珠宝公司政策研究管控规定

珠宝公司政策研究管控规定第一章总纲

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国产品质量法》《珠宝玉石质量监督检验暂行办法》等国家法律法规，参照ISO9001质量管理体系标准、GDPR数据保护法规及联合国《关于禁止非法贩运和贩运珍贵动物物种的公约》（CITES）等国际公约，结合珠宝行业特性及公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略目标制定。针对当前管理痛点，旨在规范公司珠宝设计、采购、生产、销售、物流、售后服务等全流程运作，有效防控合规、运营、财务风险，提升管理效能与客户满意度。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司总部各部门、各分子公司及所有关联人员（含正式员工、外包团队、合作单位），覆盖珠宝产品全生命周期管理。例外场景包括但不限于紧急救灾、政府指令等不可抗力情形，需经总经理办公会审批备案。各事项审批权限由董事会章程及本规定明确。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家及地区法律法规，确保业务活动合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级、部门、岗位权责边界，禁止越权履职；

（3）风险导向原则：聚焦高影响风险领域，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化流程节点，避免不必要的审批环节；

（5）持续改进原则：基于内外部监督结果动态优化制度；

（6）国际化适配原则：跨国业务严格遵循当地法律与监管要求。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理办法》《合同管理办法》等专项制度构成管理闭环。若存在冲突，以本规定为准，并报审计委员会裁决。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司实行董事会领导下的总经理负责制。董事会作为最高决策机构，负责公司战略规划、重大投资、核心制度审批；总经理办公会负责执行董事会决议，协调跨部门事务；各部门及岗位按权责清单履行职责，形成“决策-执行-监督”三维治理结构。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：行使公司最高决策权，审议年度报告、重大投资、合并分立等事项；

（2）董事会：下设审计、薪酬、战略三个委员会，分别负责内控监督、绩效激励、全球化布局；重大采购（单笔金额超1000万元）需经战略委员会评估；

（3）总经理办公会：每月召开，审议月度经营报告、风险事项处置，决策权限需经董事会授权。

2.3执行机构与职责

（1）运营管理部：统筹供应链、生产、物流，落实“采购-生产-交付”全流程管控；

（2）合规与内控部：负责政策落地监督，实施风险排查与内控测试；

（3）财务部：实施资金管控，财务审批权限按金额分级授权至部门经理；

（4）各区域公司：执行总部制度，特殊事项需报总部审批。

2.4监督机构与职责

（1）审计部：每季度开展专项审计，重点核查合同履约、存货管理、采购合规性；

（2）合规部：定期开展反洗钱、数据保护合规检查；

（3）内部监督需嵌入至少三个关键控制点：采购订单审批、库存调拨、大额支出。

2.5协调与联动机制

建立跨部门“三色预警”协调机制：红色事项（如重大合规风险）需3日内召开联席会议；黄色事项（如供应链延迟）由牵头部门每月汇总；绿色事项通过OA系统协同。跨境业务增设属地法律顾问协调岗。

第三章珠宝产品全生命周期管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定年度目标：产品合规率100%、重大质量事故率≤0.1%、供应链准时交付率≥95%；核心KPI包括采购审批时效≤2个工作日、生产良品率≥98%、客户投诉响应周期≤4小时。

3.2专业标准与规范

（1）设计环节：需通过“设计-评审-打样”三阶段管控，高风险点（如镶嵌工艺）需双检；

（2）采购环节：钻石需核查GIA证书，贵金属按批次送检；供应商准入需经合规部评估；

（3）生产环节：实施“SOP-巡检-抽检”闭环，关键工序（如抛光）需持证上岗；

（4）销售环节：贵重产品需客户亲验并签署《珠宝品质确认书》；

3.3管理方法与工具

采用“PDCA+风险矩阵”管理模式：风险点按“产品类型-环节”分类，高风险项（如裸石采购）需实施双重验证；信息系统对接ERP、CRM系统，实现数据实时同步。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

珠宝产品业务流程分为“需求-设计-采购-生产-质检-仓储-销售-售后”九环节，各环节需通过系统留痕。执行层需在时限内完成操作，监督层定期抽查执行偏差。

4.2子流程说明

（1）采购子流程：供应商评估需合规部参与，金额超500万元需董事会审批；

（2）质检子流程：成品抽检比例不低于5%，重大瑕疵需返工；

（3）售后子流程：7日内响应，30日内解决，超出时限启动专项督办。

4.3流程关键控制点

（1）设计环节：关键控制点为“工艺参数确认”，需设计、工艺双签；

（2）采购环节：关键控制点为“供应商资质核查”，需合规部出具评估函；

（3）销售环节：关键控制点为“客户信息保护”，需数据安全部监督。

4.4流程优化机制

每年6月开展全流程复盘，需跨部门成立专项小组。优化方案需经内控部评估，审批权限至分管副总裁。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型-金额-岗位层级”分配权限：采购员可审批≤10万元订单，采购经理审批≤50万元，需总经理授权审批超100万元事项；特殊权限（如裸石采购）需经董事会审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：按金额分层授权，单级审批时限≤3个工作日；

（2）特殊审批：需附风险评估报告，审批层级提升一级；

（3）禁止越权审批，审批记录需系统自动留痕。

5.3授权与代理机制

授权需书面备案，授权期限不超过1年。临时代理需经直接上级批准，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急审批需加急通道，但需3日内补充材料完善流程；权限外事项需启动“跨部门联席会”决策，决议需存档备查。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：需通过系统强制校验，如ERP采购订单需核对供应商资质；

（2）痕迹留存：电子数据需双备份，纸质文件需归档至档案室；

（3）执行不到位判定：连续2次未达标准需启动问责。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：合规部每月抽查，覆盖10%以上业务；

（2）专项监督：审计部每季度实施，重点领域可扩大至30%；

（3）嵌入三个关键控制点：采购合同签订、库存调拨、财务付款。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年至少一次，覆盖采购、销售、库存；

（2）日常检查：合规部每月开展，重点检查客户信息保护；

（3）审计结果需纳入绩效考核，重大问题需启动“责任倒查”。

6.4执行情况报告

月度报告需包含“执行数据-风险项-改进建议”，由运营管理部汇总，分管副总裁审批。

第七章绩效考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）定量指标：采购合规率、生产良品率、大额订单履约率；

（2）定性指标：重大投诉率、客户满意度；

（3）风险项：违规处罚次数、审计发现问题整改率。

7.2评估周期与方法

月度考核由部门经理主导，季度考核由分管副总审批，年度考核需经董事会审议。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：7日内整改，内控部复核；

（2）重大问题：30日内整改，需提交专项报告至审计委员会；

（3）逾期未整改：启动“岗位调整+降级”措施。

7.4持续改进流程

基于考核、审计结果及业务需求，每年4月启动制度优化，需经内控部评估、总经理办公会审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：重大风险防控、创新降本等；

（2）奖励类型：精神奖励（表彰）+物质奖励（奖金）；

（3）程序：个人申报-部门初审-合规部复核-总经理审批。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：如未按规定填写表单；

（2）较重违规：如泄露客户信息；

（3）严重违规：如参与利益输送。

8.3处罚标准与程序

（1）分级处罚：一般违规书面警告，较重违规降级；

（2）程序：调查取证-告知-审批-执行；

（3）保障措施：需提供陈述机会，处罚决定需存档。

8.4申诉与复议

员工可在收到处罚通知后3日内提出复议，由人力资源部组织听证，复议结果5日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大舆情预案：公关部牵头，24小时内发布声明；

（2）供应链中断预案：启动备用供应商，每日通报进展；

（3）跨境业务需适配属地法律法规，如欧盟GDPR合规。

9.2例外情况处理

例外事项需经“业务部门+合规部”双重评估，审批权限至总经理。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，法务部配合；

（2）沟通口径：由品牌总监统一发布；

（3）善后措施：6个月内跟踪客户反馈，优化流程。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由审计委员会负责解释，解释意见需报董事会备案。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》；

（2）《财务报销管理办法》；

（3）《合同管理办法》。

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