国土资源局档案制度

PAGE国土资源局档案制度一、总则（一）目的为加强国土资源系统档案管理，有效保护和利用档案，提高国土资源管理工作效率和服务水平，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合国土资源局工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国土资源局机关各科室、直属事业单位及派出机构形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。国土资源局档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.依法管理原则。严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。3.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为国土资源管理工作提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门国土资源局设立档案管理科，负责全局档案的综合管理工作。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本局档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各科室、直属事业单位及派出机构的档案管理工作，开展档案业务培训和监督检查。4.参与国土资源管理工作中的重大事项，提供档案信息支持。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.国土资源规划、调查、监测、执法等业务工作中形成的文件材料。2.局机关各类会议、活动形成的文件材料。3.人事、财务、资产等行政管理工作中形成的文件材料。4.上级机关下发的与国土资源局工作相关的文件材料。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直属事业单位及派出机构应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，符合档案整理要求。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理方法1.按照档案形成的时间、来源、内容等特征，进行分类整理。2.遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系。3.采用统一的分类标准和编号方法，编制档案目录。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。（二）档案保管要求1.对不同载体的档案应分别保管，确保档案安全。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（三）档案存储介质管理1.对电子档案应采用安全可靠的存储介质进行备份，定期进行数据校验和恢复测试。2.存储介质应妥善保管，防止损坏、丢失和数据泄露。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合国土资源局工作实际，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关专家组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，确定档案的保管期限。2.对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出鉴定意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案，编制销毁清册。2.销毁清册应经档案管理部门负责人、分管领导签字批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，确保统计数据的准确、及时。（二）移交工作1.国土资源局撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给指定的单位。2.档案移交应办理交接手续，编制移交清单，双方签字确认。七、档案的利用（一）利用范围1.为国土资源管理工作提供决策依据和参考。2.满足社会各界对国土资源档案信息的查询需求。3.开展档案编研工作，为国土资源文化建设服务。（二）利用方式1.查阅利用。利用者可按照规定程序到档案管理部门查阅档案。2.借阅利用。因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，并在规定期限内归还。3.复制利用。根据利用者需求，可为其提供档案复制件。（三）利用要求1.利用者应遵守档案管理规定，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。2.查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得将档案带出档案库房。3.档案管理人员应积极为利用者提供服务，及时准确提供档案信息。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立国土资源局档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、规范化和科学化。2.提高档案利用效率，为国土资源管理工作提供高效便捷的信息支持。（二）建设内容1.档案数字化。对馆藏档案进行数字化处理，建立档案数据库。2.系统开发。开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等功能。3.安全保障体系建设。建立档案信息化安全保障体系，确保档案信息安全。（三）运行管理1.加强档案信息化系统的运行维护，确保系统正常运行。2.定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。3.加强档案信息安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。九、监督与检查（一）监督检查主体国土资源局档案管理部门负责对全局档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。（三）检查方式1.定期检查。每年组织一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查。根据工作需要，对部分科室、直属事业单位及派出机构的档案管理工作进行抽查。（四）问题整改对