养殖场档案管理制度文字

PAGE养殖场档案管理制度文字一、总则（一）目的为加强养殖场档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在养殖场生产、经营、管理等各项活动中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本养殖场实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本养殖场各部门及全体员工在从事与养殖生产、管理、科研、销售等相关活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指养殖场在各项活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：养殖场档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映养殖场的各项活动，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理养殖场在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及养殖场商业秘密、技术秘密等重要档案，严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理办公室，隶属于养殖场综合管理部，配备专职档案管理人员[X]名。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本养殖场档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管养殖场各类档案，确保档案的完整与安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责档案的借阅、查阅、归还等管理工作，严格履行借阅手续，保证档案的合理利用。6.定期对档案管理工作进行总结、分析和评估，不断改进档案管理工作方法和手段。7.开展档案管理宣传、培训工作，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。8.参与养殖场重大活动和项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类：包括养殖场的行政公文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、资质证书、荣誉证书等。2.养殖生产类：涵盖养殖品种的选育、繁殖、饲养管理、疫病防治、饲料配方、养殖技术方案等相关资料。3.物资采购类：涉及养殖场物资采购计划、采购合同、供应商资料、物资验收记录等。4.销售业务类：包含销售合同、客户资料、市场调研报告、销售统计报表等。5.财务管理类：有财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、审计报告等。6.设备管理类：包括养殖场设备的购置合同、设备清单、设备维护保养记录、设备维修档案等。7.环保管理类：涉及养殖场的环境评估报告、污染防治措施、环保监测记录等。8.科研项目类：针对养殖场开展的科研项目，包括项目申报书、研究方案、实验数据、研究成果等。9.其他类：不属于以上分类的其他特殊档案，如突发事件处理记录、对外合作协议等。（二）档案编号采用“类别代码+年度+流水号”的编号方式。例如，行政管理类档案编号为“XZ20XX001”，其中“XZ”表示行政管理类，“20XX”表示年度，“001”为流水号。其他各类档案编号以此类推，确保档案编号的唯一性和系统性。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地移交至档案管理部门。2.在各项活动结束后，承办部门应在规定时间内将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，进行初步整理，并向档案管理部门移交。3.档案管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，对未按时移交或移交不完整的部门进行通报批评。（二）整理方法1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持其内容的完整性，对破损、褪色的文件材料进行修复或复制。3.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。4.按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列，同一事由的文件应集中排列在一起。5.在每份文件首页右上角空白处加盖档案章，并填写档案编号、日期等相关信息。6.对整理好的档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。3.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.具体保管期限划分如下：永久保管的档案：涉及养殖场重大决策、产权关系、重要合同协议、财务审计报告、重要人事任免等具有长远历史价值和法律凭证作用的档案。长期保管的档案：养殖生产技术资料、物资采购合同、销售业务记录等在较长时间内对养殖场生产经营有重要参考价值的档案。短期保管的档案：一般性的行政公文、临时性的工作计划与总结等在较短时间内有查考利用价值的档案。3.档案管理人员应定期对档案保管期限进行审查和调整，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定是否需要继续保存。（三）档案存放1.按照档案类别和保管期限，将档案存放在相应的档案柜或档案架上，并在档案装具上标明档案类别、年度、起止编号等信息。2.建立档案存放位置索引，方便档案的查找和定位。索引应包括档案类别、档案编号、存放位置等内容。3.对电子档案，应进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份，确保电子档案的安全。六、档案借阅与利用（一）借阅权限1.因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等内容。2.一般档案的借阅，由部门负责人审批；涉及重要机密档案的借阅，须经养殖场主管领导审批。3.档案管理人员应严格按照审批意见办理档案借阅手续，不得擅自扩大借阅范围或延长借阅期限。（二）借阅手续1.借阅人凭审批后的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅登记手续，领取档案。2.档案管理人员应在《档案借阅登记簿》上详细记录借阅人的姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在复印件上加盖档案管理部门印章。（三）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，检查档案是否有涂改、损坏等情况。如发现问题，应及时查明原因，并向借阅人提出处理意见。3.借阅人归还档案后，档案管理人员应在《档案借阅登记簿》上注明归还日期，并将档案归还原位。（四）档案利用1.档案管理部门应积极为养殖场各部门提供档案利用服务，根据利用需求，及时准确地提供档案资料。2.鼓励员工利用档案开展工作研究、经验总结等活动，充分发挥档案的参考价值。3.对于需要利用档案进行对外宣传、交流等活动的，应按照规定履行审批手续，并确保档案信息的安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定方法1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐卷审查，根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍有保存必要。2.对于仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对于已失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。（三）销毁程序1.《档案销毁清册》经养殖场主管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并确保销毁彻底。3.档案销毁时，应指定专人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，以备查考。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、利用人次、利用效果等方面，并编制档案统计报表。3.档案统计报表应及时报送养殖场主管领导和相关部门，为养殖场的决策提供数据支持。（二）档案移交1.养殖场因机构变动、资产转让等原因需要进行档案移交的，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档案移