火电厂档案管理制度

PAGE火电厂档案管理制度一、总则（一）目的为加强火电厂档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于火电厂各部门、各岗位涉及档案形成、收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则火电厂档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案应如实反映火电厂各项活动的真实情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集和整理火电厂在建设、生产、经营等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案的系统性。5.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和行业标准，制定和完善火电厂档案管理制度。负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导各部门档案工作，开展档案业务培训和交流活动。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。明确专人负责档案管理工作，配合档案管理部门开展档案业务工作。严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转让档案。二、档案的形成与收集（一）档案形成1.火电厂在建设、生产、经营、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，均应纳入档案管理范围。2.各部门应明确档案形成的责任人，在工作过程中及时将形成的文件材料进行整理和归档。（二）收集范围1.工程建设档案项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。设计文件，如初步设计、施工图设计等。施工文件，包括施工组织设计、施工记录、工程变更等。监理文件，如监理规划、监理月报等。竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工图等。2.生产运行档案运行记录，如运行日志、设备运行参数记录等。检修文件，包括检修计划、检修记录单、设备检修报告等。设备档案，如设备台账、设备说明书、设备维护手册等。技术资料，如技术标准、操作规程、技术改造方案等。3.经营管理档案财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。合同档案，如采购合同,销售合同、租赁合同等。人力资源档案，如员工档案、考勤记录、培训档案等。行政管理档案，如会议纪要、工作计划、工作总结等。4.科研档案科研项目立项文件，包括项目申请书、立项批复等。科研实验记录、研究报告、成果鉴定文件等。5.其他档案声像档案，如照片、录音、录像等。电子档案，包括电子文件、数据库等。（三）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.对重要文件材料应进行备份，防止原件损坏或丢失。三、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.工程建设档案按项目阶段分类，分为项目前期、设计、施工、监理、竣工验收等类别。2.生产运行档案按专业分类，分为运行、检修、设备、技术等类别。3.经营管理档案按业务性质分类，分为财务、合同、人力资源、行政管理等类别。4.科研档案按项目分类，每个项目单独整理。5.声像档案按载体形式分类，如照片、录音、录像等。6.电子档案按存储介质和文件类型分类。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.工程建设档案编号按照项目代码、阶段代码、类别代码、顺序号的方式编制。3.生产运行档案编号按照专业代码、类别代码、顺序号的方式编制。4.经营管理档案编号按照业务性质代码、类别代码、顺序号的方式编制。5.科研档案编号按照项目代码、类别代码、顺序号的方式编制。6.声像档案编号按照载体形式代码、拍摄时间、顺序号的方式编制。7.电子档案编号按照存储介质代码、文件类型代码、顺序号的方式编制。（四）装订要求1.纸质档案应去除金属物，采用线装或胶装方式装订，保持整齐牢固。2.幅面较大的图纸应折叠成A4规格，并在右下角加盖档号章。3.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保数据的可读性和可利用性。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.声像档案应根据载体形式分别存放，如照片应存放在相册或照片档案盒中，录音、录像应存放在磁带或光盘档案盒中，并做好标识。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，如硬盘、磁带、光盘等，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成清查报告，上报主管领导，并对存在的问题进行整改。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案应填写销毁清单，经主管领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清单上签字确认。3.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理的重要记录。五、档案的利用服务（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案的安全和有效利用。2.档案利用应严格按照规定的程序进行，不得擅自扩大利用范围。（二）利用方式1.查阅利用本单位人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案应经主管领导同意。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出库房。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.借阅利用本单位人员借阅档案，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。外单位人员借阅档案，应持有单位介绍信，经档案管理部门负责人和主管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过一周，特殊情况需延长的，应经主管领导批准。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满应及时归还档案。3.出具证明因工作需要，可向档案管理部门申请出具档案证明。申请出具证明应填写申请表，经所在部门负责人签字同意后，由档案管理部门核实档案内容后出具证明。出具的档案证明应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。2.利用登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、档号、查阅期限、归还时间等。3.档案利用登记应定期整理归档，作为档案管理的重要资料保存。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为火电厂的生产、经营、管理提供更加便捷的档案信息支持。（二）数字化加工1.对纸质档案、声像档案等进行数字化加工，将其转换为电子文件存储在档案信息化管理系统中。2.数字化加工应按照国家有关标准和规范进行，确保电子文件的质量和可读性。3.数字化加工过程中应做好数据备份和安全管理，防止数据丢失和损坏。（三）系统建设与应用1.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足档案管理工作的需要。2.系统应采用先进的技术架构和安全防护措施保证系统的稳定性、安全性和可靠性。3.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，提高工作效率和管理水平。（四）数据安全管理1.建立健全档案信息化数据安全管理制度，加强对电子文件的安全保护。2.采取数据