珠宝公司跨境珠宝管理规定

珠宝公司跨境珠宝管理规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国对外贸易法》《中华人民共和国产品质量法》《珠宝玉石国家标准》（GB/T16552）、《联合国跨国公司行为守则》《欧盟RoHS指令》《瑞士反洗钱法》等法律法规、行业标准及国际公约制定，结合珠宝公司跨境业务实际，旨在规范珠宝产品从采购、设计、生产、销售到售后全生命周期的管理行为，防控跨境经营中的合规风险、运营风险与财务风险，提升价值创造能力与运营效率。

1.2适用范围与对象

本规定适用于珠宝公司所有跨境业务活动，覆盖国际采购部、设计研发部、生产制造部、市场营销部、供应链管理部、财务部、法务合规部、内控部等部门及全体员工，以及与公司发生业务合作的外包供应商、境外经销商、物流服务商等关联方。例外适用场景包括但不限于：

（1）金额低于人民币1万元的零星采购业务；

（2）境外经销商自行采购并仅用于本地销售的现货交易。上述例外场景需经总经理办公会审批，并纳入专项管理台账。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守所在地法律法规与公司内部管理制度；

（2）权责对等原则：赋予岗位相应权限的同时明确责任主体；

（3）风险导向原则：重点关注高风险业务环节，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化审批流程，降低跨境交易成本；

（5）持续改进原则：基于业务变化与风险动态调整制度内容；

（6）属地适配原则：跨境业务管理需符合目标市场法律与商业习惯。

1.4制度地位与衔接

本规定为基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《公司财务管理办法》《公司合同管理办法》等制度构成三级管理架构。其中，财务报销需同时符合本规定第5.3条授权要求；内控部需在本规定实施后6个月内完成全流程风险评估。制度冲突时，以本规定为准，并形成书面说明作为执行依据。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司跨境珠宝业务管理实行“董事会-总经理-部门执行-监督机构”四层架构。董事会负责重大跨境战略决策；总经理办公会审批年度预算与重大风险处置方案；各部门按职能分工落实执行；内控部、审计部、合规部构成监督体系，监督结果纳入绩效考核。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议跨境业务战略规划、重大投资计划及年度预算；

（2）董事会：审批境外市场进入策略、重大合同条款、风险容忍度；

（3）总经理办公会：审批金额超过人民币500万元的跨境采购、销售及合作项目。

2.3执行机构与职责

（1）国际采购部：负责境外供应商准入（主责）、采购合同签订（执行）、货权转移跟踪（配合供应链部）；

（2）设计研发部：负责跨境产品合规性审核（主责）、目标市场文化适配性评估（配合市场部）；

（3）生产制造部：负责境外原料加工标准管控（主责）、生产过程质量抽检（配合内控部）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：监督采购价格合理性（高风险）、物流单据完整性（中风险）、库存调拨合规性（中风险）；

（2）审计部：每年至少开展一次跨境业务专项审计，核查合同履行率（高风险）、海外经销商回款周期（中风险）；

（3）合规部：监督反洗钱义务履行（高风险）、目标市场知识产权保护（中风险）。

2.5协调与联动机制

建立“跨境业务周会”制度，由总经理牵头，国际采购部、市场部、财务部、法务合规部每月轮流主持；境外经销商纠纷需在3个工作日内启动属地法务支持，并同步向总部合规部备案。

第三章跨境采购管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）采购合规率≥99%；

（2）境外原料到货及时率≥95%；

（3）采购价格波动控制在±5%以内。

3.2专业标准与规范

（1）供应商准入：境外供应商需通过ISO9001认证（高风险），并提交目标市场经营许可证明（中风险）；

（2）价格谈判：采用“市场价+汇率风险溢价”模型定价（高风险），合同签订后30日内完成价格锁定期；

（3）物流标准：高价值珠宝需投保“一切险”（高风险），运输单据需符合《国际商会跟单信用证统一惯例》600号规则（中风险）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：实施“供应商全生命周期管理”，采用风险矩阵动态评估供应商信用等级；

（2）管理工具：通过ERP系统实现采购订单自动校验（高风险），CRM系统跟踪经销商反馈（中风险）。

第四章跨境销售流程管理

4.1主流程设计

“客户需求→合同审批→产品交付→物流跟踪→回款结算→客户服务”全流程中，采购环节需经国际采购部、财务部双重校验（高风险），销售环节需符合目标市场广告法（中风险）。

4.2子流程说明

（1）紧急订单处理：金额超过人民币50万元的订单需提交总经理特批（高风险）；

（2）退换货管理：目标市场退换货率超过5%的，需启动产品合规性复盘（中风险）。

4.3流程关键控制点

（1）合同审批：金额超过人民币200万元的跨境销售合同需经法务合规部预审（高风险）；

（2）物流交接：高价值珠宝需实施“双人双锁”交接（高风险），并留存动态监控录像。

4.4流程优化机制

每年第四季度由市场部牵头，对回款周期超过30天的销售区域实施专项流程诊断（中风险），优化方案需经业务部门与财务部联合论证。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“采购类型+金额+岗位层级”三级矩阵分配权限：

（1）常规采购（金额≤50万元）：采购经理自主审批；

（2）特殊采购（金额>50万元≤200万元）：采购总监审批，财务部备案（中风险）；

（3）重大采购（金额>200万元）：总经理审批，董事会备案（高风险）。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：金额×审批系数（系数根据风险等级动态调整）；

（2）审批时限：常规业务3个工作日，紧急业务1个工作日（高风险需加急通道）；

（3）越权禁止：审批人需在系统中留痕，越权审批需提交书面说明（高风险）。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限最长6个月；临时代理需提供授权书扫描件（中风险），代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

紧急审批需附风险评估报告，加急通道审批时效为1个工作日；异常审批结果需在2个工作日内同步至合规部备案（高风险）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：采购合同需符合《联合国国际货物销售合同公约》条款（高风险）；

（2）表单填报：ERP系统采购订单需包含汇率风险对冲方案（高风险）；

（3）痕迹留存：电子单据需符合电子签名法要求（中风险），纸质单据需双备份存档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查10%采购合同，核查条款合规性（高风险）；

（2）专项监督：每年第二季度由审计部对东南亚市场经销商回款进行穿透核查（中风险）；

（3）内控嵌入环节：采购价格合理性校验、供应商付款条件评估、物流单据完整性核对。

6.3检查与审计

（1）检查频次：财务部每月检查采购发票合规性（中风险），合规部每季度核查反洗钱声明（高风险）；

（2）审计重点：跨境业务收入确认时点（高风险）、经销商佣金账实核对（中风险）、汇率折算准确性（中风险）。

6.4执行情况报告

每月5日前由国际采购部向总经理提交执行报告，包含：采购金额、金额偏离率、风险事件、改进建议。报告需经财务部与合规部双签（中风险）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）采购成本降低率（权重30%）；

（2）供应商投诉率（权重20%）；

（3）合规事件数量（权重50%，负向指标）。

7.2评估周期与方法

（1）考核周期：月度考核采购及时率，季度考核供应商满意度；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统自动生成）+现场访谈。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：7个工作日内完成整改（中风险）；

（2）重大问题：30个工作日内启动专项复盘（高风险），整改方案需经董事会审批。

7.4持续改进流程

基于考核结果制定年度制度优化计划，由内控部牵头，业务部门配合，每年至少开展两次制度宣贯。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：采购成本降低超过年度目标5%、成功开发金额超过人民币100万元的境外经销商；

（2）奖励标准：精神奖励+奖金（奖金不超过当月工资的50%）；

（3）程序：部门提名→合规部审核→总经理审批→公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：采购流程超期但未造成损失；

（2）较重违规：未按汇率模型定价导致损失；

（3）严重违规：伪造采购单据（高风险）。

8.3处罚标准与程序

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：扣罚当月奖金30%；

（3）严重违规：解除劳动合同并追究法律责任（高风险）。

8.4申诉与复议

员工收到处罚决定后3个工作日内可向人力资源部申诉，人力资源部在5个工作日内完成调查，复议结果需经总经理审批。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）汇率风险：建立“采购合同+远期结售汇+外汇互换”三层次风控体系（高风险）；

（2）海外经销商跑路：启动“境内库存调拨+目标市场替代商”应急预案（中风险）。

9.2例外情况处理

例外采购需经总经理办公会审批，并附《例外情况说明+风险自评表》（中风险），留存2年备查。

9.3危机公关与善后

重大合规事件需在24小时内启动“总部-目标市场子公司”双线响应，危机公关方案需经合规部预审（高风险）。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由公司合规部负责解释，解释意见需形成书面文件存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（文号：内控字〔2023〕01号）第3.2条；

（2）《公司财务管理办法》（文号：财字〔2023〕02号）第5.4条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规调整、业务模式变更；

（2）审批权限：重大修订需经董事会审议；

（3）公示要求：修订后10个工作日内发布，