施：及时处理遗留问题，安抚相关人员，修复公司形象。

9.3.5跨国适配：境外危机公关需遵循当地法律法规，并制定差异化方案。

9.3.6经验总结：危机处理结束后，及时总结经验教训，优化危机公关预案。