企业行政档案管理制度

PAGE企业行政档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司行政管理、决策支持、业务运营等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的行政档案管理工作。（三）定义行政档案是指公司在行政管理活动中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司行政档案由行政部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司行政管理活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理公司行政活动中产生的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）行政部门职责1.负责制定和完善公司行政档案管理制度，并组织实施。2.负责公司行政档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.负责建立行政档案数据库，实现档案信息的电子化管理，提高档案利用效率。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全与完整。5.负责按照规定提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。6.负责组织对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁工作。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门行政档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至行政部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，配合行政部门做好档案管理相关工作。3.严格遵守公司行政档案管理制度，确保本部门档案的安全与完整。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，保守公司机密。2.认真履行档案管理岗位职责，严格按照档案管理工作流程和标准进行操作。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管、查阅、借阅登记等。4.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取相应措施。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类行政文件，包括上级文件、公司发文、部门函件等。2.公司会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。3.公司工作计划、总结、报告、统计报表等。4.公司各类合同、协议、章程等法律文件。5.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关资料。6.公司财务档案，包括财务报表、审计报告、税务资料等。7.公司固定资产档案，包括资产购置、验收、折旧、处置等相关资料。8.公司行政事务档案，包括办公用品采购、车辆管理、办公设备维护等相关资料。9.公司对外宣传资料，包括宣传册、海报、新闻报道等。10.其他具有保存价值的行政文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门产生的行政档案收集齐全，按照档案管理要求进行整理，并定期移交至行政部门。2.对于重要文件、紧急文件，应在形成后及时送交行政部门进行登记和保管。3.档案收集过程中，应注意保持文件的完整性，不得遗漏重要内容。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、资产管理类、业务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸张档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放行政档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序存放于档案架上，便于查找和管理。2.对于电子档案，应存储于专用的服务器或存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。3.对于重要档案或易损档案，可采用复印件或电子扫描件进行备份，以增加档案的安全性。（三）保管期限1.行政档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司设立、合并、分立、解散、清算等重大事项的文件，以及具有重要历史价值和法律意义的文件。长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括公司重要会议文件、工作计划、总结、报告等。短期保管的档案保管期限为110年，主要包括一般性行政文件、业务资料等。2.各部门应根据档案的性质和重要程度，提出档案保管期限的建议，报行政部门审核确定。（四）档案清查1.行政部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量状况、保管期限等，发现问题及时记录并采取相应措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案管理情况进行总结和分析，提出改进措施和建议。五、档案的利用（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，交行政部门办理查阅手续。2.行政部门档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时查找档案，并在指定地点提供查阅服务。查阅人员应在档案查阅登记簿上进行登记，不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复印档案，应经行政部门负责人批准，并按照规定进行登记。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和行政部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.行政部门档案管理人员应按照申请表的要求，将档案借阅给借阅人员，并在档案借阅登记簿上进行详细登记。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。（三）档案利用的限制1.涉及公司机密的档案，未经公司授权，不得对外提供查阅、借阅服务。2.档案利用过程中，不得违反国家有关法律法规和公司规定，不得损害公司利益。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.行政部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由行政部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。（二）销毁1.经公司领导批准后，行政部门应按照规定的程序对拟销毁的档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。2.档案销毁过程中，应填写《档案销毁登记表》，详细记录档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息。销毁登记表应永久保存。3.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的行政档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务水平。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，支持多种格式文件的上传，确保档案数据的准确完整。2.档案检索：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、日期、编号等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性，只有授权人员才能访问和操作相关档案。4.借阅管理：实现档案借阅流程的电子化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，提高借阅管理效率。5.统计分析：对档案利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据安全与维护1.加