村社区文书档案归档制度

PAGE村社区文书档案归档制度一、总则（一）目的为了加强村社区文书档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于村社区各类文书档案的归档管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：村社区文书档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档的文书材料必须真实、准确地反映村社区各项工作的实际情况。3.分类科学原则：按照文书的来源、时间、内容等因素进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案信息不泄露。二、归档范围（一）上级文件1.上级党委、政府及各部门下发的与村社区工作相关的文件、通知、指示、决议等。2.上级领导对村社区工作的批示、讲话等。（二）村社区党组织文件1.村社区党组织的工作计划、总结、报告、决议、决定等。2.村社区党组织的会议记录、纪要等。3.村社区党组织成员的工作分工、岗位职责等。（三）村社区行政文件1.村社区的工作计划、总结、报告、规章制度等。2.村社区的会议记录、纪要等。3.村社区的财务报表、审计报告等。（四）村民自治文件1.村民会议、村民代表会议的记录、纪要、决议等。2.村规民约、自治章程等。3.村民委员会的选举文件、选民登记册等。（五）各类协议合同1.村社区与企业、单位签订的合作协议、租赁合同等。2.村社区与村民签订的土地承包合同、房屋租赁合同等。（六）人事档案1.村社区工作人员的履历表、工资表、考核表等。2.村社区工作人员的任免文件、奖惩记录等。（七）其他文件1.村社区的统计报表、调查资料等。2.村社区的荣誉证书、奖状等。3.村社区的重大活动记录、照片、录像等。三、归档要求（一）材料齐全完整归档的文书材料必须齐全完整，能够反映村社区各项工作的全貌。（二）内容真实准确归档的文书材料内容必须真实准确，不得弄虚作假。（三）格式规范统一归档的文书材料格式必须规范统一，符合国家有关标准和要求。（四）字迹清晰工整归档的文书材料字迹必须清晰工整，不得潦草难辨。（五）签署手续完备归档的文书材料必须签署手续完备，符合法定程序。四、归档时间（一）当年形成的文书档案，在次年上半年完成归档。（二）跨年度的文书档案，在次年年底前完成归档。五、归档流程（一）收集1.村社区各部门、各岗位工作人员负责收集本部门、本岗位形成的文书材料，并定期移交至档案管理人员。2.档案管理人员负责对收集到的文书材料进行初步审核，确保材料齐全完整、内容真实准确。（二）整理1.档案管理人员按照本制度规定的分类方法，对收集到的文书材料进行分类整理。2.对每份文书材料进行编号、编目，填写档案目录。3.将文书材料按照编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）装订1.对纸张规格不一致、破损的文书材料进行修补、裱糊。2.对需要装订的文书材料，采用线装或胶装的方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观。（四）编目1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。（五）上架1.将整理好的档案盒按照档案类别、年度、保管期限等顺序上架存放，便于查找和利用。2.建立档案索引，方便档案管理人员和查阅人员快速查找档案。六、档案保管（一）保管期限1.村社区文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：上级党委、政府及各部门下发的重要文件、村社区党组织的重要决议、决定、村社区的重大活动记录等。3.长期保管的档案主要包括：村社区党组织的一般文件、村社区行政的重要文件、各类协议合同等。4.短期保管的档案主要包括：村社区党组织的一般性文件、村社区行政的一般性文件、人事档案等。（二）保管条件1.设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防虫药品、防火设备等。3.定期对档案库房进行检查、维护，确保档案安全。（三）档案清查1.每年对档案进行一次全面清查，核对档案数量、保管期限、密级等信息，确保档案的完整、准确。2.对清查中发现的问题，及时进行处理，并做好记录。七、档案利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用必须符合国家有关法律法规的规定。2.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率。3.安全保密原则：在档案利用过程中，必须严格遵守安全保密制度，确保档案信息不泄露。（二）利用范围1.村社区工作人员因工作需要查阅档案。2.村民因个人事务需要查阅与本人相关的档案。3.其他单位或个人因工作需要查阅村社区档案，须经村社区负责人批准。（三）利用手续1.查阅档案时，查阅人员须填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。2.档案管理人员根据查阅人员的身份和查阅目的，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。如需摘录或复制档案材料，须经档案管理人员同意，并进行登记。（四）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅内容、借阅期限等信息，并经村社区负责人批准。2.档案管理人员根据批准的借阅申请，提供相应的档案，并办理借阅手续。3.借阅人员须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。借阅期限届满，须按时归还档案。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。2.依法鉴定原则：档案鉴定必须符合国家有关法律法规的规定。3.集体讨论原则：档案鉴定工作须由村社区负责人、档案管理人员及相关部门负责人组成的鉴定小组进行集体讨论。（二）鉴定内容1.档案的保管期限是否准确。2.档案的内容是否真实、准确、完整。3.档案的价值是否已经丧失。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经村社区负责人批准后，由档案管理人员负责组织销毁。3.档