水利技术档案管理制度

PAGE水利技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司水利技术档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水利工程建设、运行管理、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与水利技术相关的档案管理工作，包括水利工程项目规划、设计、施工、运行维护等过程中形成的各类文件、资料、图表、数据等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对水利技术档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映水利工程建设和运行管理的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理水利技术档案，确保涵盖工程建设和运行管理的各个环节，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便公司内部各部门及相关人员查阅和使用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司水利技术档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管公司水利技术档案，确保档案的质量和安全。3.建立健全档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交工作。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训和宣传工作。（二）项目部门职责1.负责本部门在水利工程项目建设和运行管理过程中形成档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确本部门档案管理人员，负责档案管理的具体工作，确保档案资料的及时收集和完整归档。3.在项目实施过程中，严格按照档案管理要求，规范文件资料的形成、积累和整理工作，保证档案质量。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁、利用等工作，并提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉水利行业业务。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，维护档案的安全和完整。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质，适应档案管理工作的发展需要。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水利工程项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案等。2.工程设计文件，如初步设计、施工图设计、设计变更文件等。3.工程施工文件，涵盖施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.工程监理文件，包括监理规划、监理实施细则监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.工程竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。6.工程运行维护文件，包括运行记录、维护计划、维修报告、水质监测数据等。7.水利技术研究与创新文件，如科研项目立项报告、研究成果报告、技术专利文件等。8.其他与水利技术相关的文件资料，如上级主管部门的文件、会议纪要与本公司有关的合同协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案管理要求。3.对重要的档案资料，应进行备份保存，防止原始资料丢失或损坏。4.在项目建设和运行过程中，应及时收集各类档案资料，不得积压或拖延，确保档案资料与项目进度同步。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照水利工程项目的阶段和类别进行分类整理，同一项目的档案应集中整理，不同项目的档案应分别整理。3.采用统一的分类标准和编号方法，确保档案分类清晰、编号唯一，便于检索和管理。（四）整理方法1.分类按照水利工程项目前期、设计、施工、监理、竣工验收、运行维护等阶段进行一级分类。在每个一级分类下，再根据文件的性质和内容进行二级分类，如施工文件可分为施工管理、施工技术、质量检验等类别。2.编号档案编号应具有唯一性和系统性，采用“项目代码+分类代码+流水号”的方式进行编号。项目代码按照公司规定的项目编号规则编制，分类代码根据档案分类标准确定，流水号按照档案形成的先后顺序依次编排。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号等内容。案卷题名应准确概括档案的主要内容，简明扼要，能够反映档案的主题和特征。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。装订应保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，用于存放水利技术档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，满足档案保管的环境要求。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，对重要的档案资料应同时保存纸质和电子版本，确保档案信息的安全和完整。2.纸质档案应按照分类和编号顺序排列，存放在档案密集架上，便于查找和管理。3.电子档案应进行备份存储，存储介质应选用安全可靠的设备，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。电子档案应按照档案分类体系进行分类存储，建立相应的目录结构，便于检索和利用。（三）保管期限1.根据水利技术档案的重要性和利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括水利工程项目的立项审批文件、竣工验收文件、重大技术变更文件、涉及公司核心利益的合同协议等。长期保管的档案期限为10年以上，主要包括工程设计文件、施工技术文件、质量检验记录、运行维护记录等。短期保管的档案期限为110年，主要包括一般性的文件资料、会议纪要、工作简报等。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案的保管期限合理、准确。3.定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行评估，根据评估结果决定是否继续保管、销毁或延长保管期限。（四）档案的安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全管理，定期进行安全检查和维护，确保档案保管环境的安全可靠。2.严格档案借阅、查阅登记制度，对档案的借阅和查阅情况进行详细记录，防止档案丢失或泄密。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握安全防范技能，确保档案管理工作的安全运行。4.制定档案应急预案，应对可能发生的自然灾害、突发事件等情况，确保在紧急情况下能够迅速采取措施，保护档案的安全。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在水利工程建设、运行管理、技术创新等工作中需要查阅档案资料的。2.公司对外提供水利技术服务、参与项目投标、接受上级主管部门检查等需要提供档案资料作为证明的。3.科研机构、高校等单位因开展水利技术研究、学术交流等活动需要查阅公司档案资料的，但须经公司批准，并按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还日期等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。档案管理人员应对借阅的档案进行编号登记，并向借阅人发放档案借阅证，借阅人应妥善保管借阅证，按时归还档案。3.复制如需复制档案资料，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样，确保复制件与原件一致。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、国家安全等重要信息的档案资料，未经公司批准，不得对外提供或公开。2.借阅的档案不得擅自转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。3.复制的档案资料应按照规定的用途使用，不得用于其他非法目的。（四）利用反馈1.档案利用完毕后，利用人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。2.鼓励利用人员对档案利用情况进行反馈，提出改进档案管理工作的意见和建议，档案管理部门应认真对待利用人员的反馈，不断完善档案管理工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目部门负责人、专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行全面评估。已失去保存价值的档案，可考虑销毁；仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况决定是否延长保管期限。2.对涉及公司重大历史事件、重要业务活动、核心技术等方面的档案，应适当延长保管期限，确保档案的完整性和连续性。3.鉴定过程中，应严格遵循国家有关档案鉴定的规定和标准，确保鉴定结果的客观、公正。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、档号、数量、销毁原因等内容。2.《档案销毁申请表》经公司主管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.档案销毁后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。同时，应将销毁情况记录在档案销毁登记簿上，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的水利技术档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。2.通过信息化手段，对档案的收集、整理、保管、利用等环节进行全过程监控，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.实现档案信息资源的共享，为公司内部各部门及相关人员提供便捷的档案查阅和利用服务，促进水利技术的交流与合作。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应进行格式转换，统一存储为PDF格式。2.对电子档案进行规范化整理，按照档案分类体系建立电子目录结构，确保电子档案的分类准确、编号唯一、存储有序。3.在数字化处理过程中，应做好数据备份工作，防止数据丢失或损坏。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与存储实现档案信息的在线录入和批量导入功能，支持多种格式文件的上传，确保档案数据的快速、准确录入。档案数据应按照分类和编号规则进行存储，便于检索和管理。2.检索查询提供强大的检索查询功能，支持按档案名称、档号、关键词、分类等多种方式进行检索，能够快速定位所需档案信息。检索结果应显示档案的基本信息、存储位置、利用记录等内容。3.借阅管理实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节。系统应自动记录借阅信息，提醒借阅人按时归还档案，并对逾期未还的情况进行预警。4.权限管理设置不同的用户权限，根据用户的工作职责和需求，分配相应的档案查阅、借阅、修改等权限，确保档案信息的安全。权限管理应具备灵活的设置功能，能够根据公司组织架构和人员变动及时调整用户权限。5.统计分析对档案的利用情况、保管期限、分类分布等进行统计分析，生成各类统计报表和图表，为公司档案管理决策提供数据支持。统计分析功能应具备数据可视化展示功能，方便用户直观了解档案管理情况。6.安全管理建立完善的安全防护机制，保障档案信息化管理系统的安全稳定运行。系统应具备数据加密、用户认证、访问控制、数据备份与恢复等功能，防止档案信息泄露、篡改或丢失。（四）信息化管理维护1.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的功能完善、运行稳定。及时修复系