村级档案工作管理制度

PAGE村级档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强村级档案工作的规范化、科学化管理，确保村级档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村级各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合本村实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则村级档案工作实行集中统一管理，由专人负责，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则档案应如实反映村级各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和完整性。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构设立村级档案管理室，负责本村档案的日常管理工作。档案管理室应具备必要的保管条件，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）档案管理人员1.配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的具体管理工作。档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉村级工作业务。2.档案管理人员的职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作。做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。按照规定提供档案查阅服务，做好查阅登记工作。对档案管理工作中发现的问题及时向村领导汇报，并提出改进建议。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括村党组织建设、党员管理教育、群团工作等方面的文件材料。2.村务管理类村委会工作规划、总结、报告等。村民会议、村民代表会议记录及相关决议。村务公开资料，如财务公开、政务公开等内容。村规民约、自治章程等。3.经济发展类村级经济发展规划、统计报表。土地承包、租赁合同及相关协议。招商引资项目资料。村办企业经营管理资料。4.社会事务类民政工作，如低保、五保、优抚等对象的审批材料。计划生育工作资料，包括育龄妇女档案、生育审批等。教育、文化、卫生等方面的活动记录。社会保障工作资料，如农村养老保险、医疗保险等。5.其他类上级部门下发的与本村工作相关的文件、通知等。本村获得的荣誉证书、奖状等。涉及本村工作的重要会议纪要、领导批示等。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕的文件材料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作类、村务管理类、经济发展类、社会事务类、其他类等五大类。每大类下再根据具体情况细分若干小类。例如，村务管理类可细分为村委会工作、村民会议、村务公开、村规民约等小类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度类别顺序号的方式，如“2023村务管理001”，表示2023年村务管理类的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查阅。4.装订对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订。装订应牢固整齐，并在左侧装订，不得压字。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案本村制定的重要规章制度、村规民约、自治章程等。涉及本村重大事件、重要决策的文件材料。本村获得的省级以上荣誉证书、奖状等。其他具有长远保存价值的档案。2.长期保管的档案本村年度工作计划、总结、报告等。村民会议、村民代表会议记录及相关决议。村务公开资料，保管期限为10年。土地承包、租赁合同及相关协议，保管期限为15年。其他具有一定历史价值的档案，保管期限为10年。3.短期保管的档案临时性工作形成的文件材料，保管期限为3年。一般性的会议记录、通知等，保管期限为3年。（二）保管方式1.档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.对不同保管期限的档案应分别存放，并有明显标识。3.档案管理室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。4.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案发霉、虫蛀等情况，应采取相应的防治措施。五、档案的利用（一）利用范围1.本村村民、干部因工作需要查阅档案。2.上级部门、其他单位因工作需要查阅与本村相关的档案。3.涉及本村权益的诉讼、仲裁等活动需要查阅档案作为证据。（二）利用手续1.本村村民、干部查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经村领导批准后，方可查阅。2.上级部门、其他单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容和目的，经村领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.涉及本村权益的诉讼、仲裁等活动需要查阅档案，应提供相关法律文书，经村领导批准后，按照法律程序办理查阅手续。（三）利用规定1.查阅档案应在档案管理室内进行，不得擅自将档案带出室外。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。3.如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复印的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理室印章。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限需要销毁的档案进行鉴定。鉴定工作由村领导、档案管理人员及相关业务人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、历史价值等因素，对档案进行全面审查，确定是否需要销毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并继续妥善保管。（二）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等内容。2.《档案销毁清册》经村领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁现场认真核对档案与销毁清册是否一致，销毁完毕后，在销毁清册上签字确认。4.销毁档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。七、电子档案管理（一）电子档案的收集1.各部门和个人应及时将办理完毕的电子文件材料移交档案管理人员。电子文件应格式规范、内容完整、元数据齐全。2.电子文件的收集应与纸质文件的收集同步进行，确保电子文件与纸质文件内容一致。（二）电子档案的整理1.对收集的电子档案进行分类、编号、编目等整理工作，整理方法应与纸质档案保持一致。2.建立电子档案数据库，将电子档案按照分类目录进行存储，便于检索和利用。（三）电子档案的保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如硬盘、光盘等，并定期进行备份。2.对存储电子档案的设备应进行妥善保管，防止损坏、丢失。3.定期对电子档案进行检查，确保电子档案的完