物业合同档案管理制度

PAGE物业合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司物业合同档案管理，确保物业合同档案的完整、准确、安全和有效利用，提高公司物业管理工作的规范化和科学化水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有物业合同档案的管理，包括但不限于物业服务合同、租赁合同、维修合同、采购合同等与物业管理相关的各类合同档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：物业合同档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行过程中的各项内容，保证档案信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保合同档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业合同档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理物业合同档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。3.对物业合同档案进行分类、编号、编目等，建立档案检索系统，方便档案的查找和利用。4.定期对物业合同档案进行清查、核对，确保档案的完整和准确。5.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的合同档案，严格按照保密规定进行管理。（二）合同签订部门职责1.负责本部门物业合同的起草、审核、签订等工作，并及时将合同原件及相关资料移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好合同档案的整理、归档等工作，提供必要的档案信息。3.在合同履行过程中，及时将合同变更、补充、终止等情况通知档案管理部门，确保档案信息的及时更新。（三）合同履行部门职责1.负责物业合同的具体履行工作，按照合同约定提供服务或完成相关任务。2.及时向档案管理部门反馈合同履行过程中的问题和情况，协助做好合同档案的管理工作。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.物业服务合同：包括与业主委员会或业主签订的各类物业服务合同，明确服务内容、服务标准、服务费用、服务期限等条款。2.租赁合同：与租户签订的房屋租赁合同、场地租赁合同等，涵盖租赁物的基本情况、租赁期限、租金及支付方式、租赁用途等内容。3.维修合同：与维修单位签订的各类物业设施设备维修合同，包括维修项目、维修费用、维修期限、质量要求等。4.采购合同：与供应商签订的物业用品采购合同、设备采购合同等，涉及采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间等信息。5.其他与物业管理相关的合同：如保洁服务合同、绿化养护合同、保安服务合同等。（二）收集要求1.合同签订部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同原件及相关资料移交档案管理部门。相关资料包括合同审批表、合同变更记录、补充协议、验收报告、结算凭证等。2.移交的合同应内容完整、手续齐全，字迹清晰，签字盖章完备。3.对于电子合同，应确保电子文件的真实性、完整性和可读性，并按照规定进行备份和存储。（三）整理方法1.分类：按照合同的性质、用途等进行分类，如分为物业服务合同类、租赁合同类、维修合同类等。2.编号：为每一份合同编制唯一对应的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号格式为：[年份][合同类别代码][流水号]，例如：2023WY001表示2023年签订的物业服务合同第1号。3.编目：编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同期限、合同金额、对方单位名称、合同内容摘要等信息。4.装订：将合同原件及相关资料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。对于纸张较多的合同，可以采用活页夹或档案盒进行装订。四、合同档案的归档与保管(一)归档要求1.档案管理部门应按照整理好的合同档案，及时进行归档，将档案存入专用的档案柜或档案库房。2.归档的合同档案应按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.对于重要的合同档案，应建立副本或复印件，分别存放于不同的地点，以防止档案原件损坏或丢失。(二)保管期限1.物业合同档案的保管期限根据合同的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性的合同，如金额较小的采购合同、临时性的服务合同等。中期保管期限为[X]年，主要包括一些重要的合同，如物业服务合同、租赁合同等。长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有长期法律效力的合同，如土地租赁合同、大型设备采购合同等。2.保管期限届满后，档案管理部门应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全和有效利用。(三)保管措施1.档案库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件，确保档案的安全保存。2.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，并定期进行检查和维护。3.对档案进行定期盘点，每年至少进行一次全面清查，核对档案的数量、内容和保管情况，发现问题及时处理。4.采用电子存储方式保存的合同档案，应定期进行备份，并存储于不同的介质和地点，防止数据丢失。五、合同档案的查阅与借阅(一)查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表的要求，提供相应的合同档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。(二)借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.档案管理部门应按照申请表的要求，提供相应的合同档案，并办理借阅登记手续。借阅登记手续应包括借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间、档案编号、档案名称等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期间如发现档案丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。5.借阅人员归还合同档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。如发现问题，应及时查明原因，并要求借阅人员予以处理。六、合同档案的保密与安全(一)保密措施1.档案管理部门应建立健全合同档案保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的合同档案，应采取加密存储、专人保管等措施，严格限制查阅和借阅范围。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案内容。在工作中接触到敏感信息的人员，应签订保密协议，明确保密义务和违约责任。4.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入档案库房。(二)安全防范1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。2.加强对档案库房的安全检查，及时发现和消除安全隐患。对档案存储设备、消防设施等进行定期维护和保养，确保其正常运行。3.如发生档案丢失、损坏、泄露等安全事故，档案管理部门应立即采取措施进行处理，并及时向上级领导报告。同时，应配合有关部门进行调查，查明原因，追究相关人员的责任。七、合同档案的信息化管理(一)信息化建设目标1.建立物业合同档案信息化管理系统，实现合同档案的电子化存储、检索、查阅、借阅等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，对合同档案进行动态管理和数据分析利用，为公司物业管理决策提供支持。(二)信息化管理系统功能1.合同档案录入：将合同档案的基本信息、内容摘要等录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。2.检索查询：提供多种检索方式，如按合同编号、合同名称名、签订日期、对方单位名称等进行检索，方便快速查找合同档案。3.查阅借阅管理：实现网上查阅借阅申请、审批、登记等功能，提高查阅借阅工作效率，同时便于跟踪管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，对合同档案的查阅借阅进行分级授权，确保档案信息安全。5.数据统计分析：对合同档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司物业管理决策提供数据支持。(三)信息化管理系统维护1.定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。2.建立数据备份制度，定期对合同档案数据进行备份，并存储于不同的介质和地点，防止数据丢失。3.加强对系统操作人员的培训，提高其操作技能和安全意识，确保系统的正常运行。八、合同档案的鉴定与销毁(一)鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限届满的合同档案进行鉴定，确定是否需要继续保存。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对合同档案进行逐一审查。3.鉴定小组应根据合同档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断是否需要继续保存。对于不再具有保存价值的合同档案，应提出销毁意见。(二)销毁程序1.经鉴定需要销毁的合同档案，应填写《合同档案销毁申请表》，注明档案编号、档案名称、销毁原因、销毁时间等信息，经档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可进行销毁。2.销毁合同档案