社区档案管理制度细则

PAGE社区档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区工作中的作用，特制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于本社区内各类档案的管理，包括但不限于社区党组织建设、居民信息、社区服务记录、环境卫生管理、治安综合治理、文化活动开展等方面形成的文件、资料、图表、声像等各种形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区档案实行集中统一管理，由社区档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映社区工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集社区工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则对涉及国家机密、社区居民隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为社区工作和居民提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门成立社区档案管理办公室，作为社区档案管理的专门机构，负责统筹协调社区档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责定期收集社区各部门和岗位形成的档案资料，确保档案的及时归档。2.档案整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，使其系统化、条理化。3.档案保管妥善保管档案，做好档案库房的安全防护工作，确保档案不受损坏、丢失和霉变。4.档案利用为社区工作人员和居民提供档案查阅、借阅等服务，根据规定办理相关手续，并做好记录。5.档案统计定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。6.档案鉴定与销毁按照规定对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施销毁工作，并做好销毁记录。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.社区党组织文件材料，包括党组织会议记录、党员名册、入党申请书、转正申请书等。2.居民信息档案，如居民登记表、家庭成员信息、房屋产权信息等。3.社区服务记录，涵盖社区救助、就业服务、医疗卫生服务、养老服务等相关资料。4.环境卫生管理档案，包括环境卫生检查记录、垃圾清运记录、公共区域绿化养护记录等。5.治安综合治理档案，如治安巡逻记录、矛盾纠纷调解记录、安全隐患排查记录等。6.文化活动开展档案，包括活动策划方案、活动照片、视频、参与人员名单等。7.其他与社区工作相关的文件、资料、图表、声像等。（二）收集要求1.各部门和岗位应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集上来。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于重要文件和资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保备份齐全。（三）归档时间1.日常工作中形成的档案，应在工作结束后[X]个工作日内归档。2.重大活动、重要项目结束后，相关部门应在活动或项目结束后[X]个工作日内将档案整理归档。（四）归档程序1.档案形成部门或个人对档案进行初步整理，按照档案分类标准进行分类，并填写档案移交清单。2.将整理好的档案及移交清单一并移交至社区档案管理办公室。3.档案管理人员对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和规范性，如发现问题及时与移交部门或个人沟通解决。4.审核无误后，档案管理人员将档案进行正式归档，并在移交清单上签字确认。四、档案的整理（一）分类标准1.党群工作类包括社区党组织建设、党员教育管理、群团工作等方面的档案。2.社区建设类涵盖社区规划、基础设施建设、环境卫生管理、治安综合治理等档案。3.社区服务类涉及社区救助、就业服务、医疗卫生服务、养老服务、文化教育服务等档案。4.居民管理类主要是居民信息档案、居民自治活动记录等。5.其他类不属于以上分类的其他档案，如社区荣誉证书、对外交流合作资料等。（二）编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的形式，例如：2023党群工作001，表示2023年党群工作类的第1份档案。（三）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于档案的检索和利用。2.档案目录应打印成册，并定期更新，确保与档案实际情况一致。（四）装订要求1.纸质档案应按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。2.装订时应去除金属物，对破损的纸张进行修补或复制。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案盒、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）档案上架按照档案分类顺序，将档案整齐排列上架，并在档案架上标明档案类别、年度等信息，便于查找。（四）库房管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.严格控制库房的温湿度，温度保持在[X]℃[X]℃之间，湿度保持在[X]%[X]%之间。3.做好库房的安全检查工作，每天下班前检查门窗是否关闭、电器设备是否断电等，确保库房安全。六、档案的利用（一）利用范围与方式1.社区工作人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理办公室办理查阅手续。2.居民因个人事务需要查阅与其相关的档案，应提交有效身份证件，经档案管理办公室审核同意后，方可查阅。3.查阅档案一般应在档案管理办公室内进行，如需借出，应严格按照借阅规定办理手续，限期归还。（二）利用手续1.查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。2.借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理办公室办理借阅手续。借阅申请表应注明借阅档案的编号、题名、借阅期限等信息。3.档案管理人员应根据查阅或借阅申请，及时提供档案，并做好记录。查阅或借阅结束后，应及时收回档案，并检查档案是否完好无损。（三）利用限制1.涉及国家机密、社区居民隐私等敏感信息的档案，未经批准不得查阅、借阅和公开。2.档案利用过程中，不得擅自涂改、伪造、抽取、撤换、损坏档案。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保存价值和保管期限，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由社区档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.综合评估法综合考虑档案的历史价值与现实利用价值，结合社区工作实际需求，对档案进行全面评估。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映社区主要职能活动和历史面貌的，对社区工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为[X]年、[X]年两种。定期保管期限从档案形成次年1月1日起计算。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经社区负责人审核批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现社区档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平，为社区工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）数字化档案采集1.对现有纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.采集的电子档案应进行格式转换，统一存储为[具体格式]，并按照档案分类标准进行命名和分类存储。（三）档案信息系统建设建立社区档案信息管理系统，实现档案的录入、检索、借阅、统计等功能的信息化管理。档案信息系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复等功能，确保档案信息的安全可靠。（四）数据安全与维护1.加强档案信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对档案信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.做好档案数据的备份工作，备份数据应存储在不同的物理位置，以防数据丢失。九、监督与检查（一）监督机制建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案收集、整理、保管、利用等环节的工作是否符合规定要求。2.档案管理人员的职责履行情况。3.档案库房的安全管理情况。4.档案信息化管理工作进展情况。（三）检查方式1.定期检查每[X]年组织一次全面的档案管理工作检查，对档案管理工作进行系统评估。2.不定期抽查档案管理部门不定期对各部门的档案管理情况进行抽查，及时发现和解决问题。（