乳品公司档案管理制度

PAGE乳品公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在生产经营、行政管理、技术研发、企业文化建设等活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动，保证档案的完整性和系统性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的归口部门，负责制定和完善公司档案管理制度，组织实施档案管理工作，指导和监督各部门的档案管理工作。其主要职责包括：1.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.负责公司档案的保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.负责建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责档案的查阅、借阅、复印等服务工作，按照规定提供档案利用。5.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案工作培训和交流。6.负责收集、整理和归档公司对外报送的各类文件、资料等，确保公司档案的完整性。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表、数据等档案材料，并按照公司档案管理制度的要求进行分类、整理和编目。2.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全和完整。3.按照规定的时间和要求，将本部门保管期满的档案移交综合管理部。4.积极配合综合管理部做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等，公司管理制度、规定、办法等，公司会议纪要、工作报告、总结等，公司人事档案、劳动合同、薪酬福利等文件，公司行政事务文件、通知、通报等。2.生产管理类：包括生产计划、生产调度、生产统计、生产报表等文件，生产工艺文件、操作规程、质量标准等，生产设备档案、设备维护保养记录、设备操作规程等，生产安全文件、安全管理制度、安全检查记录等，生产现场管理文件、5S管理记录等。3.质量管理类：包括质量管理体系文件、质量手册、程序文件、作业指导书等，质量检验报告、质量统计分析报表、质量事故处理记录等，质量认证文件、产品认证证书、质量管理体系认证证书等，质量改进文件、质量改进计划、质量改进措施等。4.市场营销类：包括市场调研报告、市场分析报告、市场预测报告等，营销策划方案、营销活动计划、营销活动总结等，销售合同、销售订单、销售发票等，客户档案、客户信息管理记录等，市场推广文件、广告宣传资料、促销活动资料等。5.财务管理类：包括财务管理制度、财务核算办法、财务预算方案等，财务报表、财务分析报告、财务审计报告等，会计凭证、账簿、报表等，税务申报资料、税务审计报告等，资金管理文件、资金计划、资金使用报告等。6.人力资源管理类：包括人力资源规划、招聘计划、培训计划等，员工招聘档案、员工培训档案、员工绩效考核档案等，员工薪酬福利档案、员工社会保险档案、员工住房公积金档案等，员工劳动合同档案、员工离职档案等，人力资源管理制度、规定、办法等。7.技术研发类：包括技术研发项目立项报告、技术研发项目可行性研究报告等，技术研发项目计划、技术研发项目进度报告、技术研发项目总结报告等，技术研发成果档案、专利证书、软件著作权证书等，技术标准文件、技术规范、技术操作规程等，技术研发设备档案、设备维护保养记录、设备操作规程等。8.物资采购类：包括物资采购计划、物资采购合同、物资采购订单等，物资验收报告、物资入库单、物资出库单等，物资库存管理记录、物资盘点报告等，物资供应商档案、供应商评价记录等，物资采购管理制度、规定、办法等。9.企业文化类：包括企业文化建设规划、企业文化活动计划、企业文化活动总结等，企业文化宣传资料、企业文化手册、企业文化故事等，企业荣誉档案、企业获奖证书、企业荣誉牌匾等，企业社会责任报告、企业公益活动记录等，企业文化建设相关文件、通知、通报等。10.其他类：包括不属于以上九类的其他档案，如公司大事记、公司年鉴、公司宣传片等。（二）档案编号档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.大类代码：按照档案分类的十大类，分别用一位数字表示，即：1行政管理类、2生产管理类、3质量管理类、4市场营销类、5财务管理类、6人力资源管理类、7技术研发类、8物资采购类、9企业文化类、0其他类。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如2023年表示为“2023”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用五位数字表示，从00001开始依次编号。例如，行政管理类档案中2023年形成的第123份档案编号为：12|2023|00123。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、通知、通报等。2.本部门制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、报告、报表等。3.本部门与其他部门或外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.本部门开展业务活动形成的文件、资料、图表、数据等，如市场调研报告、营销策划方案、生产工艺文件、质量检验报告等。5.本部门员工的人事档案、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、绩效考核记录等。6.本部门设备的采购合同、设备档案、设备维护保养记录、设备操作规程等。7.本部门获得的荣誉证书、获奖文件、专利证书、软件著作权证书等。8.其他与本部门工作相关的有保存价值的文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门的档案材料进行收集和整理，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案收集责任人应按照档案分类的要求，对收集到的档案材料进行初步分类和整理，剔除重复、无效的文件，并对文件进行编号、编目。3.对于重要的档案材料，应进行备份或复制，以防止档案原件丢失或损坏。4.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案材料整理完毕，并移交综合管理部。（三）整理方法1.综合管理部收到各部门移交的档案材料后，应按照档案分类的要求进行再次分类和整理，确保档案分类准确、编号规范。2.对纸质档案，应进行装订、编目、上架等工作，按照档案编号顺序排列，建立档案目录索引，方便查阅和利用。3.对电子档案，应进行分类存储，建立电子档案数据库，按照档案编号和文件名进行命名，确保电子档案的存储安全和方便检索。4.在整理档案过程中，应注意保持档案的原始面貌，不得擅自涂改、伪造、损毁档案材料。五、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、除湿机、空调、灭火器、防虫药等，以满足档案保管的需要。（三）保管要求1.综合管理部应指定专人负责档案库房的管理，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案库房的安全和整洁。2.档案应按照分类和编号顺序排列上架，做到存放有序、便于查找。3.对纸质档案，应定期进行清点和核对，确保档案的数量和完整性。对电子档案，应定期进行备份和维护，防止电子档案数据丢失或损坏。4.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。5.严格遵守档案库房的管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的原则，准确判定档案的价值，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，对档案进行全面审查和分析，判断档案的价值。2.对于保管期限已满的档案，应进行重点鉴定，确定是否仍有保存价值。对于已失去保存价值或保管期限已满且无保存价值的档案，应列入销毁范围。3.在鉴定过程中，应充分征求档案形成部门和相关业务部门的意见，确保鉴定结果的客观性和准确性。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组应定期编制档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的编号、名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司分管领导审批后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。销毁过程应进行现场监督，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由监销人签字确认。档案销毁清册应作为档案管理工作的重要资料进行保存。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的编号、名称、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案查阅申请表》的内容，为查阅人员提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人员姓名、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损毁、丢失档案。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合管理部档案管理人员，并在档案查阅登记簿上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据《档案借阅申请表》的内容，为借阅人员提供相应的档案，并在档案借阅登记簿上记录借阅时间、借阅人员姓名、借阅内容、借阅期限等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借他人或带出公司。借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员在借阅期间应确保档案的安全和完整，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向综合管理部报告，并承担相应的赔偿责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的查阅和借阅，应严格按照公司保密制度的规定执行，经公司保密委员会批准后方可查阅和借阅。2.外部单位因工作需要查阅或借阅公司档案，应提前向公司提出书面申请，经公司分管领导批准后，由综合管理部安排专人陪同查阅或借阅，并按照公司相关规定办理查阅或借阅手续。八、档案的统计与移交（一）统计工作综合管理部应建立档案统计制度，定期对公司档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作的动态信息。档案统计报表应做到内容准确、数据真实、报送及时。（二）移交工作1.各部门应按照规定的时间和要求，将本部门保管期满的档案移交综合管理部。移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的编号、名称、数量、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.综合管理部应认真核对移交档案的数量、质量等情况，对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行补充或整改。3.档案移交后，综合管理部应按照档案管理的要求，对移交档案进行整理、编目、上架等工作，并纳入公司档案管理体系进行统一管理。九、档案管理的信息化建设（一）信息化目标公司应积极推进档案管理的信息化建设，建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化内容1.档案管理信息系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的全过程信息化。2.应将公司各类档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.利用档案管理信息系统，实现档案信息的共享