日常谈心谈话制度与廉政谈话制度

日常谈心谈话制度与廉政谈话制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家相关法律法规，参照行业先进管理实践及集团母公司关于风险管理、合规经营的整体要求，结合企业实际管理需求，特别是为有效防控日常管理中的沟通协调风险、利益冲突风险及廉政风险，规范员工谈心谈话行为，促进组织廉洁文化建设，特制定本制度。同时，针对企业运营中可能存在的管理漏洞及潜在舞弊行为，明确专项廉政谈话的管理流程与标准，旨在构建权责清晰、流程规范、风险可控的内部管理机制。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工。凡涉及员工思想动态、工作表现、职业发展、廉政风险等方面的谈心谈话及廉政谈话活动，均须遵循本制度执行。谈话场景涵盖但不限于员工入职引导、绩效评估沟通、岗位轮换交接、日常工作协调、异常行为处置、信访举报回应等情形。第三条本制度中下列术语含义：（一）“专项管理”：指企业为实现特定管理目标（如风险防控、合规运营）而设立的一整套管理方法、流程及工具体系，包括日常谈心谈话与廉政谈话在内的沟通管理机制。其外延涵盖谈话计划制定、实施记录、效果评估、问题整改等全流程管理活动。（二）“XX风险”：指在组织管理及业务运营中可能引发损失、舞弊或声誉损害的潜在不确定性因素，具体表现为沟通不畅导致的决策失误风险、利益冲突引发的职务侵占风险、信息泄露导致的市场竞争风险等。（三）“XX合规”：指企业及其员工在各项业务活动中严格遵循法律法规、行业准则及内部规章，确保管理行为合法合规的状态。其核心要求体现在谈话过程中的政策宣导、行为约束及监督核查。第四条专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保管理范围覆盖所有部门、层级及业务场景，不留管理空白；（二）责任到人：明确各级管理者、业务人员及执行岗位的谈话职责与合规义务；（三）风险导向：聚焦高风险领域与关键环节，实施差异化谈话策略；（四）持续改进：通过动态评估与优化，提升管理体系的适应性与有效性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对专项管理工作的全面领导负责，承担首要责任；分管领导作为直接责任人，负责统筹协调具体实施，审批重大谈话事项及风险处置方案。第六条设立专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括人力资源部、纪检监察部、风险控制部等核心部门负责人。领导小组职能包括：（一）统筹制定专项管理制度及年度实施计划；（二）协调跨部门重大谈话事项及复杂风险处置；（三）监督评价各级管理者的谈话履职情况及效果。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门（人力资源部/纪检监察部）：1.负责专项管理制度体系建设与修订；2.组织开展谈话需求分析与资源调配；3.制定年度谈话计划并督导执行；4.负责谈话记录的归档与合规审核；5.每季度汇总分析谈话数据，提出管理优化建议。（二）专责部门（风险控制部/业务合规部）：1.提供谈话过程中的合规标准与政策支持；2.负责专项领域（如采购、财务、项目建设）的风险识别与审查；3.参与重大风险事件的谈话指导与处置监督；4.优化业务流程中的合规节点设计。（三）业务部门/下属单位：1.落实本领域谈话主体责任，明确各级管理者的谈话分工；2.每月开展员工思想动态排查，记录重点人员谈话情况；3.对下属单位实施分级谈话监督，确保制度执行到位；4.及时上报异常谈话事件及整改结果。第八条基层执行岗（如部门主管、项目经理、一线专员）承担以下合规操作责任：（一）按标准开展岗位内谈话，确保信息传递准确、态度客观公正；（二）签署岗位合规承诺书，明确禁止性行为红线；（三）发现违规线索或潜在风险，须立即上报至直接上级或专责部门；（四）参与年度谈话履职考核，提交谈话工作总结及问题清单。第三章专项管理重点内容与要求第九条日常谈心谈话关键环节管控：1.入职谈话：规范流程为“入职前准备-入职首月正式谈话-试用期跟踪谈话”，重点明确公司文化、核心制度、岗位职责及违规后果，员工须签字确认学习情况。2.绩效谈话：结合年度/季度考核结果，由直接上级主导，需提前准备绩效数据、改进建议及激励措施，记录谈话差异化管理方案。3.岗位轮换/晋升谈话：涉及敏感岗位变动时，由人力资源部与纪检监察部联合开展，重点核查廉洁履职承诺及关联交易回避情况。4.异常行为谈话：针对工作失误、群众信访等触发谈话，须采取一对一方式，以事实为依据，避免情绪化表达，记录需经双方签字。第十条禁止性行为（日常谈心谈话场景）：（一）严禁以谈话为名进行变相问责或利益输送；（二）禁止泄露谈话内容至无关人员，保护员工隐私；（三）不得以谈话胁迫员工签署不实承诺或放弃权利；（四）严禁利用谈话之机收受礼品、礼金或接受宴请。第十一条廉政谈话专项管控要求：1.高风险岗位谈话：每年对采购、财务、工程等廉洁风险等级高的岗位人员实施全覆盖谈话，重点强调中央八项规定精神及公司“三重一大”决策制度。2.信访举报回应谈话：对实名举报对象须由纪检监察部独立开展谈话，核实事实前不得定性，记录需存档备查。3.节前节后谈话：在重要时间节点（如春节、中秋）前开展廉政提醒谈话，发布风险提示清单，要求签订承诺书。4.新提拔/外聘人员谈话：岗前必须接受廉政谈话，签订《廉洁履职书》，明确任职回避及八小时外行为规范。第十二条专项风险重点防控：（一）沟通协调风险：如部门间因信息不对称导致决策失误，需通过定期跨部门谈话强化协同机制；（二）利益冲突风险：对涉及配偶亲属任职的岗位，谈话中须明确利益回避义务及违规后果；（三）制度执行风险：对谈话落实不到位的部门，启动“回访谈话”，核查责任是否压实。第四章专项管理运行机制第十三条制度动态更新机制：（一）每年由牵头部门牵头，联合专责部门对制度执行情况开展评估；（二）根据《中华人民共和国数据安全法》等法规修订，或因组织架构调整，须在X个月内完成制度修订并发布实施；（三）修订过程需征求业务部门意见，并组织全员培训。第十四条风险识别预警机制：（一）每月召开专项管理例会，通报上月谈话异常指标（如谈话次数占比、高风险岗位预警数）；（二）专责部门每季度发布风险趋势报告，标注需重点关注的人员类型（如新入职员工、轮岗人员）；（三）建立风险红黄绿灯预警体系，红色预警需启动即时谈话干预。第十五条合规审查机制：（一）关键业务场景嵌入合规审查点，如采购合同签订前须完成供应商尽职谈话，财务大额支付前需核实审批流程合规性；（二）未经合规审查的谈话记录无效，重大业务决策不得以谈话代替审批；（三）设立“合规审查专员”岗位，对重点谈话记录进行抽查复核。第十六条风险应对机制：（一）一般风险：由直接上级在谈话中明确整改措施，业务部门限期提交书面报告；（二）重大风险：启动“三级处置流程”——部门自查、领导小组复核、外部专家评估，必要时移交纪检监察部介入；（三）建立风险处置台账，实行“谁处置、谁负责”的闭环管理。第十七条责任追究机制：（一）违规情形及处罚标准：1.谈话记录伪造、篡改，处警告至降级；2.出现“微腐败”问题（如收受小额礼品），解除劳动合同；3.因谈话失职导致重大风险事件，追究部门负责人连带责任。（二）处罚联动机制：违规记录同步纳入绩效考核及个人征信档案，与评优评先直接挂钩。第十八条评估改进机制：（一）每半年开展管理效果评估，指标包括“谈话覆盖率”“问题整改率”“员工满意度”；（二）通过问卷调查、神秘访客等方式检验谈话质量，对排名靠后的部门实施“专项辅导”；（三）将评估结果作为年度管理评优的重要依据，优秀案例纳入培训资料库。第五章专项管理保障措施第十九条组织保障：（一）各级管理者须在月度会议上汇报谈话工作进展，形成“主要领导抓总、分管领导抓实、部门负责抓具体”的责任链条；（二）设立“谈话工作日志”，要求各级管理者每月填写谈话计划完成率及难点问题。第二十条考核激励机制：（一）将谈话履职情况纳入《部门年度绩效考核表》权重X%，优秀案例可额外获得绩效加分；（二）设立“合规沟通之星”评选，对年度谈话优秀员工给予奖金及晋升优先权；（三）对谈话落实不力的部门，其年度评优资格按比例缩减。第二十一条培训宣传机制：（一）管理层：每季度参加“谈话艺术与合规履职”专题培训，重点学习《如何与敏感岗位人员沟通》；（二）基层员工：每月开展《禁止性行为红线》微课堂，通过情景案例提升风险识别能力；（三）发布《员工合规谈心谈话手册》，纳入新员工入职培训体系。第二十二条信息化支撑：（一）开发“专项管理平台”，实现谈话计划线上发布、记录电子签收、风险数据智能预警；（二）系统对接OA审批流，确保谈话流程与业务场景自动匹配；（三）采用区块链技术存储谈话敏感数据，确保不可篡改与可追溯。第二十三条文化建设：（一）在办公区设置“合规沟通”宣传栏，定期更新典型案例与风险提示；（二）组织年度《廉洁履职承诺书》签订仪式，要求全员宣读；（三）将合规谈话纳入企业文化月活动，评选“最佳沟通案例”。第二十四条报告制度：（一）风险事件上报：重大异常谈话须在X小时内提交专项报告，内容含触发原因、处置措施、整改计划；（二）年度管理报告：每年X月30日前提交《专项管理工作报告》，包含谈话总量、风险分布、制度优化建议；（三）报告格式须遵循“一事一报”原则，附数据统计表及文字分析。