铝材厂环保档案管理制度

PAGE铝材厂环保档案管理制度一、总则（一）目的为加强铝材厂环境保护档案管理，规范环保档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保环保档案的完整性、准确性和系统性，为铝材厂的环境保护工作提供有力支持，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本厂实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本厂各部门在环境保护工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：环保档案应如实反映铝材厂环境保护工作的实际情况。2.完整性原则：涵盖环境保护工作的各个方面，确保档案资料齐全。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行整理、分类和保管。4.保密性原则：对涉及企业机密和敏感信息的环保档案严格保密。二、环保档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善环保档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门环保档案的收集、整理、归档工作。3.集中统一保管本厂的环保档案，建立环保档案数据库，实现档案的信息化管理。4.负责环保档案的查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。5.定期对环保档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）各部门职责1.负责本部门环境保护工作中形成档案资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门环保档案的管理，确保档案资料的及时、准确归档。3.配合档案管理部门做好环保档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。三、环保档案的分类与编号（一）分类1.环境管理类：包括环境管理制度、环保规划与计划、环境目标责任书、环保会议记录等。2.环境监测类：监测方案、监测报告、监测数据记录、监测设备档案等。3.污染防治类：废气处理设施档案、废水处理设施档案、噪声防治措施档案、固废管理档案等。4.环境应急类：应急预案、应急演练记录、应急物资档案、突发环境事件报告及处理记录等。5.环保设施建设类：新建、改建、扩建环保设施的项目立项文件、设计图纸、施工资料、验收报告等。6.环保宣传教育类：环保培训记录、宣传活动资料、员工环保意识调查等。7.环保相关合同协议类：与环保相关的采购合同、服务合同、租赁合同等。（二）编号环保档案编号采用分类号加流水号的方式。分类号按照上述分类类别分别用大写字母表示，如“HJGL”表示环境管理类，“HJJC”表示环境监测类等。流水号为阿拉伯数字，从001开始依次编号。例如，环境管理类的第一份档案编号为“HJGL001”。四、环保档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在环境保护工作中形成的各类文件、资料、记录等。2.收集的档案资料应真实、完整，字迹清晰，签署齐全，载体应符合耐久性要求。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（二）整理规范1.档案管理部门和各部门应定期对收集的环保档案进行整理。整理工作包括分类、装订、编目等。2.按照分类标准对档案进行分类，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度排列。3.对每份档案进行编号，并编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对于破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的可读性。五、环保档案的保管（一）保管场所1.设立专门的环保档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行存放。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限1.环保档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括本厂的环境管理制度、环保规划与计划、重大环境事件报告及处理记录等。3.长期保管的档案期限一般为10年以上，包括环境监测报告、污染防治设施运行记录等。4.短期保管的档案期限一般为110年，如一般性的环保宣传教育资料、临时性的环保工作记录等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对环保档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对电子档案应定期进行备份，备份介质应异地存放，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，避免档案受损或丢失。六、环保档案的利用（一）查阅1.本厂内部人员因工作需要查阅环保档案，应填写《环保档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。3.涉及机密的环保档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。（二）借阅1.因工作需要借阅环保档案的，应填写《环保档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案归还时完好无损。七、环保档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对环保档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。2.成立环保档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，对拟鉴定的档案进行审查和评估。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已失去保存价值的环保档案，经鉴定小组审核通过，并报本厂主管领导批准后，予以销毁。2.销毁档案应填写《环保档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。3.档案销毁应采取适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档