法院档案管理三合一制度

PAGE法院档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强法院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《人民法院档案管理办法》等相关法律法规，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院各部门在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则法院档案工作实行统一领导，由本院档案管理部门集中管理档案，各部门负责本部门档案的收集、整理和移交等工作，接受档案管理部门的监督和指导。2.完整准确原则确保档案内容的完整性和准确性，全面反映法院各项工作的真实情况，防止档案材料的缺失、遗漏和失真。3.安全保密原则采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守国家保密法律法规。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为法院审判、执行、行政管理等工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管全院各类档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限的档案。4.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。5.开展档案信息化建设，实现档案信息的数字化存储、检索和利用，建立电子档案管理系统。6.组织开展档案业务培训，提高全院档案管理人员的业务水平。7.提供档案查阅、借阅服务，依法依规为本院各部门及外单位查阅档案提供便利。8.对本院各部门档案管理工作进行监督检查，指导各部门做好档案的收集、整理、保管等工作。（二）各部门档案管理人员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.负责本部门档案的日常保管，确保档案安全，防止档案丢失、损坏。5.为本部门工作人员查阅档案提供服务，积极配合档案管理部门开展档案利用工作。（三）审判业务部门职责1.在案件审理过程中，严格按照档案管理要求，规范制作各类诉讼文书，确保文书内容准确、格式规范，为档案整理提供良好基础。2.及时将案件审理过程中形成的各类材料，如立案材料、庭审笔录、裁判文书等，移交至本部门档案管理人员进行整理归档。3.在案件办结后，对案件档案进行自查，确保档案材料的完整性和准确性，发现问题及时整改。4.根据审判工作需要，积极配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。（四）执行部门职责1.执行案件办理过程中，认真收集、整理执行依据、执行通知书、执行裁定书、执行和解协议、执行款物发放凭证等各类执行档案材料，做到一案一档，确保档案材料真实、完整。2.按照规定的时间和要求，将执行档案移交档案管理部门，不得拖延或积压。3.配合档案管理部门做好执行档案的整理、编目、数字化等工作，提高执行档案的管理水平和利用效率。（五）综合行政部门职责1.负责收集、整理本院行政管理工作中形成的各类文件材料，如党组文件、行政公文、会议纪要、工作计划与总结等，及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好综合行政档案的分类、编号、编目等基础工作，确保档案管理规范有序。3.在开展各类活动、办理各类事务过程中，注重档案材料的收集和积累，为档案管理工作提供丰富素材。三、档案收集与整理（一）收集范围1.各类诉讼案件档案，包括刑事、民事、行政诉讼案件从立案到结案全过程形成的所有材料。2.执行案件档案，涵盖执行依据、执行程序、执行结果等方面的材料。3.行政管理档案，如党组文件、行政公文、会议记录、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等。4.声像档案，包括照片、录音、录像等反映法院工作重要活动、重大事件的资料。5.电子档案，与纸质档案相对应的电子文件，如电子诉讼文书、电子公文、电子证据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.档案材料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造、损毁档案材料。3.对于重要案件或重大活动形成的档案材料，应实行跟踪收集，确保档案的连续性和完整性。4.电子档案的收集应与纸质档案同步进行，确保电子文件的格式规范、元数据完整，并做好备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照一定的顺序排列。3.纸质档案应采用统一规格的档案盒、档案夹进行装订和存放，电子档案应按照电子档案管理系统的要求进行分类存储和命名。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。将文件材料按照顺序排列，采用线装或三孔一线的方法装订，去除金属物。填写档案盒封面、盒脊项目，并将装订好的档案装入档案盒。2.诉讼档案整理按照案件类别（刑事、民事、行政）年度案号进行分类。对每个案件的材料进行排序，一般顺序为立案材料、庭审笔录、证据材料、裁判文书等。编写页码，填写卷内目录、备考表等。采用卷皮装订的方式，将案件档案装订成册，并装入档案盒。3.电子档案整理按照档案类别和保管期限进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名，命名规则应体现文件的年度、类别、文号等关键信息。完善电子文件的元数据，包括文件的题名、日期、作者、来源等，确保元数据准确、完整。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。四、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，确保档案保管环境适宜。3.档案库房应与办公区域相对独立，设置门禁系统，严格限制无关人员进入。（二）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序存放于档案密集架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于后续的鉴定和管理。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并建立异地灾备系统，确保数据安全。（三）保管期限划分1.永久保管的档案本院制定的重要规章制度、长期规划、年度总结等文件材料。具有重大历史意义和研究价值的案件档案。涉及本院重大事件、重要活动的声像档案。上级机关颁发的属于本院主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。2.定期保管的档案一般诉讼案件档案保管期限为30年。执行案件档案保管期限为30年。行政管理档案中一般性文件材料保管期限为10年或30年，具体根据文件性质和重要程度确定。（四）档案保管检查1.档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，每月至少进行一次库房巡查，每季度进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的存放状况、保管环境、设施设备运行情况等，发现问题及时记录并采取措施整改。3.对检查中发现的档案损坏、霉变、虫蛀等情况，应及时进行修复和处理，确保档案安全。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各业务部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限表，结合档案的实际内容和利用价值，对档案进行鉴定。2.对于仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.鉴定档案时，应重点审查档案的内容是否涉及国家机密、个人隐私，是否对法院工作具有重要参考价值等。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将档案清单提交档案鉴定工作小组，鉴定工作小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对于拟销毁的档案，应填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息，经档案管理部门负责人审核，报分管院领导批准。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，应在档案管理部门指定的地点，由两名以上工作人员负责监销。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁审批表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。六、档案利用（一）利用范围1.本院各部门工作人员因工作需要查阅、借阅档案。例如，审判人员查阅案件档案用于案件复查、质量评查；执行人员查阅执行档案了解案件执行情况；综合行政人员查阅行政管理档案获取相关信息等。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅本院档案。如上级机关检查工作、其他法院进行业务交流等。3.当事人及其代理人按照法律规定查阅、复制相关诉讼档案。（二）利用方式1.查阅本院工作人员可直接到档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备。查阅时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称及用途等信息。外单位查阅档案，需提前提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅档案范围等，经本院分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好登记。当事人及其代理人查阅诉讼档案，应按照法律规定提交查阅申请，经案件承办部门负责人同意后，到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理部门应按照规定提供查阅服务，并做好记录。2.借阅本院工作人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、数量、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。外单位借阅档案，原则上不予办理。如因特殊情况确需借阅，应经本院院长批准，并按照规定办理借阅手续，严格限定借阅范围和期限。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括利用时间、利用人姓名、部门、利用档案名称、数量、利用目的、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计。（四）利用监督档案管理部门应对档案利用情况进行监督，确保档案利用符合规定。如发现利用人有违反档案管理规定的行为，应及时制止并报告相关部门。同时，应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案信息的数字化存储，将本院各类档案逐步转化为电子档案，建立电子档案数据库。2.建立功能完善的电子档案管理系统，实现档案的在线检索、借阅审批、利用统计等功能，提高档案管理效率和利用水平。3.实现档案信息资源的共享，为本院各部门及相关单位提供便捷的档案信息服务。（二）数字化流程1.档案扫描按照档案整理要求，对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理部门规定，确保扫描图像清晰可读。扫描过程中，应做好图像的命名、存储等工作，保证图像与纸质档案一一对应。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。同时，对图像进行格式转换，统一存储为符合电子档案管理系统要求的格式。3.数据挂接将处理后的电子图像与对应的纸质档案进行数据挂接，建立电子档案与纸质档案的关联关系。同时，录入档案的元数据信息，如题名、日期、作者、来源等，确保电子档案信息完整。4.存储备份将数字化后的电子档案存储到专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。（三）电子档案管理系统功能1.档案录入与管理支持档案管理人员录入各类档案信息，包括档案的基本信息、元数据、图像等，并对档案进行分类、编号、编目等管理操作。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案题名、年度、保管期限、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅审批实现档案借阅申请的在线提交、审批功能，档案管理部门可通过系统及时审批借阅申请，并记录借阅情况。4.利用统计对档案利用情况进行统计分析，生成各类统计报表，如档案查阅人次、借阅次数、利用档案类别等，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理设置用户权限管理功能，不同用户根据其工作需要具有不同的操作权限，确保档案信息安全。同时，对系统进行安全防护，防止数据泄露、非法入侵等情况发生。（四）信息化安全保障1.建立健全电子档案安全管理制度，明确系统管理员、档案管理人员等的安全职