高校学生档案制度

PAGE高校学生档案制度一、总则（一）目的高校学生档案制度旨在全面、准确、规范地记录学生在校期间的综合表现，为学校及社会相关机构提供可靠的学生信息依据，服务于学生的成长发展、学校的教育教学管理以及社会的人才选拔与培养。（二）适用范围本制度适用于本校全日制普通本专科生、研究生的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映学生的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖学生在校期间各个方面的重要信息，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：严格保护学生档案信息的安全，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和流程进行档案的建立、整理、保管和利用。二、档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、身份证号、家庭住址、联系电话等。（二）学籍信息1.入学登记表：记录学生入学时的基本情况及录取信息。2.学籍卡片：反映学生在校期间的学籍变动情况，如休学、复学、转学、退学等。3.成绩单：详细记载学生各学期的课程成绩、学分、绩点等。（三）奖惩情况1.奖励记录：包括学校及以上级别的各类奖励，如奖学金、荣誉称号、竞赛获奖等。2.处分记录：对学生违反校规校纪所给予的处分情况，如警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等。（四）党团组织关系材料1.入党申请书：学生入党时提交的申请书。2.入党志愿书：记录学生入党过程及相关信息。3.团组织关系证明：入团申请书、团员证等相关材料。（五）社会实践与志愿服务材料1.社会实践报告：学生参与社会实践活动的总结报告。2.志愿服务记录：包括志愿服务项目、时长、证明等。（六）就业材料1.就业推荐表：学校为毕业生提供的就业推荐材料。2.就业协议书：毕业生与用人单位签订的就业协议。3.报到证：毕业生到就业单位报到的凭证。（七）其他材料1.体检表：学生入学及在校期间的体检报告。2.个人简历：学生自行撰写的个人经历介绍。3.其他有价值的材料：如学生发表的论文、参与的科研项目成果等。三、档案建立与收集（一）新生档案建立1.新生入学时，学校按照要求发放档案材料清单，指导学生准备个人档案材料。2.学生将密封的个人档案交至学校招生办公室，招生办公室负责审核档案材料的完整性和真实性，并将审核通过的档案移交至学生所在学院。（二）在校期间档案材料收集1.各学院负责组织辅导员、班主任等相关人员，定期收集学生的各类档案材料。2.教务处负责提供学生的成绩单、学籍变动信息等；学生工作处负责收集学生的奖惩情况、党团组织关系材料、社会实践与志愿服务材料等；就业指导中心负责收集学生的就业材料。3.教师应及时将学生的课程成绩、实践表现等相关信息反馈给学院，以便准确记录在档案中。（三）档案材料审核1.学院对收集到的档案材料进行初步审核，确保材料的真实性和完整性。2.学校档案管理部门对各学院提交的档案材料进行终审，对不符合要求的材料及时反馈给学院进行补充或更正。四、档案整理与归档（一）整理要求1.按照档案内容的类别进行分类整理，同一类别的材料按照时间顺序排列。2.去除重复、无效的材料，对破损、褪色的材料进行修复或复制。3.每份材料应注明日期、来源，并加盖相关部门或个人的印章。（二）归档流程1.学院将整理好的学生档案移交至学校档案管理部门。2.档案管理部门按照档案编号规则为每份档案编号，并建立电子档案目录。3.将纸质档案装入档案盒，在档案盒上注明学生姓名、学号、专业、年级等信息，按照编号顺序排列上架保存。五、档案保管（一）保管场所学校设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放。（二）保管期限1.学生档案自学生入学之日起建立，长期保存。2.对于已毕业学生的档案，在其毕业后至少保存[X]年，以备查询和审核。（三）档案维护1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如对受潮的档案进行干燥处理，对破损的档案进行修复等。2.按照档案管理软件的要求，及时更新电子档案信息，确保电子档案与纸质档案一致。六、档案利用（一）校内利用1.学校各部门因工作需要查阅学生档案时，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）校外利用1.校外单位或个人因特殊原因需要查阅学生档案时，必须持有单位介绍信或相关证明材料，经学校主管领导批准后，方可查阅。2.校外查阅档案的人员应遵守学校档案管理规定，不得泄露档案内容。（三）学生本人查阅1.学生本人如需查阅自己的档案，应向所在学院提出申请，经学院审核同意后，到档案管理部门查阅。2.学生查阅档案时，档案管理人员应告知其档案管理规定和注意事项，学生不得擅自复印、传播档案内容。七、档案转递（一）毕业生档案转递1.毕业生就业后，学校档案管理部门按照就业协议书或就业推荐表上的单位地址，通过邮政机要通信或专人送取等方式，将毕业生档案转递至用人单位或其上级主管部门。2.毕业生档案转递后，档案管理部门应及时更新档案去向信息，并将转递情况通知毕业生本人。（二）转学、退学等学生档案转递1.学生转学、退学等学籍变动时，学校档案管理部门按照相关规定，将学生档案转递至新的学校或学生户籍所在地的档案管理部门。2.档案转递过程中，应确保档案的安全和完整，办理好交接手续。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的高校学生档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量。（二）系统功能模块1.档案录入模块：用于录入学生的基本信息、学籍信息、奖惩情况等各类档案内容。2.档案查询模块：提供多种查询方式，方便学校各部门及学生本人查询档案信息。3.档案统计分析模块：对档案数据进行统计分析，为学校的教育教学管理提供决策支持。4.档案转递模块：实现毕业生档案及其他学籍变动学生档案的在线转递管理。5.安全管理模块：设置用户权限管理、数据备份与恢复、信息安全防护等功能，确保档案信息安全。（三）数据维护与更新1.档案管理人员应定期对电子档案数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。2.根据学生档案内容的变动情况，及时更新电子档案信息，保证电子档案与纸质档案同步。九、监督与检查（一）监督机制1.学校成立档案管理工作监督小组，定期对学生档案管理工作进行检查和监督。2.接受师生及社会各界对档案管理工作的监督，设立举报电话和邮箱，对发现的问题及时进行调查处理。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案建立、收集、整理、保管、利用、转递等环节。2.档案材料的真实性、完整性和规范性。3.档案信息化管理系统的运行情况。（三）问题处理1.对检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，