建筑企业合同管理规范手册

建筑企业合同管理规范手册第1章总则1.1合同管理的总体原则合同管理应遵循“依法合规、风险可控、规范有序、高效协同”的总体原则，符合《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的要求，确保合同在合法、合规的前提下签订与履行。企业应建立合同管理的标准化流程，确保合同从签订、履行到归档的全过程可控，避免因合同管理不善导致的法律风险和经济损失。合同管理应以“风险防控”为核心，通过合同条款的严谨设计和履约过程的动态监控，有效控制合同履行中的不确定性因素。合同管理应结合企业实际业务特点，制定适应不同业务场景的合同管理策略，提升合同管理的灵活性和适用性。合同管理应注重合同信息的及时归档与共享，确保合同信息在企业内部各相关部门之间可追溯、可查询，提升合同管理的透明度与效率。1.2合同管理的组织架构企业应设立专门的合同管理部门，通常由法务、招标采购、财务、项目管理等相关部门组成，形成统一的合同管理体系。合同管理部门应配备专职合同管理人员，负责合同的起草、审核、签订、履行、归档及后续管理等工作。企业应明确合同管理的职责分工，确保合同管理与业务流程相衔接，避免职责不清导致的管理漏洞。合同管理应建立跨部门协作机制，确保合同在签订、履行、变更、终止等环节的协同推进。企业应定期对合同管理组织架构进行评估与优化，确保组织架构与企业战略和业务发展相匹配。1.3合同管理的职责分工合同起草人员应具备法律知识和业务理解能力，确保合同条款符合法律法规及企业内部制度要求。合同审核人员应具备法律审查能力，对合同条款的合法性、合理性、风险点进行严格审查，确保合同内容严谨。合同签订人员应确保合同签署流程规范，避免因签署流程不规范导致的合同无效或纠纷。合同履行人员应严格按照合同约定履行义务，确保合同条款的执行到位，避免违约行为。合同归档人员应确保合同资料完整、准确、归档及时，便于后续查阅和审计。1.4合同管理的适用范围的具体内容适用于企业与外部单位（如供应商、客户、分包商等）之间的各类合同，包括但不限于采购合同、工程合同、服务合同、租赁合同等。适用于企业内部项目管理、采购、财务、法律等业务流程中涉及的合同管理，确保合同管理贯穿于项目全生命周期。适用于合同签订、履行、变更、终止等全过程，确保合同管理的全周期可控。适用于合同信息的录入、查询、归档、统计、分析等管理环节，确保合同信息的完整性与可追溯性。适用于合同管理的制度建设、流程优化、培训教育、考核评价等管理活动，提升合同管理的整体水平。第2章合同的签订与审核1.1合同签订的基本要求合同签订应遵循《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，确保内容合法、合规，避免违反国家政策或行业规范。合同应明确双方当事人的主体资格，包括企业名称、统一社会信用代码、法定代表人等信息，确保签署主体合法有效。合同应具备完整条款，包括合同目的、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心要素，确保内容全面、清晰。合同应采用书面形式，符合《民法典》关于合同书面形式的规定，避免口头协议带来的法律风险。合同签订前应进行风险评估，识别潜在法律、财务、履约等方面的风险，并制定相应的应对措施。1.2合同签订的流程规范合同签订应由法务部门或合同管理专员负责审核，确保内容符合法律要求。合同签订应遵循“先审核、后签订”的原则，确保合同条款无歧义、无漏洞。合同签订应通过电子合同平台或纸质合同进行，确保签署过程可追溯、可验证。合同签订后应由合同管理员进行归档管理，确保合同资料完整、有序。合同签订应记录签署时间、签署人、审核人等信息，确保合同管理可追溯。1.3合同审核的依据与标准合同审核应依据《中华人民共和国民法典》《企业合同管理办法》等相关法律法规，确保合同内容合法合规。合同审核应结合企业合同管理制度，明确审核部门、审核流程、审核内容及责任分工。合同审核应重点关注合同主体资格、合同内容合法性、履约风险、法律风险等方面。合同审核应采用“三审制”（起草、审核、复核），确保合同内容无遗漏、无错误。合同审核应结合企业实际业务情况，确保合同条款与企业经营实际情况相匹配。1.4合同签订的法律效力的具体内容合同一经签订，即具有法律约束力，双方应严格履行合同义务。合同签订后，双方应按照合同约定履行义务，如未履行或履行不当，应承担相应的法律责任。合同签订应确保合同条款明确，避免因条款模糊导致争议，提高合同执行力。合同签订后，如发生变更或解除，应依法进行协商并签订补充协议或解除协议。合同签订后，应由合同管理员进行归档管理，确保合同资料完整、可查。第3章合同的履行与管理3.1合同履行的管理要求合同履行管理是建筑企业合规经营的重要环节，需遵循《合同法》及相关法律法规，确保合同条款的全面执行。根据《建筑法》第26条，合同履行应以合同约定为依据，不得擅自变更或解除。企业应建立完善的合同履行台账，记录合同签订、履行、变更、结清等全过程信息，确保可追溯、可审计。合同履行过程中，需定期开展合同执行情况评估，利用PDCA循环（计划-执行-检查-处理）方法，确保各项任务按期完成。企业应设立合同履行专项小组，由法务、项目管理、财务等多部门协同配合，确保合同执行的高效与规范。合同履行管理应纳入企业绩效考核体系，将合同履约率、逾期率等指标作为重要评价内容，提升整体管理效能。3.2合同履行的进度控制合同履行进度控制应结合项目计划与实际执行情况，采用甘特图（Ganttchart）等工具，明确各阶段任务节点与责任主体。项目实施过程中，应定期召开进度协调会，利用关键路径法（CPM）分析项目风险，确保资源合理配置与任务按时完成。合同履行进度控制需与工程进度同步，确保合同条款中的工期、质量、验收等要求与实际施工进度一致。企业应建立合同履行进度预警机制，对逾期风险进行动态监控，及时采取措施避免合同违约。项目执行过程中，应定期向合同对方报送进度报告，确保信息透明，避免因沟通不畅导致的履约延误。3.3合同履行的变更与调整合同履行过程中，若因不可抗力或设计变更等原因需调整合同内容，应按照《合同法》第77条，经双方协商一致后，签订补充协议或变更合同条款。合同变更应明确变更内容、变更原因、责任划分及费用调整，确保变更过程合法、合规、可追溯。企业应建立合同变更审批流程，涉及重大变更时需经法务、项目负责人、财务等多部门审核确认。合同变更后，应更新合同文本并重新签署，确保变更内容在合同中体现，避免后续履行纠纷。企业应定期对合同变更情况进行梳理，评估变更对项目成本、进度及质量的影响，优化合同管理策略。3.4合同履行的验收与结算的具体内容合同履行的验收应遵循《建设工程质量管理条例》相关规定，采用“三检制”（自检、互检、专检），确保工程质量符合合同约定标准。验收过程中，应由合同双方共同参与，按照合同约定的验收标准进行现场检查，确保各项指标达标。验收合格后，应签署《工程验收确认书》，并办理工程结算手续，确保资金支付依据清晰、合法。工程结算应依据合同约定的计价方式，结合实际工程量与单价，确保结算数据真实、准确。企业应建立合同结算台账，记录结算金额、结算时间、结算依据等信息，确保结算过程透明、合规。第4章合同的变更与解除4.1合同变更的程序与要求合同变更需遵循法定程序，通常需经双方协商一致，并签订书面变更协议。根据《中华人民共和国民法典》第549条，合同变更应以书面形式确认，避免口头协议的法律效力。变更合同应明确变更内容、生效时间、履行方式及违约责任等条款，确保变更后合同条款的合法性和可执行性。在工程合同中，变更应依据《建设工程施工合同（示范文本）》（GF-2017-0216）中的相关规定，明确变更原因、内容及责任划分。工程合同变更需在原合同约定的履行期限内完成，若逾期未变更，可能构成违约，需承担相应法律责任。变更合同应由合同双方授权代表签署，并加盖公章，确保变更内容的法律效力及执行一致性。4.2合同解除的条件与程序合同解除需满足法定或约定的解除条件，如一方违约、不可抗力、合同目的无法实现等。根据《民法典》第563条，合同解除应以书面形式通知对方，且需符合法定或约定的解除情形。在工程合同中，解除通常需经双方协商一致，或依据《建设工程施工合同（示范文本）》第12.1条规定的解除条件，如一方严重违约或工程无法按期完成。若因不可抗力导致合同无法履行，双方可依据《民法典》第533条申请解除合同，但需提供相关证明材料，如政府发布的自然灾害公告或相关证明文件。合同解除后，若一方已履行部分义务，另一方应根据履行情况依法处理剩余事项，避免争议。4.3合同解除的法律后果若合同解除后，一方已履行部分义务，另一方应依据履行情况依法处理剩余事项，避免因合同解除导致的损失扩大。合同解除后，若存在未结清的工程款、质保金或其他债务，应依法进行结算，防止因合同解除引发的纠纷。合同解除后，若一方存在违约行为，另一方可依据《民法典》第577条追究违约责任，要求赔偿损失。合同解除后，双方应妥善处理合同解除后的法律关系，确保合同解除行为的合法性和可执行性。4.4合同解除的备案与归档的具体内容合同解除后，应由合同双方签署解除协议，并加盖公章，作为合同解除的书面证明。根据《建设工程施工合同（示范文本）》第12.2条，解除协议应明确解除原因、履行情况及后续处理安排。合同解除后，应将解除协议及相关证明材料归档，保存期限一般不少于五年，以备后续审计或纠纷处理需要。合同解除后，应将合同解除情况书面通知相关方，包括监理单位、设计单位、政府监管部门等，确保信息透明。合同解除后，应将合同解除的文件归档至企业合同管理档案，便于后续查阅和审计。合同解除后，应将解除后的合同状态更新至企业内部系统，确保合同信息的准确性和可追溯性。第5章合同档案管理5.1合同档案的分类与归档合同档案按照内容性质可分为合同文本、补充协议、会议纪要、往来函件等，其分类依据通常为合同类型、签订主体、签订时间及内容要素。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，合同档案应按类别、时间顺序、保管期限进行归档，确保信息完整、有序。企业应建立合同档案的分类标准，明确各类合同的保管期限，如一般合同保存期限为30年，特殊合同如涉及重大工程或高风险项目则需延长至50年。合同档案的归档应遵循“谁、谁归档、谁负责”的原则，确保档案形成单位对档案内容的完整性和准确性负责。企业应定期对合同档案进行清理和归档，避免因档案缺失或重复导致管理混乱，同时应保留电子合同的归档副本，以满足法律和管理需求。合同档案的归档需采用统一的格式和编号系统，确保档案信息可追溯、可查证，便于后续查阅和审计。5.2合同档案的保管与保密合同档案应存放在专用档案室或电子档案管理系统中，档案室应具备防潮、防火、防虫、防尘等防护措施，确保档案的安全性和完整性。企业应制定合同档案的保密制度，明确档案的保密等级和保密期限，涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的合同档案应采取加密、权限控制等措施。合同档案的保管需遵循“安全、保密、完整”的原则，档案管理人员应定期检查档案状态，确保档案不被损坏或丢失。企业应建立档案管理人员的岗位责任制，明确档案管理人员的职责范围和保密义务，确保档案管理工作的规范化和制度化。合同档案的保密范围应根据合同内容和企业保密要求确定，涉及国家秘密或商业秘密的合同档案应按规定报备并进行严格管理。5.3合同档案的调阅与借阅合同档案的调阅需经相关责任部门负责人批准，并填写调阅申请表，调阅人应出示有效身份证明及调阅理由。企业应建立合同档案的调阅登记制度，详细记录调阅时间、调阅人、调阅内容及用途，确保调阅过程可追溯、可查证。合同档案的借阅需遵循“谁借谁还、谁用谁管”的原则，借阅人应按时归还档案，并不得擅自复制、销毁或泄露档案内容。企业应定期对合同档案的借阅情况进行统计和分析，及时发现并处理异常借阅行为，防止档案滥用或丢失。合同档案的借阅应通过电子系统或纸质档案室进行，借阅后应及时归还，并在档案室登记备案，确保档案的流转有序。5.4合同档案的销毁与归档的具体内容合同档案的销毁需经审批后执行，销毁前应进行鉴定和清点，确保档案内容无误、无遗漏。合同档案的销毁应按照《中华人民共和国档案法》及相关规定执行，销毁前应形成销毁清单，并由档案管理人员、负责人及上级主管部门共同签字确认。合同档案的销毁应采用物理销毁或电子销毁方式，电子档案销毁需确保数据不可恢复，且符合国家电子档案管理规范。合同档案的归档应遵循“先归档、后销毁”的原则，销毁前应做好档案的归档工作，确保档案信息完整、可追溯。企业应定期对合同档案的归档情况进行检查，确保档案管理符合国家和行业标准，同时做好销毁前的档案整理和归档工作。第6章合同风险防控与合规管理6.1合同风险的识别与评估合同风险的识别应基于合同生命周期管理，涵盖签订、履行、变更、终止等阶段，采用结构化分析方法，如风险矩阵法（RiskMatrix）或风险等级评估模型，以识别潜在风险点。风险评估需结合行业特性与企业实际情况，例如根据《建设工程合同管理规范》（GB/T50326-2014）中提到的“合同风险识别与评估”要求，建立风险清单并量化风险等级。风险识别应重点关注法律、财务、技术、履约等方面，例如合同履行过程中可能存在的履约风险、付款风险、变更风险等，需结合历史数据与行业经验进行判断。通过合同风险评估报告，企业可明确风险类型、发生概率及影响程度，为后续风险应对提供依据。建议采用PDCA循环（计划-执行-检查-处理）进行持续风险识别与评估，确保风险防控机制动态调整。6.2合同合规性审查合同合规性审查应依据国家法律法规及企业内部制度，如《民法典》《合同法》《招标投标法》等，确保合同内容合法有效。审查内容应包括合同主体资格、合同条款合法性、履约保障措施、争议解决机制等，确保合同符合国家政策导向与行业规范。建议采用“三审制”（初审、复审、终审）进行合规性审查，确保合同在签订前、履行中、终止后均符合合规要求。合同审查需结合企业内部合规体系，如合同管理信息系统（CMIS）中的合规模块，实现流程自动化与风险预警。通过合规性审查，可有效防范合同纠纷，降低企业法律风险，提升合同执行效率。6.3合同风险的应对与处理合同风险应对应根据风险类型采取不同措施，如风险规避、风险转移、风险缓解、风险接受等，需结合企业风险偏好与资源状况制定策略。对于重大合同风险，应建立专项风险应对计划，如合同履约保障金制度、风险准备金制度，确保风险发生时有相应资金支持。风险处理应包括风险预警机制、应急响应预案、纠纷调解机制等，如《建设工程合同纠纷处理指南》中提到的“合同争议解决机制”应纳入合同条款。建议建立合同风险台账，记录风险发生、处理、复盘等情况，形成闭环管理，提升风险应对的系统性与有效性。通过定期风险评估与应对措施优化，企业可逐步构建风险防控体系，提升合同管理的科学性与前瞻性。6.4合同合规管理的监督机制的具体内容合同合规管理应建立监督机制，包括内部审计、合规检查、合同执行监控等，确保合同管理全过程符合法律法规与企业制度。监督机制应涵盖合同签订、履行、变更、归档等关键环节，如《企业合同管理规范》（GB/T36339-2018）中提到的“合同全过程监督”要求。建议设立合同合规管理委员会，由法务、财务、项目管理等相关部门参与，定期开展合规检查与风险评估。监督机制应结合信息化手段，如合同管理系统（CMIS）中的合规模块，实现合同数据的实时监控与预警。建立合同合规管理考核机制，将合规管理纳入绩效考核，确保合规管理的长期有效执行。第7章合同管理的监督检查与考核7.1合同管理的监督检查机制合同管理的监督检查机制应建立在制度化、规范化的基础上，通过定期检查、专项审计、合规评审等方式，确保合同全过程管理符合法律法规及企业内部规范。监督检查应涵盖合同签订、履行、变更、归档等关键环节，确保各环节流程合规、责任明确、资料完整。建议采用“三级检查”机制，即企业内部审计、项目部自查、上级主管部门抽查相结合，形成闭环管理。监督检查结果应纳入绩效考核体系，作为管理人员责任追究的重要依据。可引入信息化手段，如合同管理系统（如ERP、OA系统）进行数据追踪与自动预警，提升监督检查效率。7.2合同管理的考核标准与办法考核标准应结合合同管理的合规性、时效性、风险控制、资料完整性等维度，制定量化指标。考核办法可采用“定量考核+定性评估”结合的方式，既注重数据指标，也重视管理行为的规范性。建议将合同管理绩效纳入项目经理、合同专员、法务人员的岗位考核体系，实行多维度评分。考核结果应与奖惩措施挂钩，对优秀团队给予表彰或奖励，对存在问题的部门进行整改或问责。可参考《企业合同管理规范》（GB/T36392-2018）中关于合同管理考核的相关要求，制定企业内部考核细则。7.3合同管理的奖惩机制奖惩机制应与合同管理的成效直接挂钩，对规范管理、风险防控、经济效益显著的团队或个人给予奖励。奖励形式可包括奖金、荣誉称号、晋升机会、项目参与权等，激励员工积极参与合同管理。对于违规操作、合同纠纷、履约不力等情况，应依据《合同法》《企业内部控制规范》等法律法规进行处罚。奖惩机制应公开透明，确保公平公正，避免因信息不对称导致的执行偏差。可参考《企业内部控制应用指引》中关于合同管理的奖惩机制