孵化器档案管理制度

PAGE孵化器档案管理制度一、总则（一）目的为加强孵化器档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在孵化器运营、企业服务、决策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本孵化器内各部门、入驻企业以及与孵化器业务相关的各类活动所形成的档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指在孵化器运营管理、企业孵化服务、技术研发、商务合作、行政管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则孵化器档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映孵化器各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集和保存与孵化器业务相关的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率，为孵化器的发展提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理办公室，配备专业的档案管理人员，负责孵化器档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善孵化器档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案基础工作，确保档案的完整、准确和系统。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.开展档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高孵化器全体员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门以及其他相关单位的档案业务联系与交流。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类档案包括孵化器设立、变更、注销等相关文件，行政管理部门的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.企业孵化服务类档案涵盖企业入驻申请、评审资料、孵化协议、服务记录、企业发展报告等与企业孵化全过程相关的文件。3.技术研发类档案涉及孵化器内开展的各类科研项目资料，包括项目申报书、研究方案、实验数据、技术报告、专利申请文件等。4.商务合作类档案包含与外部机构、企业的合作协议、合作项目资料、商务洽谈记录、市场调研报告等。5.财务类档案如财务预算与决算报告、会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关文件。6.人事类档案员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等人事管理方面的文件。7.声像类档案记录孵化器重要活动、会议、科研成果展示等的照片、录音、录像等资料。8.实物类档案具有保存价值的奖杯、证书、牌匾、模型等实物。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行单独编号。编号由字母和数字组成，字母代表档案类别，数字为流水号。例如：行政管理类档案编号为XG001，企业孵化服务类档案编号为FH001等。2.对于同一类档案中的不同保管期限或不同年度的档案，在编号后可增加相应的标识进行区分。如：长期保存的行政管理类档案编号为XG001（长），2020年度的企业孵化服务类档案编号为FH001（2020）。四、档案收集与整理（一）收集范围1.孵化器各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.入驻企业提交的各类申请材料、报告、合同、协议等。3.孵化器组织或参与的各类会议、活动、培训等形成的文件、记录、照片、录像等。4.对外合作项目的相关文件、资料、成果等。5.财务、人事等方面的原始凭证、报表、文件等。6.其他与孵化器业务相关的具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案材料移交档案管理部门。2.入驻企业应按照孵化器的规定，定期向档案管理部门提交相关档案材料，确保企业档案的完整性。3.对于重要活动、会议等形成的档案材料，相关部门应在活动结束后及时整理并移交档案管理部门，确保档案的时效性。4.档案收集过程中，应注意收集文件的原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.档案管理部门收到档案材料后，按照档案分类标准进行分类。2.对每一类档案进行编号，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、来源等信息。3.对每份档案材料进行整理，去除无关的附件，确保档案内容的简洁明了。对于纸张较大的文件，应进行折叠或裁剪，使其规格统一。4.按照档案装订要求，对档案材料进行装订，确保档案的整齐牢固。装订时应注意保持文件的顺序，避免错页、漏页。5.对于声像类档案和实物类档案，应进行单独整理和编号，并建立相应的目录和说明。声像类档案应注明拍摄时间、地点、内容等信息，实物类档案应注明来源、保存意义等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等设施，定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，并设置明显的标识牌，便于档案的查找和管理。（二）保管期限1.根据档案的重要程度、形成规律和利用价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括孵化器设立、变更、注销等重要文件，涉及重大权益、重要资产的文件，以及具有历史研究价值的档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括一般性的行政管理文件、企业孵化服务档案、技术研发档案、商务合作档案等。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括临时性的文件、一般性的事务性档案等。（三）档案保管要求1.档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和内容准确无误。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应的措施。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。5.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.严格按照档案利用审批程序进行操作，未经批准不得擅自查阅、借阅、复制档案。（二）利用范围1.孵化器内部各部门因工作需要查阅档案。2.入驻企业因自身发展需要查阅与本企业相关的档案。3.外部单位因合作、调研、审计等需要查阅孵化器档案，但须经孵化器批准，并按照规定办理相关手续。（三）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保利用者能够正确查阅档案。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、用途、复制内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门应按照规定的程序进行复制，并对复制件进行核对和登记。复制件应加盖档案管理部门印章，注明“复制件”字样，与原件具有同等效力。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用档案名称及编号、利用方式、归还时间等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经档案鉴定小组审核同意后，予以销毁。3.对仍有一定保存价值，但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报孵化器负责人审批。3.经批准后，档案管理部门指定专人负责档案销毁工作。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。监销人员应在销毁现场对销毁情况进行监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为孵化器的发展提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合孵化器档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的在线录入、查询、借阅、审批、统计分析等功能。3.数据安全管理建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规范进行档案管理工作。