合同资料档案管理制度

PAGE合同资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同资料档案的管理，确保合同资料的完整性、准确性和安全性，提高公司合同管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中签订的各类合同、协议以及相关资料档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：合同资料档案由公司指定部门统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照合同的性质、类别进行分类管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规，确保合同资料档案的安全和保密，防止信息泄露。4.全程管理原则：对合同从签订、履行到终止的全过程资料进行管理，保证档案资料的连贯性。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同资料档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司合同资料档案，建立档案目录和索引，确保档案资料的有序存放。3.负责合同资料档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等工作。4.定期对合同资料档案进行清查和盘点，确保档案资料的安全和完整。5.对各部门合同资料档案管理工作进行指导和监督，定期检查各部门档案管理情况。（二）合同业务部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同相关资料提交给档案管理部门。2.协助档案管理部门做好合同资料档案的整理、归档工作，提供必要的资料和信息。3.按照档案管理部门的要求，定期对本部门合同资料档案进行自查和清理，确保档案资料的准确性和完整性。4.严格遵守合同资料档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、出借合同资料档案。（三）其他部门职责1.在各自职责范围内，配合档案管理部门做好合同资料档案的管理工作。2.对涉及本部门的合同资料档案，应及时提供相关信息和资料，协助档案管理部门进行管理。三、合同资料档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本：包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。2.合同相关资料：如合同审批表、授权委托书、招投标文件、谈判记录、往来函件、验收报告、结算凭证等。3.与合同履行有关的其他资料：如质量检验报告、售后服务记录、争议处理文件等。（二）收集要求1.合同业务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同及相关资料提交给档案管理部门。2.提交的合同资料应齐全、完整、清晰，确保能够反映合同签订、履行的全过程。3.对于合同履行过程中产生的补充协议、变更协议等重要资料，应及时提交给档案管理部门，纳入合同资料档案管理。（三）整理方法1.档案管理部门按照合同的类别、年度、编号等进行分类整理。2.每份合同资料应单独装订成册，并在封面注明合同名称、编号、签订日期、签订双方等信息。3.合同相关资料应按照时间顺序排列，附在合同文本之后，确保资料的连贯性和逻辑性。4.建立合同资料档案目录，注明每份合同资料的名称、编号、存放位置等信息，便于查找和使用。四、合同资料档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应在收到合同资料后[X]个工作日内完成整理归档工作。2.归档的合同资料应按照分类编号顺序存放，便于查找和调阅。3.对于电子合同资料，应进行备份存储，并建立电子档案目录，注明电子档案的名称、存储位置、存储时间等信息。（二）保管期限1.合同资料档案的保管期限根据合同性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性业务合同。中期保管期限为[X]年，适用于重要业务合同和涉及公司重大权益的合同。长期保管期限为[X]年以上，适用于公司核心业务合同、具有历史价值或法律意义的合同。2.保管期限自合同终止之日起计算。（三）保管措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同资料档案的安全。2.对档案库房应定期进行检查和维护，确保库房环境符合档案保管要求。3.建立档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅时间、借阅人、借阅内容等信息。4.对电子合同资料应采取加密存储、定期备份等措施，防止数据丢失和泄露。五、合同资料档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同资料档案的，应填写《合同资料档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司重大事项或机密信息的合同资料档案，需经公司主管领导审批后方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅合同资料档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案资料。3.查阅人如需复印或摘录合同资料档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅合同资料档案的，应填写《合同资料档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应重新办理审批手续。3.涉及公司重大事项或机密信息的合同资料档案，原则上不得借阅。如确需借阅的，需经公司主管领导批准，并采取严格的保密措施。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管所借阅的合同资料档案，不得转借他人或用于非工作目的。2.借阅人应按时归还所借阅的合同资料档案，如因特殊原因需要延期归还的，应提前向档案管理部门说明情况。3.借阅人归还合同资料档案时，档案管理部门应认真检查档案资料的完整性和准确性，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、合同资料档案的销毁（一）销毁条件1.合同资料档案保管期限已满，且已无继续保存价值的。2.因不可抗力等原因导致合同资料档案损坏、丢失，无法修复或补办的。3.经公司主管领导批准，需要销毁的其他合同资料档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对保管期限已满的合同资料档案进行清查和鉴定，提出销毁意见，填写《合同资料档案销毁申请表》。2.《合同资料档案销毁申请表》经档案管理部门负责人、公司财务部门负责人和公司主管领导审批后，方可进行销毁。3.档案管理部门应指定专人负责合同资料档案的销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人等信息。4.销毁记录应保存[X]年，以备查阅。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门合同资料档案管理情况进行检查，检查内容包括合同资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等情况。2.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时向相关部门提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.将合同资料档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门合同资料档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理制度的执行情况、档案资料的完整性和准确性、档案