加强档案馆制度建设

PAGE加强档案馆制度建设一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案馆对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证档案内容的全面、完整，涵盖公司/组织工作的各个方面。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案馆设置公司/组织设立档案馆，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调公司/组织的档案管理工作。（二）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本公司/组织的档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用本公司/组织的各类档案。3.对各部门的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。5.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司/组织业务，遵守职业道德。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的安全保护工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.按照规定及时对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和有效性。5.积极开展档案利用工作，为公司/组织各部门和员工提供档案查阅、借阅等服务。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.行政管理类档案：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务经营类档案：涵盖市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、合同协议等方面的档案。3.基本建设类档案：如工程项目的立项审批、设计图纸、施工资料、竣工验收等档案。4.科研项目类档案：包括科研项目的申报、研究过程、成果鉴定等相关档案。5.其他类档案：如声像档案、实物档案等。（二）归档要求1.各部门应指定专人负责档案的收集和整理工作，确保档案材料的及时、准确、完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，使用耐久性强的书写材料。3.档案应按照分类方案进行整理，遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系。4.同一事由的文件材料应集中整理，不得分散。（三）归档时间1.行政管理类档案应在次年上半年归档完毕。2.业务经营类档案应在业务活动结束后一个月内归档。3.基本建设类档案应在项目竣工验收后三个月内归档。4.科研项目类档案应在项目结题后两个月内归档。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行划分。3.机构：以公司/组织内部的部门或机构为分类标准。4.保管期限：分为永久、长期（[具体年限]年）、短期（[具体年限]年）三种。（三）整理步骤1.区分全宗：将本公司/组织形成的档案与其他单位的档案区分开来。2.分类：按照分类方法对档案进行分类。3.装订：对纸张破损、字迹模糊等不符合要求的文件材料进行修复和装订。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、机构、保管期限、起止日期、件数、页数等内容。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案的保管（一）保管场所1.档案馆应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案上架1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.档案架应标明类别、年度、保管期限等信息。（三）保管期限调整1.定期对档案进行鉴定，根据档案的价值和保管期限的规定，调整档案的保管期限。2.对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（四）档案安全检查1.定期对档案库房进行安全检查，检查内容包括档案保管状况、设施设备运行情况、安全防范措施落实情况等。2.发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史观点、科学分析、慎重决定的原则，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其价值和保管期限。2.分析档案内容：根据档案的主题、来源、时间、形式等因素，综合分析其价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出拟销毁档案清单，报公司/组织领导审批。2.审批通过后，由两人以上在指定地点进行监销，并在销毁清册上签字。3.销毁清册应永久保存。七、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本公司/组织相关的档案，须经公司/组织领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务。查阅档案应在档案馆内进行，不得擅自将档案带出。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人和档案馆负责人批准后，方可借阅。借阅期限不得超过规定时间，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。（三）利用登记对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、查阅内容等信息。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化扫描1.对重要档案进行数字化扫描，扫描图像应清晰、完整，符合档案管理的要求。2.建立数字化档案数据库，对扫描后的档案数据进行分类存储和管理。（三）信息系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的自动化和信息化。2.提供权限管理功能，对不同用户设置不同的访问权限，确保档案信息的安全。（四）数据备份与安全1.定期对档案数据进行备份，备份