信息安全及档案管理制度

PAGE信息安全及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的信息安全管理，规范档案管理工作，保障公司/组织信息资产的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、岗位及人员在信息安全和档案管理方面的活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保信息安全和档案管理活动合法合规。2.保密性原则：对涉及公司/组织机密的信息和档案进行严格保密，防止信息泄露。3.完整性原则：保证信息和档案的内容完整、准确，不被篡改或丢失。4.可用性原则：确保信息和档案在需要时能够及时、有效地提供使用。二、信息安全管理（一）信息安全策略1.制定与发布由公司/组织信息安全管理部门牵头，结合公司/组织实际情况，制定信息安全策略。信息安全策略应明确公司/组织信息安全的目标、原则、范围和措施等内容。信息安全策略经公司/组织管理层审批后发布实施，并定期进行评估和更新。2.培训与宣传组织全体员工参加信息安全策略培训，确保员工了解并遵守相关规定。通过内部宣传渠道，如公司内部网站、宣传栏等，宣传信息安全知识和重要性。（二）信息分类与分级1.信息分类根据信息的性质、用途等因素，将公司/组织信息分为业务信息、管理信息、技术信息等类别。对各类信息进一步细分，如业务信息可分为市场信息、销售信息、生产信息等。2.信息分级依据信息的敏感程度和影响范围，将信息分为绝密、机密、秘密、公开四个级别。绝密级信息是指一旦泄露会给公司/组织带来极其严重损失的信息，如核心技术资料、重大商业机密等。机密级信息是指泄露后会对公司/组织造成较大损失的信息，如重要客户资料、关键业务数据等。秘密级信息是指泄露后会对公司/组织造成一定损失的信息，如一般业务文件、内部工作流程等。公开级信息是指可以向社会或公司/组织内部公开的信息，如公司简介、产品宣传资料等。（三）信息访问控制1.用户账号管理为员工分配唯一的用户账号，并根据其工作职责和权限设定相应的访问级别。用户账号的创建、修改和删除由专人负责，并进行严格的审批流程。员工离职或岗位变动时，及时停用或调整其用户账号权限。2.权限设置根据信息分级和员工工作职责，为不同人员设置不同的信息访问权限。绝密级信息仅限特定高层管理人员和关键岗位人员访问，访问需经过严格的审批流程。机密级信息的访问权限应限制在相关业务部门的负责人和工作人员范围内。秘密级信息可根据工作需要，授予适当人员访问权限。公开级信息可对全体员工开放访问。3.访问审计建立信息访问审计机制，记录和监控用户对信息系统的访问行为。审计内容包括访问时间、访问内容、操作类型等。定期对访问审计记录进行分析，发现异常访问行为及时进行调查和处理。（四）信息安全防护1.网络安全防护部署防火墙、入侵检测系统（IDS）、防病毒软件等网络安全设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。定期对网络安全设备进行更新和维护，确保其正常运行和防护能力。加强内部网络访问控制，限制非授权人员访问公司/组织内部网络。2.数据安全防护对重要数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。定期进行数据备份，备份数据存储在安全的位置，并制定数据恢复计划，以应对数据丢失或损坏的情况。建立数据安全监控机制，实时监测数据的异常变化，及时发现并处理数据安全事件。3.物理安全防护对公司/组织的信息处理设备、存储介质等进行物理安全防护，如安装门禁系统、监控摄像头等。对重要信息处理场所进行安全加固，防止未经授权的人员进入。对存储介质进行妥善保管，防止丢失、损坏或被盗。（五）信息安全事件管理1.事件报告与响应建立信息安全事件报告机制，员工发现信息安全事件应立即报告给信息安全管理部门。信息安全管理部门接到报告后，应迅速启动应急响应流程，对事件进行评估和处理。根据事件的严重程度，采取相应的措施，如隔离受影响的系统、恢复数据、调查事件原因等。2.事件调查与总结对信息安全事件进行深入调查，分析事件发生的原因、过程和影响。总结经验教训，提出改进措施，防止类似事件再次发生。将事件调查结果和改进措施报告给公司/组织管理层。三、档案管理制度（一）档案分类与编号1.档案分类公司/组织档案分为行政档案、财务档案、业务档案、人事档案等类别。行政档案包括公司/组织文件、会议记录、工作计划与总结等。财务档案包括会计凭证、财务报表、审计报告等。业务档案包括市场调研报告、销售合同、生产记录等。人事档案包括员工简历、培训记录、绩效考核资料等。2.档案编号为每类档案制定统一的编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。档案编号应包含档案类别代码、年份、顺序号等要素。例如，行政档案编号为XZ[年份][顺序号]，财务档案编号为CW[年份][顺序号]等。（二）档案收集与整理1.收集范围明确各类档案的收集范围，确保档案资料的全面性和完整性。各部门应按照规定及时收集本部门产生的档案资料，并移交至档案管理部门。对于外部接收的与公司/组织相关的档案资料，如合作协议、政府文件等，也应及时收集并归档。2.整理要求档案管理部门对收集到的档案资料进行整理，按照档案分类和编号规则进行分类、编号。将档案资料进行装订成册、编目造册，确保档案资料的整齐、有序。对电子档案进行规范化命名和存储，建立电子档案索引目录，便于查询和管理。（三）档案存储与保管1.存储方式根据档案的性质和保存期限，选择合适的存储方式，如纸质档案采用档案柜存储，电子档案采用磁盘阵列、磁带库等存储设备存储。建立档案存储环境监控系统，确保存储环境的温度、湿度、防火、防潮、防虫等条件符合要求。2.保管期限按照国家法律法规和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限。一般档案保管期限分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。重要档案应永久保存，如公司/组织设立的相关文件、重大合同协议等。3.档案保管责任档案管理部门指定专人负责档案的保管工作，明确保管人员的职责和权限。保管人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。（四）档案查阅与借阅1.查阅权限根据档案的保密级别和使用目的，设定不同的查阅权限。绝密级档案仅限公司/组织高层管理人员查阅，查阅需经过严格的审批流程。机密级档案经相关部门负责人审批后，可由特定人员查阅。秘密级档案在本部门范围内，经部门负责人同意后可查阅。公开级档案可对全体员工开放查阅。2.查阅登记建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细记录。查阅人员应如实填写查阅登记表，查阅完毕后及时归还档案。3.借阅规定因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等内容。借阅申请表经审批后，借阅人员方可借阅档案。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借、复印、泄露档案内容。（五）档案销毁1.销毁审批对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁申请。销毁申请应包括档案名称、数量、保管期限、销毁原因等内容，并经公司/组织管理层审批。2.销毁方式根据档案的性质和数量，选择合适的销毁方式，如纸质档案采用粉碎、焚烧等方式销毁，电子档案采用数据擦除等方式销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。3.监销制度建立档案销毁监销制度，确保档案销毁过程的合规性和彻底性。