档案局外出报告制度

PAGE档案局外出报告制度一、总则（一）目的为加强档案局工作人员外出管理，确保工作的正常运转，提高工作效率，保障档案安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员。（三）基本原则1.严格审批原则。外出必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自外出。2.工作优先原则。外出安排应优先保障档案工作的正常开展，避免因人员外出影响工作进度。3.安全保障原则。外出期间要确保档案安全，遵守相关安全规定，做好防范措施。二、外出审批流程（一）填写申请表1.工作人员因工作需要外出，应提前填写《档案局工作人员外出申请表》（以下简称“申请表”）。2.申请表应详细注明外出事由、外出时间、目的地、联系方式等信息。（二）部门负责人审批1.申请表填写完毕后，交所在部门负责人审批。2.部门负责人应根据工作实际情况，对申请进行审核，签署意见。如同意外出，应明确外出期间的工作安排和要求。（三）分管领导审批1.经部门负责人审批同意后，申请表报分管领导审批。2.分管领导应综合考虑工作整体情况，对申请进行最终审批。如外出涉及重要档案工作或对工作有较大影响的，应进行充分评估后再行审批。（四）审批结果通知1.申请表经审批通过后，由办公室将审批结果通知申请人。2.如审批未通过，应向申请人说明原因。三、外出期间工作安排（一）工作交接1.外出人员应在离开前与相关同事进行工作交接。2.交接内容包括正在办理的档案业务、重要档案资料的存放位置、未完成工作的进展情况及后续工作要求等。3.交接双方应填写《工作交接清单》，签字确认。（二）远程办公1.如因工作需要，外出人员可通过远程办公方式处理部分工作。2.远程办公应确保网络安全，遵守档案局网络安全相关规定。3.外出人员应定期与单位保持联系，汇报工作进展情况。（三）紧急情况处理1.外出期间如遇紧急情况，涉及档案工作的，应及时与单位取得联系，听从单位统一指挥。2.外出人员应根据紧急情况的性质和严重程度，采取相应的应急措施，确保档案安全和工作不受重大影响。四、档案安全保障（一）携带档案规定1.因工作需要确需携带档案外出的，应严格按照档案管理规定办理相关手续。2.携带档案外出必须两人以上同行，并采取必要的安全防护措施，确保档案安全。3.档案携带人应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、丢失档案。（二）存放安全1.外出期间，如档案需临时存放，应选择安全可靠的场所。2.存放场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，确保档案安全。3.档案存放后，应定期检查档案存放情况，发现问题及时处理。（三）返回后检查1.外出人员返回单位后，应及时对携带的档案进行检查。2.检查内容包括档案数量、完整性、保密性等方面。3.如发现档案有异常情况，应立即报告，并采取相应的补救措施。五、纪律要求（一）遵守规定1.外出人员应严格遵守本制度及国家有关法律法规和档案局的各项规章制度。2.不得擅自变更外出时间、地点和事由。（二）保持联络1.外出人员应保持手机等通讯工具畅通，确保能够及时接收单位的工作指令和信息。2.如通讯方式发生变化，应及时告知单位办公室。（三）廉洁自律1.外出人员应严格遵守廉洁自律规定，不得利用外出之机谋取私利。2.不得接受与工作无关的礼品、宴请等。六、监督与考核（一）监督检查1.办公室负责对工作人员外出情况进行监督检查。2.监督检查内容包括外出审批手续是否齐全、工作安排是否合理、档案安全是否得到保障等。（二）违规处理1.对违反本制度的外出人员，视情节轻重给予批评教育、警告、通报批评等处理。2.如因违规外出导致档案丢失、损坏或工作延误等重大损失的，将依法依规追究相关人员的责任。（三）考核评价1.工作人员外出情况纳入个人年度考核内容。2.考核结果作为评先评