档案定期归档管理制度

PAGE档案定期归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅和利用，特制定本档案定期归档管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案资料的定期归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.及时归档原则各部门应按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案资料归档，不得拖延或积压。3.分类管理原则根据档案的来源、内容、形式等特征，对档案进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案归档范围（一）行政管理类档案1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司内部管理制度、规定、办法等文件。3.公司会议记录、纪要、决议等文件。4.文件收发登记、传阅、归档记录等。5.公司印章使用记录、介绍信存根等。6.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关材料。7.公司培训计划、培训记录、培训总结等文件。8.公司固定资产台账、设备购置合同、设备维修记录等文件。9.公司办公用品采购清单、领用记录等文件。10.公司安全保卫、消防等方面的文件，包括安全检查记录、消防设施维护记录等。（二）财务管理类档案1.财务预算、决算报告。2.会计凭证、账簿、报表等。3.财务审计报告、税务审计报告等。4.资金收付凭证、银行对账单、余额调节表等。5.财务管理制度、财务审批流程等文件。6.财务档案销毁清单。（三）业务经营类档案1.市场调研报告、市场分析报告等。2.销售合同、订单、发票等文件。3.采购合同、供应商清单、采购发票等文件。4.生产计划、生产报表、产品质量检验报告等文件。5.研发项目立项报告、研发成果报告等文件。6.客户资料、客户投诉记录等文件。7.招投标文件、中标通知书等文件。8.项目合同、项目进度报告、项目验收报告等文件。（四）其他类档案1.公司荣誉证书、奖状、奖杯等。2.公司对外宣传资料、广告策划方案等文件。3.公司与外部单位签订的合作协议、合作项目文件等。4.公司员工的科研成果、学术论文等文件。5.其他具有保存价值的文件资料。三、档案归档时间（一）行政管理类档案1.当月形成的文件资料，应在次月15日前归档。2.年度工作总结、计划等文件，应在次年1月31日前归档。3.人事档案应在员工离职后15日内归档。（二）财务管理类档案1.会计凭证应在每月终了后15日内装订成册，并归档保管。2.会计账簿应在年度终了后30日内整理归档。3.财务报表应在年度终了后15日内报送并归档。4.其他财务档案应按照相关规定及时归档。（三）业务经营类档案1.销售合同、采购合同等业务合同，应在合同签订后15日内归档。2.项目合同应在项目完成后30日内归档。3.其他业务档案应按照业务流程及时归档。（四）其他类档案根据档案的形成时间和性质，按照上述相关规定及时归档。四、档案归档要求（一）文件材料齐全完整各部门应确保归档的文件材料齐全完整，能够准确反映工作活动的全过程。对于重要文件的草稿、修改稿等也应一并归档。（二）文件材料真实准确归档的文件材料应真实可靠，不得伪造、篡改。文件材料上的签字、盖章等应齐全有效。（三）文件材料格式规范归档的文件材料应使用统一规定的格式，如A4纸打印、书写，字迹清晰，图表整洁。（四）文件材料分类清晰按照档案分类方案，对归档的文件材料进行分类整理，编制分类目录，便于查找和管理。（五）文件材料装订整齐归档的文件材料应按照一定的顺序进行装订，如采用左侧装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。五、档案整理与编目（一）档案整理1.综合管理部门收到各部门报送的档案资料后，应及时进行整理。整理工作包括对文件材料进行分类、排序、编页、装订等。2.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。对于字迹模糊、难以辨认的文件材料，应进行字迹处理。（二）档案编目1.编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数、备注等项目。2.档案目录应打印成册，并一式两份，一份留存综合管理部门，一份供查阅使用。3.建立电子档案目录，方便档案的检索和利用。六、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类顺序排列上架，便于查找和管理。2.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜保管、缩微保存等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等相关文件，重要的合同协议，财务审计报告等。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要包括一般性的合同协议，业务档案等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括临时性的文件资料等。（四）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级调整。2.档案鉴定工作由综合管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限的规定，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。4.对失去保存价值的档案，应编制档案销毁清单，经公司领导批准后进行销毁。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，经公司综合管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。（二）查阅方式1.档案查阅应在综合管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。3.如需复印档案，应经综合管理部门负责人批准，并按照规定的收费标准收取复印费用。（三）利用登记1.综合管理部门应对档案查阅和利用情况进行登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、利用目的等。2.档案利用登记应定期进行整理和归档，以便日后查阅和统计分析。八、档案移交与销毁（一）档案移交1.公司因机构调整、撤销等原因，需要将档案移交给其他单位的，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档案移交应编制档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应一式两份，一份留存移交单位，一份交接收单位。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。