南昌市档案管理制度

PAGE南昌市档案管理制度一、总则（一）目的为加强南昌市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为南昌市各项工作的开展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于南昌市各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则南昌市各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映各项工作的实际情况，严禁虚假和伪造档案。3.完整性原则全面收集和整理各类档案，保证档案的齐全和完整，避免档案缺失。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原则档案管理应便于档案的查阅、利用和传递，提高档案服务效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门南昌市设立专门的档案管理部门，负责全市档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）各单位档案管理职责1.各单位应明确本单位档案管理工作的分管领导和具体负责部门，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.各单位档案管理部门应建立健全档案管理制度，加强对档案工作的日常管理，定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平。3.各单位应积极配合档案管理部门的工作，按时向档案管理部门移交应归档的档案，并提供必要的档案管理条件。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映南昌市政治、经济、文化、社会等各方面工作的文件、资料、图表、声像等材料。2.南昌市各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织在履行职能过程中形成的各类档案。3.与南昌市相关的重大活动、重点项目、突发事件等形成的档案。4.具有保存价值的历史档案和资料。（二）收集要求1.各单位应按照档案管理的要求，及时收集本单位在各项工作中形成的档案材料，确保档案的齐全和完整。2.档案收集应遵循归档范围和保管期限的规定，对不符合要求或无保存价值的材料不予归档。3.收集的档案材料应保持原貌，不得擅自涂改、损毁或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范和标准，确保档案整理的质量。（四）整理方法1.文书档案的整理按照年度、保管期限、机构（问题）等分类方法进行整理，编制归档文件目录，装订成册。2.科技档案的整理按照项目、专业等分类方法进行整理，建立科技档案案卷，编制卷内目录、备考表等。3.会计档案的整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.声像档案的整理按照载体形式、时间顺序等进行整理，编制声像档案目录，注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等，保证库房环境符合档案保管要求。（二）档案装具1.应使用符合档案保管要求的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换或维修。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和历史面貌，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案保管期限为15年以下。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对字迹模糊或易退变的档案应采取有效的保护措施。3.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本制度的规定，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务为本原则以满足利用者的需求为出发点，提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，要确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与本单位相关的档案，应按照规定办理审批手续。3.涉及国家重点建设项目、重大科研项目等需要查阅、借阅档案的，应按照国家有关规定办理。（三）利用方式及程序1.查阅档案利用者应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容等信息，经本单位档案管理部门负责人审批后，到档案库房查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅者不得擅自涂改、损毁、抽取或复制档案。2.借阅档案借阅者应填写借阅申请表，注明借阅期限、归还日期等信息，经本单位档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大利用范围，按时归还档案。3.复制档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，注明复制内容、用途等信息，经本单位档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明出处。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、审批情况等信息。登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的价值。2.准确判定原则准确判定档案的保管期限和价值，避免误判或错判。3.严格审批原则档案鉴定工作应严格按照规定的程序进行审批，确保鉴定结果的准确性和严肃性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对本单位、国家和社会的利用价值。3.档案的保管期限是否符合规定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，报本单位分管领导审批。2.分管领导审批同意后，档案管理部门应组织专人对档案进行销毁。销毁档案时，应指定两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息，与档案销毁申请表一并归档保存。3.严禁将应销毁的档案出售或赠送他人。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各单位应按照档案管理的要求，及时收集本单位在各项工作中形成的电子档案材料，确保电子档案的齐全和完整。2.电子档案的整理应遵循电子文件的形成规律和特点，按照年度、保管期限、机构（问题）等分类方法进行整理，建立电子档案数据库，编制电子档案目录。（二）电子档案的保管1.电子档案应存储在安全可靠的介质上，如磁带库、磁盘阵列、光盘库等，并定期进行备份。备份介质应异地存放，确保数据的安全性。2.电子档案的保管环境应符合国家有关标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和可用性。（三）电子档案的利用1.电子档案的利用应遵循本制度关于档案利用的规定，利用者应通过电子档案管理系统进行查阅、借阅和复制等操作。2.档案管理部门应加强对电子档案利用的管理，设置必要的权限控制，防止电子档案信息泄露。（四）电子档案的鉴定与销毁1.电子档案的鉴定与销毁应按照本制度关于档案鉴定与销毁的规定进行，鉴定结果应记录在电子档案管理系统中。2.经鉴定确无保存价值的电子档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁电子档案时，应采取技术手段确保数据彻底删除，无法恢复。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备的条件1.政治素质高，热爱档案工作，具有较强的责任心和敬业精神。2.具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程和相关法律法规。3.掌握一定的信息技术知识，能够熟练运用电子档案管理系统。（二）档案管理人员的岗位职责1.负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，规范档案管理流程。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。4.为利用者提供档案查阅、借阅等服务，解答利用者的咨询。5.参与档案的鉴定与销毁工作，提出鉴定意见。6.负责电子档案的管理工作，确保电子档案的安全和有效利用。7.开展档案业务培训和宣传工作，提高本单位人员的档案意识。九、监督与检查（一）监督检查机构南昌市档案管理部门负责对全市档案管理工作进行监督检查，各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案管理人员的配备和履职情况。4.档案管理设施设备的配备和使用情况。（三）监督检查方式1.定期检查档案管理部门定期对各单位档案管理工作进行检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查档案管理部门不定期对各单位