创城档案工作制度

PAGE创城档案工作制度一、总则（一）目的为加强创城档案工作的规范化、科学化管理，确保创城档案的完整、准确、系统和有效利用，为创建文明城市工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织参与创城工作过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于文件、会议记录、活动资料、图片、视频等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：创城档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映创城工作的实际情况。3.分类科学原则：按照创城工作的特点和档案的形成规律，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善创城档案工作制度，并组织实施。2.对创城工作中形成的各类档案进行集中统一管理，包括收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.指导和监督各部门的创城档案工作，定期检查档案的整理和保管情况。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门创城工作中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。3.严格按照档案管理部门的要求，做好档案的整理和保管工作，确保档案的安全和完整。4.积极配合档案管理部门的工作，提供档案利用所需的相关信息和资料。三、档案收集（一）收集范围1.上级部门关于创城工作的文件、通知、指示等。2.公司/组织制定的创城工作计划、方案、措施等。3.创城工作中的各类会议记录、纪要、决议等。4.开展创城活动的相关资料，如活动方案、活动照片、活动视频、活动总结等。5.创城工作中的调查研究报告、统计报表等。6.与创城工作相关的对外联络文件、信函、协议等。7.创城工作中获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。8.其他与创城工作有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在创城工作中形成的档案资料，确保档案的完整性和时效性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，并符合档案管理的要求。3.对于重要的档案资料，应一式两份，一份留存本部门，一份移交档案管理部门。4.档案收集过程中，应注意保护档案的原始性和真实性，不得擅自修改、涂抹或销毁档案。四、档案整理（一）分类标准创城档案按照以下类别进行分类：1.综合类：包括上级文件、公司/组织文件、会议记录、工作计划与总结等。2.活动类：包括各类创城活动的方案、实施过程资料、总结等。3.宣传类：包括创城宣传资料、图片、视频等。4.督查类：包括创城工作的督查记录、整改情况等。5.荣誉类：包括创城工作中获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等。6.其他类：不属于以上类别的其他创城档案。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。4.对档案资料进行装订或装盒，确保档案的整齐和美观。5.在档案资料上加盖档案章，并注明档案编号、保管期限等信息。五、档案归档（一）归档时间各部门应在创城工作结束后[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.档案管理部门对各部门移交的档案资料进行核对，检查档案资料的完整性、准确性和规范性。2.对符合要求的档案资料进行登记，并按照分类标准进行上架存放。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、编号、题名、保管期限等信息。六、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。2.档案应按照分类顺序排列上架，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。七、档案利用（一）利用范围公司/组织内部人员因工作需要，可查阅、借阅创城档案。外部单位因工作需要查阅创城档案，需经公司/组织相关领导批准。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.档案管理人员应根据查阅登记表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。3.如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、归还日期等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。4.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期归还，应办理延期手续。5.借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改或销毁档案。6.档案利用结束后，档案管理人员应及时收回档案，并对档案进行检查，如发现问题，应及时处理。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准档案管理部门应定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。鉴定标准如下：1.具有重要历史价值、科学研究价值或现实查考价值的档案，应永久保存。2.在一定时期内具有查考利用价值的档案，应保存[X]年。3.已失去保存价值的档案，经鉴定后可予以销毁。（二）鉴定程序1.档案管理部门成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.《档案销毁清册》经公司/组织相关领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁方法档案销毁应采用安全、可靠的方法，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立创城档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对创城档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合创城档案管理的软件系统，实现档案的在线录入、整理、归档、检索、利用等功能。3.网络安全建设：建立档案信息化管理系统的安全防护体系，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.电子档案应与纸质档案同