食品协会档案管理制度

PAGE食品协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强食品协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在协会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于食品协会各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则协会档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和移交，确保档案管理工作的规范和有序。2.真实完整原则档案应如实反映协会工作活动的全过程，保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的保管、检索和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善协会档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理协会各类档案，包括文书档案、业务档案、财务档案、人事档案、声像档案、电子档案等。3.对各部门档案工作进行监督、指导和检查，定期开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用等工作，为协会各项工作提供档案信息支持。5.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存储。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，及时提供本部门相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与协会工作相关的文件材料，包括指示、通知、规定、办法等。2.协会制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、决议、决定等文件材料。3.协会组织的各类会议、活动、培训、调研等形成的文件材料，如会议通知、议程、纪要、活动方案、培训教材、调研报告等。4.协会开展业务工作过程中产生的文件材料，如项目申报书、合同协议、检验检测报告、认证文件、技术资料、会员信息等。5.协会财务工作中形成的文件材料，如财务预算、决算、报表、凭证、审计报告等。6.协会人事工作中形成的文件材料，如人员招聘、录用、考核、晋升、奖惩等相关文件。7.协会对外宣传、交流活动中形成的文件材料，如宣传资料、新闻稿件、交流合作协议等。8.协会获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的相关材料，如证书复印件、照片等。9.协会工作人员在工作中形成的具有保存价值的个人业务资料、工作笔记等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集到本部门。2.收集的文件材料应保持其真实性和原始性，不得擅自涂改、剪裁、拼凑或伪造。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。4.各部门应定期将收集的文件材料进行整理，按照一定的分类标准进行初步分类，便于移交综合档案室。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度划分以文件形成的自然年度为准；保管期限分为永久、定期（30年、10年）；机构（问题）根据协会内部机构设置或文件内容所涉及的问题进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、责任者、日期、文号、页数、保管期限等项目，编制归档文件目录。将每份文件按照顺序排列，装入档案盒，并在档案盒封面和脊背上填写相关信息。2.业务档案根据业务工作的特点和流程，按照项目类别、时间顺序等进行分类。对每个项目的文件材料进行整理，包括项目申报材料、立项批复、合同协议、实施过程中的各类文件、验收报告等，按照文件形成的先后顺序排列，编制项目档案目录。对于项目档案中的图纸、图表、照片等特殊载体材料，应进行单独整理，并注明与文字材料的对应关系。3.财务档案按照会计年度进行分类，分为会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等类别。对会计凭证进行装订，每本凭证应加具封面，注明年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等信息。会计账簿、财务报表、审计报告等应按照顺序整理，编制档案目录。4.人事档案按照干部人事档案管理的相关规定进行整理，分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等十大类。对每份材料进行编号、编目，填写材料名称、形成时间、责任者等信息，按照档案管理要求进行装订成册。5.声像档案按照载体形式分为照片、录音带、录像带等类别。照片档案应进行编号、编目，注明照片题名、拍摄时间、地点、人物、背景等信息，并按照一定的顺序排列，制作照片档案册。录音带、录像带应注明录制时间、内容、录制人等信息，按照编号顺序存放，并制作相应的目录。6.电子档案按照文件类型、年度、保管期限等进行分类存储。对电子文件进行命名，确保文件名能够准确反映文件内容和性质，并建立相应的电子文件目录。定期对电子档案进行备份，存储在不同的介质上，并注明备份时间、内容等信息。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合协会工作实际，对档案进行科学鉴定。2.从档案的真实性、完整性、系统性、准确性和实用性等方面进行综合考量，确定档案的保存价值。3.鉴定工作应坚持全面审查、客观公正、严格把关的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）保管期限划分1.永久保管协会制定的具有长远指导意义和历史价值的规章制度、章程、发展规划等文件材料。协会重要会议形成的决议、决定、纪要等具有权威性和指导性的文件。协会获得的省部级以上荣誉称号、奖励的相关文件材料。协会涉及重大权益、重大事件、重大项目的文件材料，如重大合同协议、重大项目的立项批复、验收报告等。协会财务决算、审计报告等反映协会财务状况和经济活动的重要文件。协会人事档案中的履历材料、自传材料、鉴定考核材料等重要个人档案。2.定期保管保管期限为30年的档案协会一般性会议形成的文件材料，如会议通知、议程、纪要等。协会年度工作计划、总结、报告等文件材料。协会开展业务工作过程中形成的一般性项目文件，如项目申报书、合同协议、实施过程中的一般性文件等。协会财务预算、会计凭证、会计账簿等财务文件材料。协会人事档案中的学历学位材料、党团材料、工资任免材料等。保管期限为10年的档案协会临时性工作形成的文件材料，如临时性活动方案、通知等。协会一般性的业务往来信函、简报等文件材料。协会人事档案中的奖励材料、处分材料等。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。2.鉴定小组按照鉴定原则和保管期限划分标准，对已整理好的档案进行逐卷、逐件鉴定。3.对档案的保存价值存在争议的，鉴定小组应进行充分讨论，必要时可征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确无误。4.鉴定小组根据鉴定结果，填写档案鉴定意见书，注明档案的保管期限、销毁意见等，并由鉴定小组成员签字确认。五、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择干燥、通风良好、防火、防潮、防虫、防盗的房间，面积应满足协会档案存储的需求。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防磁柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药等，确保档案的安全存储。3.档案库房应设置专门的整理区、查阅区和办公区，保持库房内整洁、有序。（二）档案上架与存放1.按照档案分类方案，将整理好的档案上架存放。档案应排列整齐，便于查找和利用。2.不同保管期限、不同门类的档案应分开存放，并在档案架上标明类别、年度、保管期限等信息。3.对于特殊载体档案，如照片、录音带、录像带、电子档案等，应按照相应的保管要求进行存放，并采取必要的保护措施，防止损坏和丢失。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责，严格遵守库房管理规定。2.定期对库房进行检查，包括温湿度检查、防火防盗检查、防虫防霉检查等，发现问题及时处理。3.保持库房内清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、害虫等对档案造成损害。4.严格控制库房的出入，非库房管理人员未经允许不得进入库房。因工作需要进入库房的，应办理登记手续，并在库房管理人员的陪同下进行操作。六、档案的检索与利用（一）检索工具建设1.建立完善的档案检索体系，编制多种检索工具，如档案目录、全宗指南、专题索引、电子检索系统等，方便档案的查找和利用。2.档案目录应包括档案的题名、责任者、日期、文号、保管期限等信息，按照分类顺序进行编排，便于快速检索。3.全宗指南应介绍协会的基本情况、档案的形成历史、档案的内容和成分等，为利用者提供全面的档案信息。4.专题索引应根据协会工作需要，将相关专题的档案信息进行集中编排，便于利用者查找特定专题的档案。5.电子检索系统应具备强大的检索功能，能够实现对档案全文或部分字段的快速检索，并提供多种检索方式，如题名检索、责任者检索、日期检索等。（二）利用服务1.建立档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和要求。2.协会内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。3.查阅档案时，应在指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容的，应经综合档案室负责人批准，并按照规定进行登记。4.外单位人员因工作需要查阅协会档案的，应持有单位介绍信，经协会分管领导批准后，方可查阅。查阅档案时，应严格遵守档案利用规定，不得泄露档案内容。5.综合档案室应积极主动地为利用者提供档案信息服务，根据利用者的需求，及时准确地提供相关档案资料，并做好利用登记工作。七、档案数字化管理（一）数字化规划1.制定档案数字化工作计划，明确数字化的目标、范围、内容、步骤和时间安排。2.根据协会档案管理的实际情况，确定数字化档案的优先顺序，优先对利用率高、重要性强的档案进行数字化。3.建立数字化工作流程，包括档案扫描、图像处理、数据挂接、存储备份等环节，确保数字化工作的规范和质量。（二）数字化实施1.档案扫描选择专业的扫描设备和软件，确保扫描图像清晰、完整、不失真。按照档案整理顺序进行扫描，扫描分辨率应符合档案数字化存储要求，一般不低于200dpi。对扫描图像进行命名，确保文件名能够准确反映档案内容和性质，并建立相应的索引目录。2.图像处理对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量符合要求。对图像进行格式转换，统一存储为常见的图像格式，如JPEG或TIFF等。3.数据挂接将数字化图像与相应的档案目录信息进行挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系。确保数字化档案信息的准确性和完整性，与纸质档案内容一致。4.存储备份将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。建立数字化档案存储管理制度，对存储设备进行定期检查和维护，防止数据丢失和损坏。（三）数字化档案利用1.建立数字化档案利用系统，实现数字化档案的在线查阅、下载、打印等功能。2.利用者可以通过协会内部网络或指定的访问平台，按照权限查阅数字化档案。3.加强数字化档案的安全管理，设置用户权限，防止数字化档案信息的非法访问和泄露。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，包括档案数量统计报表、档案利用情况统计报表等，并报送综合档案室负责人。3.综合档案室应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.各部门应按照档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交综合档案室。移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.综合档案室应认真核对移交的档案清单，确保档案数量准确、质量合格。对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行整改。3.档案移交后，应按照档案管理要求进行整理、编目和上架存放，并更新档案管理系统中的相关信息。九、档案的销毁（一）销毁范围1.已到保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定小组鉴定确认需要销毁的档案。3.重复、多余或不完整的档案。（二）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细列出