征迁档案管理制度及流程

PAGE征迁档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强征迁档案管理，确保征迁档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在征迁工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在征迁工作中形成的各类档案的管理，包括但不限于征迁项目规划文件、拆迁协议、补偿记录、安置方案、相关会议纪要等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：征迁档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映征迁工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、利用和开发。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定征迁档案管理的具体办法和操作规程。2.负责征迁档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全征迁档案管理台账，及时记录档案的收进、移出、保管等情况。4.对征迁档案进行分类、编号、编目，编制检索工具，方便档案的查询和利用。5.定期对征迁档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。6.按照规定向有关部门和单位提供征迁档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.组织开展征迁档案管理的业务培训和宣传工作提高档案管理人员的业务水平和全员的档案意识。8.参与征迁项目的验收工作，对档案资料的完整性和准确性进行审核。（二）各部门职责1.负责本部门在征迁工作中形成的文件材料的收集、整理和移交工作，确保文件材料的齐全、完整。2.配合档案管理部门做好征迁档案的整理、归档和利用等工作，及时提供所需的档案资料。3.对本部门保管的征迁档案进行定期自查，发现问题及时整改，并向档案管理部门报告。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责征迁档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档上架、保管、借阅登记等。3.熟悉征迁档案的内容和分类体系，熟练掌握档案检索工具的使用方法，能够快速准确地为利用者提供档案信息。4.严格遵守档案安全保密制度，确保档案的安全和保密。对档案管理过程中发现的问题及时报告并采取相应措施。5.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身的业务素质和工作能力。6.做好档案管理的各项统计工作，及时准确地填报档案统计报表。三、档案收集（一）收集范围1.征迁项目前期准备阶段形成的文件材料，如项目立项批复、规划选址意见书、土地预审意见、环境影响评价报告等。2.征迁过程中形成的各类文件材料，包括拆迁公告、拆迁许可证、拆迁补偿安置方案、拆迁协议、评估报告、测绘资料、权属证明、居民身份证复印件、户口本复印件等。3.征迁安置阶段形成的文件材料，如安置房源信息、安置协议、回迁记录、结算凭证等。4.征迁工作中召开的各类会议形成的会议纪要、决议、记录等。5.与征迁工作相关的其他文件材料，如信访处理记录、媒体报道、上级领导的批示等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续齐全。3.对收集到的文件材料应进行初步整理，按照文件的形成时间、类别等进行分类，剔除重复、无用的文件。4.各部门应定期将收集整理好的文件材料移交档案管理部门，移交时应填写《征迁档案移交清单》，双方签字确认。四、档案整理（一）分类标准征迁档案按照以下类别进行分类：1.项目前期文件：包括项目立项、规划、土地、环保等方面的文件。2.拆迁文件：包括拆迁公告、拆迁许可证、拆迁补偿安置方案、拆迁协议等。3.评估测绘文件：包括评估报告、测绘资料等。4.安置文件：包括安置房源信息、安置协议、回迁记录等。5.会议文件：包括征迁工作中召开的各类会议纪要、决议等。6.其他文件：包括信访处理记录、媒体报道、上级领导批示等。（二）编号规则档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类标准，用两位大写英文字母表示，如“XQ”表示项目前期文件，“CQ”表示拆迁文件等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字表示，如“0001”“0002”等。例如，一份2023年形成的拆迁协议档案编号为“2023CQ0001”。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.题名应准确反映档案的主要内容，语言简洁明了。3.日期应填写档案形成的具体年月日。4.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，分为永久、长期、短期三种，具体划分标准按照国家有关规定执行。5.密级根据档案内容涉及的机密程度，分为绝密、机密、秘密三种，应严格按照保密规定进行标注。（四）装订要求1.对纸张规格不一致、破损的文件材料应进行修整或复制，使其规格统一、整齐完好。2.装订应采用线装或胶装方式，确保文件材料牢固、整齐，便于翻阅和保管。3.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。五、档案归档（一）归档时间各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内移交档案管理部门归档。档案管理部门应在收到移交的档案材料后的[X]个工作日内完成整理、编目和上架归档工作。（二）归档流程1.档案管理人员对移交的档案材料进行核对，检查档案材料是否齐全、完整，编号、编目是否准确。2.对符合要求的档案材料进行分类、装订，按照编号顺序排列上架。3.将档案的相关信息录入档案管理系统，建立电子档案目录，实现档案的信息化管理。4.在档案管理台账上登记档案的归档日期、编号、题名、保管期限等信息。六、档案保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.按照档案的类别、保管期限、密级等进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和盘点，检查档案的保管状况，如是否有破损、褪色、霉变等情况，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，并定期进行检查和更新，确保电子档案的安全和完整。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，湿度应保持在[X]%[X]%之间。5.档案库房应配备专人管理，无关人员不得擅自进入。管理人员应定期对库房进行清洁和消毒，保持库房环境整洁。七、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅征迁档案。2.上级主管部门、政府有关部门因工作需要查阅征迁档案。3.司法机关、律师因办案需要查阅征迁档案。4.征迁涉及的相关单位和个人因合理需求查阅征迁档案，但需按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本公司/组织内部工作人员查阅档案，需填写《征迁档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级主管部门、政府有关部门查阅档案，需出具单位介绍信，并填写《征迁档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核同意后查阅。3.司法机关、律师查阅档案，需出具相关法律文书，并填写《征迁档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核同意后查阅。4.征迁涉及的相关单位和个人查阅档案，需提供有效身份证明，并填写《征迁档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核同意后查阅。查阅涉及个人隐私的档案，需经档案管理部门负责人批准，并严格按照保密规定进行查阅。（三）利用方式1.档案管理人员应根据利用者提出的查阅要求，提供相应的档案资料，并在指定地点进行查阅。2.查阅档案时，利用者不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案内容。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。3.档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、查阅日期、查阅内容、归还日期等信息。4.利用者查阅档案完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、实事求是、慎重处理的原则，对档案的保存价值进行科学评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组组长由档案管理部门负责人担任，成员包括各相关部门的业务骨干。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.对保管期限已满的档案进行鉴定，根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.对涉及重要历史事件、重大决策、关键技术等具有重要保存价值的档案，应延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核同意后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门编制《征迁档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.将《征迁档案销毁清册》报公司/组织主