山西文书档案管理制度

PAGE山西文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强山西文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护历史真实面貌，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山西境内各级各类机关、团体、企事业单位及其他组织的文书档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：文书档案工作实行集中统一领导，由各单位档案管理部门归口管理本单位的文书档案。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映本单位各项工作活动。3.完整性原则：全面收集、整理本单位在工作活动中形成的各类文书档案，保持档案的有机联系。4.规范性原则：严格按照国家和行业相关标准、规范进行档案的整理、保管、利用等工作。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位文书档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位各类文书档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和完整性。3.建立健全档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施销毁工作。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.对本单位各部门的档案工作进行监督、指导和培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门文书材料的收集、整理和归档工作，确保归档材料的齐全、完整、准确。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并按照档案管理部门的要求及时移交档案。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，遵守档案查阅利用规定。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，保证档案质量。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和工作能力。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，确保档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报等。2.本单位形成的各类文件，如请示、报告、批复、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.下级机关的请示及本单位的批复。4.与其他单位签订的合同、协议、意向书等。5.本单位召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。6.本单位重要活动的相关文件、资料。7.反映本单位历史沿革、机构设置、人员编制等方面的文件。8.其他具有保存价值的文书材料。（二）收集要求1.各部门应及时将办理完毕的文书材料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理部门。2.收集的文书材料应字迹清晰、内容完整，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保其可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和查阅。（四）整理方法1.分类：文书档案一般按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度分类法：将档案按其形成年度进行划分。保管期限分类法：保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。机构（问题）分类法：按照本单位内部机构或问题对档案进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用全宗号年度保管期限流水号的形式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应详细记录案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息；卷内文件目录应记录文件编号、责任者、题名、日期、页号等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换或维修。（三）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管：反映本单位局部工作活动，在较短时间内对本单位工作有参考价值的档案，列为短期保管。（四）档案保管期限的变更与鉴定1.档案保管期限确定后，一般不得随意变更。如确需变更，应按照规定的程序进行审批。2.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组，对档案的保管期限进行审查，提出存毁意见。3.对已超过保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的，编制销毁清册，报经单位负责人批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。（五）档案的安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全检查，及时消除安全隐患。2.严格执行档案查阅利用登记制度，对查阅利用档案的人员进行身份验证和登记，防止档案丢失、泄密等情况发生。3.定期对档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保档案数据的安全。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作安全有序进行。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅本单位档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅本单位相关档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。查阅纸质档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房；查阅电子档案时，应使用档案管理部门提供的设备和软件，按照规定的操作流程进行。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期、份数等信息。（三）利用手续1.档案利用者应填写档案利用登记表，详细记录利用时间、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称及数量等信息。2.档案管理人员应对档案利用者的身份进行核实，确认无误后按照规定提供档案利用服务，并做好相关登记工作。3.档案利用结束后，档案利用者应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和利用范围。2.未经档案管理部门批准，任何单位和个人不得擅自公布档案内容。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的文书档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，提升档案服务水平。3.确保档案信息的安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换和存储，存储格式应便于长期保存和利用。2.数据录入：对扫描后的档案图像进行数据录入工作，包括文件编号、责任者、题名、日期、页号等信息，确保录入数据准确无误。3.挂接与存储：将录入的数据与扫描图像进行挂接，并存储到档案信息化管理系统中。存储应采用安全可靠的数据存储设备和存储方式，定期进行数据备份。（三）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入、修改、删除等功能。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理：对档案借阅进行在线申请、审批、登记等管理，跟踪借阅档案的归还情况。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和合理利用。5.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供依据。（四）信息安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止网络攻击和数据泄露。3.定期对档案信息化管理系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统安全稳定运行。4.对档案管理人员进行信息化安全培训教育，提高安全意识和防范能力。七、监督与检查（一）监督检查主体1.本单位内部审计部门负责对档案管理工作进行定期审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案管理工作的规范性和档案信息的安全性等。2.档案管理部门负责对本单位各部门的档案工作进行日常监督检查，及时发现和纠正存在问题。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用等环节是否符合规定要求。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、系统性等。3.档案信息化建设情况，包括数字化流程的规范性、信息化管理系统的运行情况等。4.档案安全管理情况，如档案库房的安全设施设备、档案的保密措施等。（三）检查方式与频率1.监督检查可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。2.定期检查每年至少进行一次，全面检查档案管理工作的各项情况；不定期抽查根据工作需要随时进行，重点检查档案管理中的薄弱环节和突出问题。