物业档案建立与管理制度

PAGE物业档案建立与管理制度一、总则（一）目的为加强本公司物业档案的科学管理，提高物业管理水平，有效地保护和利用档案，特制定本制度。物业档案是公司在物业管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它全面反映了公司物业管理工作的过程和成果，对于总结经验、指导工作、解决问题、维护公司合法权益以及为业主提供优质服务等方面都具有重要意义。（二）适用范围本制度适用于本公司负责管理的所有物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等各类物业。（三）基本原则1.集中统一管理原则物业档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。各物业项目应指定专人负责档案的收集、整理和移交工作，定期将档案移交至公司档案管理部门。2.真实性原则档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。档案管理人员应严格把关，对收集到的档案资料进行认真审核，确保其真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集物业管理活动中形成的各类档案，包括但不限于物业规划设计资料、业主资料、房屋及设施设备档案、物业服务合同、维修记录、投诉处理记录等，保证档案的全面性和完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及业主个人隐私、公司商业机密等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。档案管理人员应严格履行保密职责，未经授权不得擅自查阅、复制或传播档案内容。5.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，确保档案能够快速、准确地被查询和利用。同时，要根据实际需要，提供必要的档案利用条件，为公司内部管理和业主服务提供支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善物业档案管理的具体办法和流程。2.负责集中统一管理公司物业项目的各类档案，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作进行统筹安排和监督指导。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。对破损、褪色、变质的档案及时进行修复或复制，对已到保管期限的档案按照规定进行鉴定和销毁。4.建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和信息化水平。负责档案信息的录入、存储、检索和维护，为公司内部各部门和业主提供档案信息查询服务。5.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作方法和手段。（二）物业项目档案管理人员职责1.负责本物业项目档案的日常收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至公司档案管理部门，并办理交接手续。3.协助公司档案管理部门开展档案清查、核对等工作，对发现的问题及时进行整改。4.负责本物业项目档案的临时保管和利用工作，为业主和公司内部各部门提供档案查阅、借阅等服务。严格按照档案利用规定办理相关手续，做好档案利用记录。5.积极参加公司组织的档案业务培训，不断提高自身的档案管理水平。及时向公司档案管理部门反馈档案管理工作中存在的问题和建议，协助完善档案管理制度。（三）其他部门职责1.各部门应明确专人负责本部门在物业管理活动中形成的档案资料的收集、整理和保管工作，并按照公司档案管理部门的要求，定期将档案移交至公司档案管理部门。2.在开展各项物业管理工作时，各部门应注意及时收集相关档案资料，确保档案资料的真实性和完整性。对于涉及多个部门的档案资料，由主办部门负责牵头收集和整理，相关部门予以配合。3.各部门应积极配合公司档案管理部门的工作，按照档案利用规定提供档案查阅、借阅服务，不得拒绝或拖延。在利用档案过程中，如发现档案存在问题或需要补充相关信息，应及时通知档案管理部门进行处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业规划设计资料包括物业项目的规划设计图纸、效果图、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.业主资料业主基本信息登记表、身份证复印件、购房合同、租赁合同、业主委员会备案资料等。3.房屋及设施设备档案房屋竣工验收资料、房屋产权证书、房屋维修记录、设施设备台账、设备维护保养记录、设备运行记录、设备采购合同、设备安装调试资料等。4.物业服务合同与业主签订的物业服务合同、与供应商签订的各类服务合同、租赁合同、合作协议等。5.维修记录房屋及设施设备维修申请单、维修工单、维修费用清单、维修验收报告等。6.投诉处理记录业主投诉登记表、投诉处理过程记录、处理结果反馈记录等。7.其他档案物业管理活动中形成的各类文件、通知、会议纪要、工作计划、工作总结、财务报表、审计报告等。（二）收集要求1.档案管理人员应主动与各部门沟通协调，及时了解物业管理活动的进展情况，提前介入档案收集工作，确保档案资料的及时收集。2.各部门在工作过程中应指定专人负责档案资料的收集，按照档案管理要求，对收集到的档案资料进行分类整理，确保资料的完整性和准确性。3.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止因意外事件导致档案丢失或损坏。备份资料应与原件分开存放，并定期进行检查和维护。4.档案收集过程中，如发现档案资料存在缺失、损坏或不符合要求的情况，应及时与相关部门或人员沟通，要求其补充或更正。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、内容、形式等因素进行分类，一般可分为综合管理类、房屋及设施设备类、业主类、物业服务类、财务类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分，形成科学合理的档案分类体系。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用统一的编号规则。编号可采用数字编码、字母编码或数字与字母相结合的方式，确保编号能够准确反映档案的类别、年度、顺序等信息。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册存放，另一份单独成册作为检索工具。档案目录应定期进行更新，确保与档案实际情况一致。4.装订对纸质档案进行装订，应去除金属物，采用线装或胶装的方式，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得对档案内容进行裁剪或损坏。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.物业项目档案管理人员应在档案整理完成后，按照公司档案管理部门规定的时间和要求，及时将档案移交至公司档案管理部门进行归档。2.归档的档案应齐全完整、分类准确、编目规范、装订整齐，符合档案管理的各项要求。3.档案管理人员在接收档案时，应认真核对档案的数量、内容、编号等信息，确保档案的准确性和完整性。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求其进行整改。（二）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管涉及公司重大决策事项、重要经济合同、产权证书、法律纠纷等具有长远历史价值和重要凭证作用的档案，应永久保管。2.长期保管保存期限在10年以上至50年的档案，如物业规划设计资料、房屋及设施设备档案、物业服务合同等，应长期保管。3.短期保管保存期限在10年以下的档案，如一般性的文件、通知、会议纪要等，可短期保管。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。2.电子档案保管建立电子档案存储系统，采用磁盘、磁带、光盘等存储介质对电子档案进行备份存储。电子档案应按照档案分类体系进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。3.声像档案保管对于照片、录音、录像等声像档案，应按照档案管理要求进行整理和编目，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。声像档案应采用专用的存储设备进行保管，并定期进行检查和复制，防止因存储介质损坏导致档案丢失。（四）档案保管制度1.建立档案出入库登记制度，档案管理人员应详细记录档案的出入库时间、档案名称、数量、借阅人等信息，确保档案的安全流转。2.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查盘点，核对档案的数量、内容、保管状况等，发现问题及时进行处理。清查盘点结果应形成书面报告，报公司档案管理部门备案。3.严格遵守档案保管的各项规定，不得擅自将档案带出档案库房。因工作需要查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。4.做好档案库房的安全防范工作，配备必要的安全设施，如防盗报警装置、消防器材等。档案管理人员应定期检查安全设施的运行情况，确保其正常使用。同时，要加强对档案库房的日常管理，严禁无关人员进入档案库房。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在开展物业管理工作、制定工作计划、处理问题、总结经验等方面需要查阅档案资料。2.业主因办理房屋产权登记、查询房屋维修记录、了解物业服务情况等需要查阅相关档案资料。3.司法机关、行政机关等因工作需要依法查阅公司物业档案。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表提供的信息，为查阅人员提供相应的档案资料，并在现场监督查阅过程，确保档案资料的安全。业主查阅档案，应携带有效身份证件，填写《业主档案查阅申请表》，经物业项目负责人签字同意后，到物业项目档案管理人员处办理查阅手续。物业项目档案管理人员应按照规定为业主提供查阅服务，并做好查阅记录。司法机关、行政机关等查阅档案，应出具相关证明文件，经公司档案管理部门负责人审核同意后，按照规定办理查阅手续。查阅过程中，档案管理人员应严格遵守法律法规的规定，配合查阅机关的工作。2.借阅因工作需要借阅档案的公司内部人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和公司档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。档案管理人员应向借阅人员提供档案资料，并要求其在借阅期限届满前归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案资料的完整性和准确性，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。业主一般不得借阅档案，如有特殊情况需要借阅，应经公司档案管理部门负责人批准，并按照规定办理借阅手续。借阅期限和归还要求与公司内部人员相同。司法机关、行政机关等借阅档案，应按照相关法律法规的规定办理借阅手续，借阅期限和归还要求由查阅机关与公司协商确定。3.复制因工作需要复制档案资料的公司内部人员，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应根据申请表提供的信息，对档案资料进行复制，并按照规定收取复制费用。复制的档案资料应加盖公司档案管理部门的印章，以证明其真实性和有效性。业主复制档案资料，应按照公司规定的程序办理申请和审批手续，并支付相应的复制费用。司法机关、行政机关等复制档案资料，应按照相关法律法规的规定办理复制手续，公司档案管理部门应积极配合，确保查阅机关能够及时获取所需的档案资料。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、利用内容、档案名称、档案编号、利用方式、归还时间等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对于已到保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理和统计，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，提出存毁意见。3.档案鉴定小组将鉴定意见提交公司档案管理部门负责人审核，审核通过后报公司分管领导批准。4.经批准销毁的档案，由档案管理部门按照规定的程序进行销毁处理。（四）销毁方法1.纸质档案销毁采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案内容无法恢复。销毁过程应在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同监督销毁，销毁后应在销毁记录上签字确认。2.电子档案销毁通过专业的电子数据清除软件对电子档案进行彻底删除，确保电子数据无法恢复。删除后的存储介质应进行格式化处理，并妥善保管，以备检查。3.声像档案销毁对于不需