家具公司档案归档管理细则（规则）

家具公司档案归档管理细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等国家法律法规、《ISO9001质量管理体系标准》《ISO27001信息安全管理体系标准》等行业标准及《联合国国际货物销售合同公约》等国际公约制定，结合家具公司国际化经营战略与内部管理痛点，旨在规范公司档案管理流程，防控信息泄露、资产流失等风险，提升档案利用效率，支撑业务决策与合规经营。管理痛点主要包括：档案分散管理、检索效率低下、安全风险突出、国际业务档案管理标准不统一等，核心目标在于构建权责清晰、流程规范、安全可控、高效利用的档案管理体系。

1.2适用范围与对象

本细则适用于家具公司总部及所有分支机构，覆盖研发、采购、生产、销售、财务、人力资源等所有业务领域，涉及档案形成、收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等全生命周期管理。适用对象包括正式员工、外包服务单位及合作单位相关人员，其中涉外业务档案管理需符合目标市场法律法规与公司国际合规要求。例外适用场景包括临时性会议记录、内部沟通类即时消息等低价值档案，经总经理办公会审批可简化管理流程，但需明确归档要求。

1.3核心原则

本细则遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：符合国家及目标市场档案管理法律法规，与公司内控、合规制度协同；

（2）权责对等原则：档案管理责任与岗位权限匹配，禁止越权操作；

（3）风险导向原则：聚焦高价值、高风险档案管理，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化流程减少冗余环节，推广数字化检索手段；

（5）持续改进原则：定期评估优化档案管理标准，适配业务发展需求。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务档案管理办法》《信息安全管理制度》等专项制度构成四级管理框架，冲突时以本细则为准。档案管理需与财务、采购、法务等部门制度衔接，确保凭证链完整、责任可追溯。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“董事会领导、总经理负责、内控部监督、各部门执行”的四级架构。董事会负责档案管理战略决策，总经理办公会审批重大事项，内控部统筹监督，各部门按职责分工落实档案管理任务，形成自上而下的责任传导机制。

2.2决策机构与职责

董事会负责批准档案管理制度、年度预算及重大档案处置方案，下设档案管理专项工作组（成员来自法务、内控、研发等部门），每季度审议档案管理报告。总经理办公会负责审批年度档案管理计划、跨部门档案协作方案及突发事件处置预案。

2.3执行机构与职责

（1）内控部：统筹档案管理监督，核查档案合规性，嵌入财务凭证、合同管理、产品溯源等三个关键内控环节；

（2）研发部：负责产品技术档案管理，确保设计图纸、专利文件完整性，建立版本控制机制；

（3）采购部：负责供应商资质、合同等档案收集，实施供应商档案动态管理；

（4）生产部：负责生产过程记录、质量检验报告等档案收集，确保可追溯性；

（5）销售部：负责客户订单、合同、售后记录管理，实施客户档案分级管理。

2.4监督机构与职责

审计部每年开展至少一次专项审计，核查档案管理流程执行情况，审计结果纳入部门绩效考核。合规部负责涉外业务档案的属地合规性审查，确保符合GDPR、CCPA等国际标准。

2.5协调与联动机制

建立跨部门档案管理联席会议制度，每半年召开一次，协调重大档案协作事项。涉外业务档案管理增设属地合规协调小组，由法务部牵头，对接目标市场监管机构。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

目标：档案完整率≥99%、保管安全率100%、利用效率提升20%。核心KPI包括：档案电子化率≥70%、检索响应时间≤2秒、重大档案丢失率≤0.01%。

3.2专业标准与规范

（1）纸质档案：执行《企业档案分类方案》，按“一级类-二级类-三级类”分类，高价值档案（如专利、重大合同）实施双份保管；

（2）电子档案：符合《电子档案管理规范》（GB/T29194），采用OCR技术增强检索性，敏感档案实施加密存储；

（3）涉外档案：符合《跨国经营档案管理指南》，建立目标市场档案管理细则库，定期更新。

3.3管理方法与工具

采用全生命周期管理方法，推广ERP系统档案模块、OA流程电子签章、CRM客户档案管理工具，实现档案与业务系统数据同步。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程为“收集-整理-归档-保管-利用-销毁”闭环。

（1）收集环节：各部门按档案清单主动移交，档案管理员按标准验收；

（2）整理环节：纸质档案实施“三清一查”（清点、清理、清缺、查重），电子档案采用元数据标准化；

（3）归档环节：实行“双同步”原则，业务系统归档数据同步至档案系统；

（4）保管环节：纸质档案库房符合“八防”要求，电子档案存储设备定期检测；

（5）利用环节：建立“按需提供-脱密审查-授权查阅”三级控制；

（6）销毁环节：编制销毁清单，经法务部复核后执行，留存全程记录。

4.2子流程说明

（1）重大合同档案管理：合同签订后5个工作日内移交，法务部审核合同关键条款，档案员核对附件完整性；

（2）产品研发档案管理：建立“设计-试制-验证-量产”四阶段档案移交清单，研发部负责版本变更记录；

（3）涉外档案管理：涉及PCT申请、数据跨境的档案需经合规部预审，目标市场档案按当地法规管理。

4.3流程关键控制点

（1）档案交接控制：采用“一式两份”交接单，签字人需经授权；

（2）电子档案真实性控制：采用哈希算法校验，重要档案附数字签名；

（3）销毁控制：销毁前拍照存档，经办人、监督人双签字。

4.4流程优化机制

每年4月开展流程评估，通过问卷调查、现场访谈评估效率与风险，由内控部提交优化方案，总经理办公会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“档案类型+价值等级+岗位层级”划分权限：

（1）财务档案（高价值）：总经理审批查阅，财务总监监督；

（2）研发档案（中价值）：部门负责人审批，分管副总备案；

（3）一般档案（低价值）：部门主管审批，内控部抽查。

5.2审批权限标准

（1）查阅权限：业务部门申请，档案管理员核实，纸质档案需2人陪同，电子档案通过系统授权；

（2）复制权限：需经档案所有部门负责人审批，商业秘密档案禁止复制；

（3）异地查阅：需总经理批准，档案管理员全程跟踪。

5.3授权与代理机制

授权需在OA系统登记，授权书需经直属上级签字，授权期限不超过1年，临时代理需3日内补办正式授权。

5.4异常审批流程

紧急查阅需加急通道，但需法务部出具风险说明，审批人需注明理由；重大异常需提交档案管理专项工作组审议。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：纸质档案按“年度-分类-编号”顺序排列，电子档案采用“案卷-卷内”结构；

（2）表单填报：档案移交单、查阅申请单需经审批人电子签章；

（3）痕迹留存：电子操作需IP记录，纸质档案交接需拍照存档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查各部门档案管理执行情况；

（2）专项监督：每年6月开展年度档案大检查，覆盖10%以上部门；

（3）突击检查：针对高风险领域（如涉外业务）开展不预先通知检查。

6.3检查与审计

审计部核查重点包括：档案分类准确性、电子档案完整性、查阅记录合规性，审计报告需经总经理签发。

6.4执行情况报告

各部门每月5日前提交档案管理月报，内控部汇总后报送总经理，报告需含以下内容：

（1）档案管理量（新增/利用/销毁）；

（2）风险事件（如档案丢失/泄露）；

（3）改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

档案管理考核纳入部门KPI，权重不低于5%，指标包括：

（1）档案完整率（权重30%）；

（2）电子化率（权重20%）；

（3）合规检查通过率（权重50%）。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，通过“数据统计+现场核查”双方法评估，考核结果与绩效奖金挂钩。

7.3问题整改机制

整改流程为“发现-登记-整改-复核-销号”，一般问题7日内整改，重大问题30日内整改，逾期未整改的由内控部提交问责报告。

7.4持续改进流程

基于考核、审计、业务变化优化档案管理标准，建议需经档案管理专项工作组审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形包括：档案管理创新、重大风险防控等，奖励类型包括精神奖励（通报表扬）和物质奖励（奖金500-2000元），程序为：个人申报-部门审核-内控部复核-总经理批准。

8.2违规行为界定

按严重程度分类：

（1）一般违规：档案分类错误等；

（2）较重违规：未按规定归档；

（3）严重违规：档案丢失或泄露。

8.3处罚标准与程序

处罚标准对应违规等级：一般违规通报批评，较重违规扣罚绩效，严重违规解除劳动合同，程序需保障员工陈述权。

8.4申诉与复议

员工对处罚不服可在收到通知后3日内向人力资源部申诉，人力资源部3日内组织复议，复议结果为终局。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对档案火灾、水浸制定应急预案，明确疏散路线、抢救流程、责任分工，每年演练一次。

9.2例外情况处理

例外场景包括系统故障、自然灾害，需立即启动应急预案，事后提交书面报告。

9.3危机公关与善后

涉外档案泄露需立即启动危机公关预案，由法务部协调目标市场监管机构，善后措施包括：公开道歉、赔偿损失、整改报告。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由内控部负责解释，解释意见以书面形式发布。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕1号）；

（2）《财务档案管理办法》（财办发〔2022〕15号）；

（3）《信息安全管理制度》（信安字〔2023〕8号）。