制定合同类档案管理规定制度

PAGE制定合同类档案管理规定制度一、总则（一）目的为加强公司合同类档案的管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，便于合同的查阅、利用和监督，特制定本规定制度。（二）适用范围本规定适用于公司各类合同（包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、技术合同、服务合同等）档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：合同类档案由公司指定的档案管理部门统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整性原则：应保证合同档案内容的全面、完整，包括合同文本、相关附件、审批文件、往来信函等。3.准确性原则：合同档案中的信息应准确无误，如实反映合同签订、履行的全过程。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，应严格保密，防止信息泄露。二、合同类档案的收集与整理（一）收集范围1.合同正式文本，包括正本和副本。2.合同签订过程中形成的意向书、协议书、备忘录等前期文件。3.合同审批流程中的各类审批文件，如立项申请、可行性研究报告、审批表等。4.与合同相关的补充协议、变更协议、解除协议等。5.合同履行过程中的往来信函、电报、传真、电子邮件等。6.合同履行过程中的验收报告、结算凭证、发票等。7.其他与合同有关的资料。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订或履行完毕后及时将相关档案资料移交档案管理部门。2.移交的档案资料应齐全、完整、清晰，符合档案整理要求。3.对于电子文档，应确保其格式正确、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照合同的性质、类别进行分类，如销售合同类、采购合同类等。2.编号：为每份合同档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目：编制合同档案目录，包括合同编号、名称、签订日期、履行期限、主要内容等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质合同档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。三、合同类档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理部门收到合同承办部门移交的档案资料后，应进行认真核对和检查。2.对符合要求的档案资料进行整理、编目，填写归档登记表。3.将合同档案按照分类顺序存入档案库房，并在档案管理系统中进行登记。（二）保管期限1.合同类档案的保管期限根据合同的性质、重要程度和法律法规要求确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同；中期保管期限为[X]年，适用于重要合同；长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大权益、长期履行的合同。3.具体保管期限可参考国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况确定。（三）保管要求1.库房环境：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.安全防护：库房应配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全。3.存储方式：合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储，纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储于服务器或存储设备中，并定期进行备份。4.定期检查：档案管理部门应定期对合同档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。四、合同类档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经授权不得复制、传播。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅合同档案的，应提交书面申请，经公司主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并不得将档案带离档案库房。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅合同的编号（或名称）、查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人或公司主管领导批准后，交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，查找相应的合同档案，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。4.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅合同档案，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。5.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用方式1.公司内部人员因工作需要利用合同档案的，可以复印、摘录相关内容，但应经档案管理部门同意，并在复印件或摘录件上加盖档案管理部门印章。2.外部单位或个人需要利用合同档案的，应按照公司规定办理相关手续，并支付相应的费用。3.利用合同档案时，应确保档案的安全和保密，不得将档案用于非工作目的或泄露给无关人员。五、合同类档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，确定档案的保管价值。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查合同档案的内容、历史价值、现实利用价值等因素。3.集体决策原则：鉴定结果应由档案管理部门组织相关人员进行集体讨论，形成鉴定意见。（二）鉴定流程1.档案管理部门定期对合同档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单。2.组织相关人员（包括档案管理人员、业务部门人员、法律人员等）对需要鉴定的档案进行审查，根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，确定档案的存毁意见。3.将鉴定意见提交公司档案鉴定委员会进行审核，鉴定委员会应根据公司的实际情况和法律法规要求，对鉴定意见进行综合评估，形成最终的鉴定结论。4.档案管理部门根据鉴定结论，对已失去保存价值的合同档案进行销毁处理。（三）销毁程序1.编制销毁清单：档案管理部门根据鉴定结论，编制合同档案销毁清单，清单应包括档案编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.审批销毁清单：销毁清单经公司主管领导批准后，方可进行销毁处理。3.实施销毁：销毁工作应在档案管理部门指定的地点进行，由专人负责监督，确保销毁彻底。4.记录销毁情况：销毁完成后，应在销毁清单上记录销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，并将销毁清单存档。六、合同类档案的信息化管理（一）建立档案管理系统1.公司应建立合同类档案管理系统，实现合同档案的电子化管理。2.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案的管理和利用。3.档案管理系统应与公司其他业务系统进行对接，实现信息共享和业务协同。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应及时将合同档案的相关信息录入档案管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理系统中的数据进行维护和更新，包括档案的分类、编号、编目等信息的调整。3.对档案管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失或损坏。（三）信息安全管理严格遵守国家有关信息安全法规和公司信息安全制度，确保合同类档案管理系统的安全运行。采取必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测、数据加密等，防止信息泄露和数据被非法篡改。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对合同类档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本规定制度和相关法律法规要求。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等环节。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立合同类档案管理工作考核评价机制，对档案管理部门和合同承办部门的档案管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理