职业档案室管理制度

PAGE职业档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司职业档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在职业活动中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司职业档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：归档的文件材料应真实反映公司职业活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司职业活动中形成的各种档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用工作。3.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，协助解决档案工作中的问题。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。5.参与公司重大活动、重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。（二）部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类，定期移交档案室。2.协助档案室做好本部门档案的查阅、利用等工作。3.按照档案室的要求，做好本部门档案的日常管理和安全保密工作。（三）员工职责1.严格遵守档案管理制度，妥善保管个人在职业活动中形成的文件材料。2.在工作中形成的应归档文件材料，及时交本部门兼职档案员或按规定移交档案室。3.不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出公司或借给他人。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各类会议文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.公司各项业务活动中形成的文件材料，如合同协议、招投标文件、业务报表等。4.公司行政管理文件材料，如工作计划、总结、规章制度、人事档案等。5.公司财务文件材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司技术文件材料，如研发项目文档、技术标准、专利证书等。7.公司对外宣传、交流活动中形成的文件材料，如宣传资料、新闻报道、合作协议等。8.公司员工个人在职业活动中形成的重要文件材料，如工作成果报告、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年完成归档。2.对于重大项目、重要活动形成的文件材料，应在项目结束或活动完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集的文件材料进行初步整理，按照分类方案进行分类、编号、编目。2.填写档案移交清单，将整理好的档案移交档案室。3.档案室对移交的档案进行审核、验收，对不符合要求的档案退回部门重新整理。四、档案的整理（一）分类标准1.按照公司职能和业务活动，将档案分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、技术管理类、人力资源管理类、企业文化类等类别。2.每一大类下再根据具体内容进行细分，如行政管理类可分为综合管理、文秘工作、档案管理等二级类目。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构。2.全宗号：暂定为公司代码。3.年度：文件形成的年度，采用公元纪年，如“2023”。4.保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下），分别用Y、C、D表示。5.类别：按照分类标准确定的类别代码。6.顺序号：同一类别下档案的流水号。（三）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、页数等内容。3.卷内文件目录应注明文件编号、责任者、题名、日期、页号等内容。五、档案的保管（一）库房建设1.档案室应具备符合档案保管要求的专用库房，库房应坚固、安全，具有防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐、编号清晰，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.按照档案的分类、编号顺序，将档案上架存放，不同保管期限、不同类别的档案应分开存放。2.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储介质应异地存放。（三）库房管理1.建立库房管理制度，定期对库房进行检查、维护，确保库房设施设备的正常运行。2.保持库房清洁卫生，控制库房温度、湿度，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.严禁在库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性物品。（四）档案安全保护1.加强档案的安全保密工作，严格限制非档案管理人员进入档案室。2.对档案进行定期盘点，核对档案数量、质量，确保档案的安全完整。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司员工因个人职业发展、解决劳动纠纷等需要查阅本人相关档案。3.外单位因工作需要，经公司批准后查阅相关档案。（二）利用手续1.公司内部查阅档案，需填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.公司员工查阅本人档案，需持有效身份证件，填写档案查阅登记表，经档案室工作人员核实后查阅。3.外单位查阅档案，需出具单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等内容，经公司分管领导批准后，由档案室工作人员陪同查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案室进行，如需借出，应严格履行借阅手续，明确借阅期限，按时归还。2.档案室应根据利用者的需求，提供档案复印件或电子文档，对于涉及公司机密的档案，应按照保密规定进行处理。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用者等信息进行详细登记。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理和公司决策提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务专家组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定内容1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其是否具有保存价值。2.对于保管期限已满的档案，重点审查其是否仍有查考利用价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经公司分管领导批准后，由档案室组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为公司决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用的要求。扫描后的电子文件应进行格式转换、图像处理等技术处理，确保图像清晰、完整。2.建立电子档案数据库，将数字化处理后的档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。（三）系统功能1.档案信息管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。2.系统应设置用户权限管理功能，根据不同用户的职责和需求，分配相应的系统操作权限，确保档案信息的安全保密。（四）数据备份与安全1.定期对电