股东会议制度

股东会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，参照行业最佳实践及集团母公司相关管理规定，结合公司实际运营需求，为规范股东会议管理、防控专项风险、提升治理效能制定。旨在明确会议组织、决策流程、权责分配及保障措施，确保股东会议依法、规范、高效运行，维护公司及股东合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖股东（大）会议事规则、决策程序、风险防控及保障要求等全流程管理。股东会议涉及公司重大事项决策、战略规划、财务预算、股权变动等场景，均须遵循本制度执行。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“股东（大）会议事管理”指股东（大）会议程的拟定、议题审议、表决程序及决议执行的系统性管理活动。（二）“决策风险”指因股东会议决策失误、程序瑕疵或信息不对称可能引发的法律、财务或声誉损失。（三）“合规审查”指对股东会议议题的合法性、合规性及必要性进行的事前、事中、事后审查。第四条股东会议事管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：确保股东会议事范围覆盖公司治理、经营决策、风险防控等关键领域。（二）责任到人：明确决策层、管理层及执行层的职责边界，实现责任闭环。（三）风险导向：以风险防控为前提，审慎评估重大事项的潜在影响。（四）持续改进：根据法规变化、业务发展及实践反馈，动态优化会议管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司股东会议事管理的第一责任人，对会议决策的科学性、合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责日常组织协调与监督执行。第六条设立股东会议事管理领导小组，成员包括公司主要负责人、分管领导、法务合规部、财务部及各核心业务部门负责人。领导小组职责包括：统筹会议管理政策制定、协调跨部门议题、审批重大决策事项、监督决议执行情况。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（法务合规部）：负责统筹股东会议事管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，定期出具会议管理评估报告。（二）专责部门（财务部、审计部）：负责股东会议财务事项的合规审核、流程优化、风险处置；审计部负责对会议决策的合法性、合理性开展事后评价。（三）业务部门/下属单位：落实股东会议决策在本领域的执行，开展日常风险防控，定期提交会议决议落实情况。第八条明确基层执行岗责任：（一）岗位合规承诺：会议相关岗位人员须签署合规承诺书，保证执行流程符合制度要求。（二）风险上报义务：发现会议程序违规、决策风险或利益冲突等情况，须立即向专责部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条议题拟定规范：1.议题须由业务部门、专责部门或领导小组提议，经牵头部门审核后列入议程。2.议题材料应包含背景说明、方案选项、风险评估及备选预案，确保信息完整、客观。第十条档案管理要求：1.会议通知、议题材料、表决记录、决议文件须统一归档，保存期限不低于五年。2.档案管理须符合保密要求，仅授权人员可查阅。第十一条表决程序规范：1.表决方式分为举手、无记名投票或记名投票，重大事项须采用记名投票。2.决议须经代表总数三分之二以上通过方为有效，特殊情况按章程执行。第十二条关联交易管理：1.关联交易议题须回避关联股东表决，并披露关联方信息及交易条款。2.禁止任何人利用会议程序输送利益，一经查实将按制度处罚。第十三条风险事项管控：1.对可能引发重大决策风险的事项（如巨额投资、股权处置），须启动预审程序。2.风险评估报告须包含影响分析、应对措施及责任分工。第十四条决议执行监督：1.牵头部门每月抽查决议执行进度，对滞后事项形成督办清单。2.下属单位须定期反馈执行效果，专责部门开展合规性评价。第十五条利益冲突防范：1.会议材料须标注利益相关方，决策前进行利益冲突排查。2.关联股东回避表决的，须在会议记录中注明。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：1.牵头部门每年联合专责部门对制度进行合规性评估，根据法规变化、业务调整及时修订。2.修订程序须经领导小组审议，重大变更需提交股东（大）会批准。第十七条风险识别预警机制：1.每季度开展专项风险排查，对资金、股权、合规等领域的风险进行分级评估。2.预警信息须通过内部平台发布，相关单位须制定应对预案。第十八条合规审查机制：1.重大事项决策前须出具合规审查意见，未经审查不得进入会议程序。2.审查结果作为议题是否提交的依据，审查意见存档备查。第十九条风险应对机制：1.一般风险由业务部门自行处置，重大风险须上报领导小组协调解决。2.紧急情况可启动临时会议，处置程序按预案执行，事后补办手续。第二十条责任追究机制：1.违反会议纪律的，视情节轻重给予警告、通报批评或纪律处分。2.因决策失误造成损失的，依法追究相关责任人责任。第二十一条评估改进机制：1.每半年对会议管理有效性开展评估，评估结果纳入绩效考核。2.评估报告须提出优化建议，并明确责任部门及完成时限。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：1.公司主要负责人每季度听取会议管理情况汇报，协调解决重大问题。2.牵头部门须建立会议管理台账，跟踪各层级责任落实情况。第二十三条考核激励机制：1.将会议管理合规情况纳入部门年度考核，与绩效奖金、评优评先挂钩。2.对在风险防控、流程优化中表现突出的，给予专项奖励。第二十四条培训宣传机制：1.每年开展管理层合规履职培训，重点讲解重大事项决策程序。2.对一线员工进行操作规范培训，确保会议资料、表决流程执行到位。第二十五条信息化支撑：1.通过内部平台实现会议议题线上提报、材料共享、表决记录自动生成。2.系统须具备风险预警功能，对异常数据（如关联交易集中度）实时监控。第二十六条文化建设：1.编制《股东会议事管理手册》，发布至各层级供学习参考。2.每年签署合规承诺书，营造“人人懂合规、事事守规矩”的氛围。第二十七条报告制度：1.风险事件须在24小时内上报领导小组，重大事件立即上报。2.年度管理情况报告须包含风险处置结果、制度执行情况及改进计划。第六章附则第