食品进口记录和销售记录制度

食品进口记录和销售记录制度第一章总则第一条为有效防控食品进口与销售环节的专项风险，规范业务操作流程，确保产品质量安全与市场合规，根据《食品安全法》《进出口食品安全管理办法》及集团母公司《企业内部控制管理规范》等相关法律法规及内部要求，结合公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在明确食品进口记录与销售记录的管理职责、操作标准、风险防控机制及保障措施，全面提升公司食品安全管理水平。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖食品进口采购、仓储物流、质量检验、销售渠道管理、客户服务及售后服务等全业务链条。各部门及员工须严格遵守本制度规定，确保食品进口与销售记录的真实性、完整性、及时性及合规性。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“食品进口专项管理”指公司针对食品进口业务全过程实施的系统性风险防控与合规管理体系，包括供应商管理、资质审核、检验检疫、记录追溯等环节。（二）“专项风险”指食品进口与销售过程中可能存在的违法违规、质量不达标、信息泄露、舆情危机等潜在风险事件。（三）“XX合规”指公司业务活动符合国家法律法规、行业准则及内部管理制度要求的状态，强调合法合规经营。（四）“XX记录”指食品进口全流程（采购、报关、检验、仓储、销售、售后）形成的各类文件、数据及凭证，包括但不限于合同、检验报告、出库单、销售台账等。第四条食品进口与销售记录管理的核心原则为：（一）“全面覆盖”原则：管理范围覆盖所有食品进口与销售业务场景，确保无死角、无遗漏。（二）“责任到人”原则：明确各级管理主体及执行岗位的职责权限，实行责任追究制。（三）“风险导向”原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控，优先防范重大风险。（四）“持续改进”原则：定期评估管理有效性，优化流程漏洞，完善制度体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对食品进口与销售记录管理承担全面领导责任，负责统筹制度体系建设、重大风险决策及资源保障。分管领导作为直接责任人，负责具体组织协调、监督考核及问题处置。第六条设立食品进口与销售记录管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人参与。领导小组职能包括：（一）统筹协调专项管理工作，制定年度计划与目标；（二）审议重大风险事件处置方案及制度修订事项；（三）组织开展监督评价，通报管理情况；（四）审议专项管理考核结果及奖惩决定。第七条领导小组下设办公室，由[牵头部门名称]（如供应链管理部）负责日常运营，具体职责包括：（一）制定专项管理制度及操作细则；（二）组织风险识别、预警及应对；（三）协调跨部门协作，推动问题解决；（四）收集整理管理数据，支持决策分析。第八条牵头部门职责：（一）负责专项管理制度建设，定期修订完善；（二）组织开展供应商风险评估与资质审核；（三）监督销售记录的真实性、完整性，确保可追溯；（四）组织全员培训，提升合规意识。第九条专责部门职责：（一）负责进口业务合规审核，包括合同签订、检验检疫等环节；（二）优化业务流程，识别并消除管理漏洞；（三）建立风险数据库，分析趋势，提出防控建议；（四）处置违规行为，启动问责程序。第十条业务部门及下属单位职责：（一）落实本领域专项管理要求，严格执行操作规范；（二）开展日常自查，及时上报异常情况；（三）配合专责部门开展风险处置与整改；（四）确保员工掌握岗位合规要求。第十一条基层执行岗位责任：（一）签署岗位合规承诺书，确保业务操作合法合规；（二）记录进口与销售数据时，保证真实准确，不得篡改；（三）发现风险隐患时，第一时间上报主管及专责部门；（四）参与培训考核，达到岗位合规标准。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商管理环节：（一）合规标准：建立供应商“红黑名单”制度，实施分级分类管理。对进口食品供应商，需审查其营业执照、生产许可、检验报告等资质，每年复核一次。严禁采购无证、资质过期或存在重大安全问题的供应商。（二）禁止行为：严禁通过关联企业虚假交易、利益输送；严禁收受供应商回扣或贿赂。（三）风险防控：重点监控高风险国家/地区的供应商，定期评估其质量管理体系有效性。第十三条进口审批环节：（一）合规标准：进口食品需提交采购申请、检验检疫证明、中文标签等材料，经供应链管理部及法务部审核通过后方可实施。审批流程需完整记录，存档备查。（二）禁止行为：严禁未经审批擅自进口；严禁伪造或篡改审批记录。（三）风险防控：建立审批权限清单，明确各级领导审批范围。对特殊食品（如婴幼儿配方奶粉）实施重点监控。第十四条检验检疫环节：（一）合规标准：进口食品到港后48小时内完成抽样送检，结果合格方可入库。检验报告需与海关监管要求一致，并由专责部门统一归档。（二）禁止行为：严禁隐瞒检验不合格情况，擅自销售；严禁篡改或伪造检验记录。（三）风险防控：对不合格产品实行“一签一单”制度，全程追溯。第十五条仓储管理环节：（一）合规标准：食品需分区存放，遵循“先进先出”原则。冷藏冷冻食品需全程监控温度，记录异常情况。仓储记录需与出库单逐笔核对。（二）禁止行为：严禁将临期或过期食品作为正常库存销售；严禁未经授权动用库存。（三）风险防控：定期开展库存盘点，对异常波动及时调查。第十六条销售记录管理：（一）合规标准：销售订单需经客户信用审核后确认，销售台账需同步记录商品名称、规格、数量、客户、渠道等信息。电子销售数据需定期备份，确保不丢失。（二）禁止行为：严禁虚构销售数据套取资金；严禁向客户承诺无法兑现的服务。（三）风险防控：对大额订单实施重点审核，监控异常交易模式。第十七条客户服务与售后：（一）合规标准：建立客户投诉处理流程，48小时内响应，7日内给出解决方案。售后服务记录需完整归档，支持产品追溯。（二）禁止行为：严禁对客户投诉敷衍处理；严禁泄露客户隐私信息。（三）风险防控：定期分析投诉数据，识别潜在产品风险。第十八条跨境销售管理：（一）合规标准：出口食品需符合目标国法规，提供合格证及标签说明。销售记录需包含境外监管机构要求的信息（如注册号、生产批号）。（二）禁止行为：严禁规避监管，伪造产地信息；严禁销售禁运产品。（三）风险防控：建立目标国法规库，动态跟踪政策变化。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年联合专责部门评估制度适用性，根据法规调整、业务变化及时修订。重大修订需经领导小组审议通过。（二）外部环境变化（如疫情、贸易政策）时，立即启动专项评估，补充防控要求。第二十条风险识别预警机制：（一）每月开展专项风险排查，采用“风险矩阵法”对各项业务进行分级评估，形成风险清单。（二）对高风险项发布预警通知，明确管控措施及责任部门。预警信息需纳入绩效考核。第二十一条合规审查机制：（一）将专项审查嵌入关键节点：采购时审查供应商资质，销售时审核订单合规性，售后时评估投诉处理质量。（二）实行“一票否决制”，未经审查的业务不得实施。审查结果需双签确认，存档备查。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组统筹协调。（二）制定应急预案，明确上报路径：基层发现风险→主管核实→专责部门处置→领导小组审批。（三）跨部门协同时，牵头部门负责统筹，确保责任落实。第二十三条责任追究机制：（一）违规情形：未按规定记录、篡改数据、隐瞒风险等，视情节严重程度，给予警告、降级、解聘等处分。（二）处罚标准：首次违规通报批评，二次违规取消评优资格，三次违规按制度解除劳动关系。（三）联动机制：违规行为需同步计入绩效考核，并提交纪律委员会审议。第二十四条评估改进机制：（一）每季度对专项管理体系运行情况开展评估，重点检查数据完整率、风险处置及时性等指标。（二）评估结果形成报告，提交领导小组审议，明确改进方向。（三）对管理漏洞，制定整改计划，限时完成。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）各级领导须签署责任书，明确“一岗双责”。（二）领导小组每季度召开例会，通报管理进展，协调解决问题。第二十六条考核激励机制：（一）专项合规情况占年度考核30%，与绩效奖金、评优直接挂钩。（二）设立“合规贡献奖”，对发现重大风险或提出优化建议的员工给予奖励。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年至少一次合规履职培训，重点学习法规政策及内控制度。（二）一线员工培训：每月开展操作规范培训，考核合格后方可上岗。（三）定期发布合规手册，通过宣传栏、内部平台强化意识。第二十八条信息化支撑：（一）开发食品进口与销售记录管理系统，实现流程自动化、数据实时监控。（二）系统功能包括：供应商档案管理、检验报告自动归档、销售数据智能分析。（三）与财务、法务系统对接，确保数据一致性。第二十九条文化建设：（一）发布《专项合规手册》，明确行为红线与正向激励。（二）组织合规承诺签字活动，增强全员责任意识。（三）设立举报热线，对主动报告风险的员工给予保护。第三十条报告制度：（一）风险事件报告：基层发现风险24小时内上报，重大事件立即上报。（二）年度管理报告：每年11月底前完成，内容含风险统计、