非生产性物料申报制度

非生产性物料申报制度一、非生产性物料申报制度

非生产性物料申报制度旨在规范企业内部非生产性物料的管理流程，明确申报、审批、采购、领用及报废等环节的操作规范，确保物料使用的合理性与经济性，降低企业运营成本，提升资源利用效率。本制度适用于企业所有部门及员工，涉及非生产性物料的采购、领用、盘点及处置等全过程管理。

1.1制度目的

非生产性物料申报制度的建立，主要目的在于实现物料的精细化管理，防止资源浪费与滥用。通过明确申报标准、审批流程及使用规范，确保非生产性物料采购的合理性与必要性，同时加强物料的跟踪与监控，提高资产使用效率。制度实施有助于企业建立科学的成本控制体系，优化资源配置，降低管理成本，提升整体运营效益。

1.2适用范围

本制度适用于企业所有部门及员工，包括但不限于行政部、办公室、财务部、人力资源部等非生产性部门。涉及的非生产性物料包括办公用品、设备耗材、劳保用品、招待用品及其他非直接用于生产活动的物料。所有部门在采购、领用非生产性物料前，均需按照本制度履行申报程序。

1.3术语定义

1.3.1非生产性物料

指企业在日常运营中使用的，不直接参与产品生产或服务的物料，如办公用品（纸张、笔、文件夹等）、设备耗材（打印机墨盒、电池等）、劳保用品（手套、口罩等）、招待用品（茶具、酒水等）。

1.3.2申报

指部门或员工根据实际需求，填写申报表并提交至指定审批人，经批准后方可进行采购或领用。

1.3.3审批

指审批人对申报表进行审核，确认物料的必要性、合理性及预算符合性，并作出批准或驳回的决定。

1.3.4采购

指根据审批通过的申报表，由采购部门进行物料采购，并确保供应商资质及物料质量符合要求。

1.4申报流程

1.4.1需求确认

部门或员工在领用或采购非生产性物料前，需确认实际需求，避免重复或过量申报。需求确认需基于前期使用记录及未来合理预估，确保申报的必要性。

1.4.2申报表填写

申报人需填写《非生产性物料申报表》，内容包括物料名称、规格型号、数量、用途说明、预计使用期限等。申报表需经部门负责人签字确认，并附上相关使用说明或申请理由。

1.4.3审批程序

申报表提交至行政部或指定审批人，审批人根据物料类型、数量及预算情况，进行审核并作出批准或驳回决定。审批流程如下：

-普通物料（金额低于一定标准）：部门负责人直接审批；

-较大金额或特殊物料：部门负责人初审，行政部复核，财务部终审；

-特殊审批权限：金额超过上限的物料需经企业主管领导批准。

1.4.4采购执行

审批通过的申报表交由采购部门执行采购，采购部门需根据物料清单选择合格供应商，并确保物料质量符合企业标准。采购完成后，需将发票、合同及相关凭证提交至行政部备案。

1.5领用与保管

1.5.1领用程序

非生产性物料领用需由领用人填写《物料领用单》，经部门负责人签字后，到行政部或指定仓库领取。领用单需注明领用日期、物料名称、数量及用途，并作为后续核销的依据。

1.5.2保管责任

行政部或指定仓库需对非生产性物料进行分类存放，建立台账，并定期盘点，确保账实相符。部门需指定专人负责本部门物料的领用与保管，防止丢失或滥用。

1.6盘点与核销

1.6.1定期盘点

行政部需每年组织一次非生产性物料的全面盘点，核对库存数量与台账记录，确保物料管理工作的准确性。盘点结果需形成报告，并提交至企业主管领导审阅。

1.6.2报废处理

对于报废或损坏的物料，部门需填写《物料报废申请表》，经行政部审核后，报财务部备案。报废物料需按规定进行处置，如回收、销毁等，并做好记录。

1.7责任追究

1.7.1违规处理

对于未按规定申报、超量领用、滥用或丢失非生产性物料的部门或员工，企业将根据情节严重程度进行相应处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、岗位调整等。

1.7.2监督检查

行政部及财务部需定期对非生产性物料的使用情况进行抽查，确保制度执行到位。对于发现的问题，需及时纠正并追究相关责任人的责任。

1.8附则

本制度自发布之日起实施，由行政部负责解释。企业可根据实际情况对本制度进行修订，修订后的制度需重新发布并通知所有部门。

二、非生产性物料申报细则

2.1申报标准与审批权限

2.1.1申报标准

企业各部门在申报非生产性物料时，需遵循以下标准：

-办公用品：根据部门人数及使用频率合理申报，避免长期囤积。例如，纸张、笔等消耗品需基于前三个月的使用量进行申报，每月申报量不得超过历史平均使用量的20%。

-设备耗材：需提供设备使用记录及耗材损耗情况，确保申报的必要性。例如，打印机墨盒需在剩余墨量低于10%时方可申报，且每次申报不得超过2个。

-劳保用品：根据工作性质及人数申报，如车间员工需佩戴的安全帽、手套等，需提供使用期限及损耗标准。例如，安全帽需每年更换一次，申报时需注明使用期限及预计报废时间。

-招待用品：需提供招待计划及预计使用量，避免过量采购。例如，茶具、酒水等需根据招待次数及人数申报，每次申报金额不得超过500元。

2.1.2审批权限

-普通物料（金额低于1000元）：部门负责人直接审批；

-较大金额物料（1000元至5000元）：部门负责人初审，行政部复核；

-特殊金额物料（超过5000元）：行政部初审，财务部复核，企业主管领导终审。

审批人需重点核查申报的必要性、合理性及预算符合性，确保物料使用的科学性。

2.2申报表填写规范

2.2.1申报表内容

《非生产性物料申报表》需包含以下内容：

-申报部门及申报人姓名；

-物料名称、规格型号、数量；

-用途说明，需具体到具体工作场景；

-预计使用期限，如办公用品需注明预计使用月份；

-预算金额及审批人签字。

例如，申报办公桌时，需注明桌子的尺寸、材质、数量及用途，如“行政部购置办公桌5张，尺寸1200mm*600mm，材质实木，用于新员工办公区”。

2.2.2申报表格式

申报表需使用企业统一模板，内容包括：

-申报日期；

-物料清单（含名称、规格、数量、单价、总价）；

-用途说明及使用期限；

-预算符合性说明（是否在部门年度预算范围内）；

-审批人签字及日期。

2.3采购执行与供应商管理

2.3.1采购执行

审批通过的申报表交由采购部门执行采购，采购部门需根据物料清单选择合格供应商。供应商选择需基于价格、质量、交货时间等因素综合评估。例如，办公用品可优先选择企业合作供应商，设备耗材需确保符合国家质量标准。

采购完成后，采购部门需将发票、合同及相关凭证提交至行政部备案，并通知仓库做好入库准备。仓库需对到货物料进行验收，核对数量、规格、质量等，确保与采购清单一致。验收合格后，需在发票上签字确认，并办理入库手续。

2.3.2供应商管理

行政部需建立供应商档案，记录供应商的资质、合作历史、评价等信息。每年对供应商进行一次评估，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。例如，对于长期合作的供应商，可定期进行满意度调查，确保其服务质量。

2.4领用与使用规范

2.4.1领用程序

非生产性物料领用需由领用人填写《物料领用单》，经部门负责人签字后，到行政部或指定仓库领取。领用单需注明领用日期、物料名称、数量及用途，并作为后续核销的依据。例如，员工领用打印纸时，需在领用单上注明用途，如“项目报告打印”。

2.4.2使用规范

各部门需指定专人负责本部门物料的领用与使用，防止浪费。例如，办公用品需定点存放，员工领用需登记姓名及数量。设备耗材需按说明书使用，避免不当使用导致损耗加快。

2.5盘点与核销流程

2.5.1定期盘点

行政部需每年组织一次非生产性物料的全面盘点，核对库存数量与台账记录，确保账实相符。盘点前需提前通知各部门，并安排专人负责。盘点结果需形成报告，并提交至企业主管领导审阅。例如，盘点时发现打印机墨盒数量不符，需查明原因，是领用未登记还是采购错误，并采取相应措施。

2.5.2报废处理

对于报废或损坏的物料，部门需填写《物料报废申请表》，经行政部审核后，报财务部备案。报废物料需按规定进行处置，如回收、销毁等，并做好记录。例如，报废的打印机需由行政部联系专业回收公司进行回收，并取得回收证明。

2.6责任追究与监督

2.6.1违规处理

对于未按规定申报、超量领用、滥用或丢失非生产性物料的部门或员工，企业将根据情节严重程度进行相应处理，包括但不限于通报批评、经济处罚、岗位调整等。例如，某部门长期囤积办公用品却不申报，经查实后，需通报批评并责令退回部分物料。

2.6.2监督检查

行政部及财务部需定期对非生产性物料的使用情况进行抽查，确保制度执行到位。对于发现的问题，需及时纠正并追究相关责任人的责任。例如，抽查发现某部门领用的打印纸超量，需查明原因，是申报标准不合理还是使用不当，并调整申报标准或加强使用管理。

三、非生产性物料使用与保管管理

3.1物料领用与发放规范

3.1.1领用申请与审批

部门员工需根据实际工作需求领用非生产性物料，领用前需填写《物料领用单》，详细注明所需物料的名称、规格、数量及用途。领用单需由部门内部负责人初步审核，确认领用需求的合理性后签字。对于小额或常规物料，部门负责人可直接审批；对于较大金额或特殊物料，需按规定逐级上报至行政部或财务部进行最终审批。审批通过的领用单方可作为领用物料的依据。例如，行政部门的员工需领用一批办公椅，需填写领用单，注明椅子数量、型号及预计放置地点，经部门主管签字后报行政部审批。

3.1.2发放流程与记录

审批后的领用单由行政部或指定仓库的管理人员审核，核对物料清单与库存情况，确保库存充足且符合领用要求。发放时，仓库人员需仔细核对物料名称、规格、数量，确保与领用单一致，并在领用单上签字确认。领用人需当场检查物料质量，如有问题及时反馈。发放完成后，行政部需将领用单存档，并更新物料库存台账，确保账实相符。例如，某部门领用一批打印纸，仓库人员需核对纸卷的规格、数量，确认无误后，领用人签字确认，仓库人员也签字并存档。

3.2物料使用与保管责任

3.2.1部门保管责任

各部门需指定专人负责本部门非生产性物料的日常保管与使用，确保物料存放整齐、标识清晰、取用方便。部门负责人需定期检查物料使用情况，防止浪费或滥用。例如，办公室的文具需由行政助理负责保管，定期清点数量，确保常用文具不短缺。

3.2.2专人负责制

对于易耗品或贵重物料，需实行专人负责制，领用人需妥善保管，并按需领用。使用完毕后，剩余物料需及时退回仓库，或按规定进行登记。例如，车间员工领用的安全帽需个人妥善保管，使用结束后归还仓库，或由仓库统一回收。

3.3物料使用监督与检查

3.3.1日常监督

行政部需定期对各部门物料使用情况进行抽查，检查是否存在超量领用、未登记使用、浪费等现象。对于发现的问题，需及时与部门负责人沟通，要求整改。例如，行政部抽查发现某部门长期不使用的一批办公桌，需询问原因，若确认不再需要，则需按规定进行报废处理。

3.3.2年度盘点

每年年底，行政部需组织对所有非生产性物料进行全面盘点，核对库存数量与台账记录，确保账实相符。盘点前需提前通知各部门，并安排专人负责。盘点时，需逐一核对物料名称、规格、数量，对于差异较大的物料，需查明原因，是领用未登记、丢失还是其他原因，并采取相应措施。例如，盘点发现一批办公椅数量少于台账记录，需询问领用部门，确认是否有人领用后未登记，或是否存在损坏报废情况。

3.4物料回收与报废管理

3.4.1回收程序

对于可重复使用的物料，如工具、设备等，使用完毕后需及时回收至指定地点，由仓库人员检查确认后入库。回收时，需检查物料状态，确保完好无损，如有损坏需及时维修或报废。例如，工程部门使用的一批扳手使用完毕后，需归还仓库，仓库人员检查无误后入库，并更新库存台账。

3.4.2报废处理

对于无法继续使用的物料，部门需填写《物料报废申请表》，经行政部审核后，报财务部备案。报废物料需按规定进行处置，如可回收的物料交由回收公司处理，不可回收的物料进行销毁。例如，一批老旧的电脑无法维修，部门需填写报废申请表，行政部审核后，联系专业回收公司进行回收，并取得回收证明。

3.5特殊物料管理

3.5.1招待用品管理

招待用品如茶具、酒水等，需严格控制领用，避免浪费。领用前需提供招待计划，领用后需及时清点剩余数量，并进行登记。例如，行政部安排招待客户，需提前填写领用单，注明招待用途及预计使用量，招待结束后清点剩余物品，并更新库存台账。

3.5.2劳保用品管理

劳保用品如安全帽、防护服等，需根据工作性质及人数合理申报，并确保按期更换或报废。领用后需检查使用情况，确保员工正确佩戴。例如，车间员工需佩戴安全帽，行政部需每年组织一次安全帽的更换，并做好记录。

3.6制度执行与改进

3.6.1执行监督

行政部及财务部需定期对非生产性物料的使用情况进行抽查，确保制度执行到位。对于发现的问题，需及时纠正并追究相关责任人的责任。例如，抽查发现某部门领用的打印纸超量，需查明原因，是申报标准不合理还是使用不当，并调整申报标准或加强使用管理。

3.6.2制度改进

企业需根据实际运营情况，定期评估非生产性物料申报制度的合理性，并进行必要的调整。例如，每年年底，行政部需组织各部门对制度执行情况进行评估，收集意见建议，并对制度进行修订完善。

四、非生产性物料采购与供应商管理

4.1采购流程与审批机制

4.1.1采购申请与标准制定

企业各部门在确认非生产性物料需求后，需按照本制度规定的申报标准填写《非生产性物料申报表》，详细列明物料名称、规格型号、数量、用途说明、预计使用期限及预算金额。申报表需经部门负责人审核签字，确认需求的必要性与合理性。行政部需对申报表进行初步审核，重点核查申报是否符合制度规定的标准，如数量是否合理、用途是否明确等。对于符合标准的申报，行政部予以受理；对于不符合标准的，需退回部门说明原因，并要求重新申报。

4.1.2审批权限与流程

采购审批权限根据物料金额大小及重要性进行划分：

-金额低于1000元的普通物料，由行政部负责人直接审批；

-金额在1000元至5000元的物料，由行政部负责人初审，财务部负责人复核；

-金额超过5000元的物料，行政部负责人初审，财务部负责人复核，企业主管领导终审。

审批流程如下：部门填写申报表→部门负责人初审→行政部审核→按权限审批→采购执行。审批通过的申报表交由采购部门执行采购。采购部门需根据申报表的内容，选择合适的供应商，并组织采购活动。

4.2供应商选择与管理

4.2.1供应商选择标准

供应商的选择需基于多个因素综合评估，包括但不限于：价格竞争力、产品质量、交货时间、售后服务、企业信誉等。行政部需建立合格供应商名录，对供应商进行分类管理，如办公用品供应商、设备耗材供应商、劳保用品供应商等。每年需对供应商进行一次评估，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。例如，对于办公用品供应商，需重点考察其价格是否具有竞争力，产品质量是否稳定，交货是否及时。

4.2.2供应商评估与维护

供应商评估需采用定量与定性相结合的方式，定量指标包括价格、交货准时率、产品质量合格率等；定性指标包括服务态度、合作意愿、企业信誉等。评估结果需形成报告，并作为供应商选择的依据。对于表现优秀的供应商，行政部需与其建立长期合作关系，并给予一定的优惠政策。例如，某办公用品供应商长期提供优质服务，价格合理，交货及时，行政部可与其签订长期合作协议，并给予一定的折扣优惠。

4.3采购执行与质量控制

4.3.1采购执行

采购部门需根据审批通过的申报表，联系供应商进行采购。采购过程中，需注意以下几点：

-核对供应商资质，确保其具备相应的生产或销售许可；

-签订采购合同，明确双方的权利义务，如价格、交货时间、付款方式等；

-跟踪采购进度，确保物料按时到货。

例如，采购一批打印纸时，需核对供应商的生产资质，签订采购合同，并跟踪交货时间，确保物料按时到货。

4.3.2质量控制

物料到货后，需由仓库人员或行政部指定人员进行验收，核对数量、规格、质量等，确保与采购清单一致。验收合格的物料，需在发票上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的物料，需及时退回供应商，并要求其更换或退货。例如，采购一批办公椅时，需检查椅子的高度、材质、舒适度等，确保符合要求。如有问题，需及时退回供应商，并要求其更换。

4.4采购记录与档案管理

4.4.1采购记录

采购部门需建立采购记录，详细记录每笔采购的物料名称、规格、数量、单价、总价、供应商、交货时间等信息。采购记录需存档备查，并定期进行整理与归档。例如，每次采购完成后，需在采购记录中登记相关信息，并定期整理归档。

4.4.2档案管理

采购档案包括采购合同、发票、验收单、入库单等，需分类存档，并做好索引，方便查阅。档案管理需指定专人负责，确保档案的安全与完整。例如，采购合同需按供应商名称或采购时间进行分类存档，并做好索引，方便查阅。

4.5采购成本控制

4.5.1价格谈判

采购部门需在采购前与供应商进行价格谈判，争取获得最优价格。价格谈判需基于市场行情、供应商资质、采购量等因素综合评估。例如，采购大批量打印纸时，可要求供应商给予一定的折扣优惠。

4.5.2采购批量优化

采购部门需根据物料的使用情况，合理确定采购批量，避免过量采购导致库存积压，或采购不足导致断货。例如，对于常用物料，可适当增加采购批量，以获得价格优惠；对于不常用物料，可适当减少采购批量，避免库存积压。

4.6采购风险控制

4.6.1供应商风险

供应商的选择需谨慎，需对其资质、信誉、生产能力等进行充分了解，避免因供应商问题导致采购风险。例如，选择办公用品供应商时，需对其生产资质、企业信誉等进行评估，避免选择不靠谱的供应商。

4.6.2物流风险

采购过程中，需注意物流风险，确保物料按时到货，避免因物流问题导致采购延误。例如，采购设备耗材时，需选择可靠的物流公司，并跟踪物流进度，确保物料按时到货。

4.7特殊采购管理

4.7.1大额采购

对于大额采购，需进行更严格的审批，并组织相关人员参与谈判。例如，采购一批价值较高的设备时，需由行政部、财务部、使用部门等相关人员参与谈判，确保采购价格的合理性。

4.7.2紧急采购

对于紧急采购，需简化审批流程，但需确保物料的质量与价格合理。例如，某部门急需一批办公用品，可简化审批流程，但需确保物料的质量与价格合理。

五、非生产性物料盘点与核销管理

5.1盘点组织与准备

5.1.1盘点周期与范围

企业需定期对非生产性物料进行盘点，盘点周期一般为每年一次，特殊情况可根据需要增加盘点次数。盘点范围包括所有部门存放的非生产性物料，包括办公用品、设备耗材、劳保用品、招待用品等。行政部负责组织全年盘点工作，并制定盘点计划。例如，每年年底，行政部需制定下一年度的盘点计划，明确盘点时间、人员安排、盘点范围等。

5.1.2盘点准备

盘点前，行政部需提前通知各相关部门，并安排专人负责本部门的盘点工作。各部门需做好盘点准备，包括整理物料、清点数量、核对规格等。行政部需准备盘点工具，如盘点表、笔、记录本等，并培训盘点人员，确保其掌握盘点方法。例如，行政部需准备盘点表，并培训各部门的盘点人员，确保其掌握盘点方法。

5.2盘点实施与记录

5.2.1实地盘点

盘点人员进行实地盘点，逐一核对物料名称、规格、数量，并与库存台账进行核对。盘点时，需注意以下几点：

-核对物料名称、规格、数量是否与库存台账一致；

-检查物料状态，如有损坏、过期等情况，需及时记录；

-对于盘盈、盘亏的物料，需查明原因，并记录在盘点表上。

例如，盘点一批打印纸时，需核对纸卷的规格、数量，并检查纸卷是否完好，如有损坏或过期，需及时记录。

5.2.2盘点记录

盘点人员需填写盘点表，详细记录盘点日期、物料名称、规格、数量、盘点人、备注等信息。盘点表需由盘点人员和部门负责人签字确认。盘点结束后，行政部需将盘点表汇总，并形成盘点报告。例如，盘点一批办公椅时，需在盘点表上记录椅子的高度、材质、数量等信息，并由盘点人员和部门负责人签字确认。

5.3盘点差异分析与处理

5.3.1差异分析

盘点结束后，行政部需对盘点结果进行分析，查明盘盈、盘亏的原因。盘盈的原因可能是申报重复、领用未登记等；盘亏的原因可能是使用不当、丢失、损坏等。例如，盘点发现一批打印纸盘盈，需询问部门负责人，确认是否申报重复或领用未登记。

5.3.2差异处理

对于盘盈的物料，需查明原因，并调整库存台账；对于盘亏的物料，需根据原因进行处理。如果是使用不当导致的损耗，需加强使用管理；如果是丢失或损坏，需追究相关责任人的责任。例如，盘点发现一批办公椅盘亏，需查明原因，如果是使用不当导致的损坏，需加强使用管理；如果是丢失，需追究相关责任人的责任。

5.4报废管理

5.4.1报废申请

对于无法继续使用的非生产性物料，部门需填写《物料报废申请表》，经行政部审核后，报财务部备案。报废申请表需详细记录物料名称、规格、数量、使用期限、报废原因等信息。例如，一批老旧的电脑无法维修，部门需填写报废申请表，注明电脑的型号、数量、使用期限、报废原因等信息。

5.4.2报废审批

行政部需对报废申请进行审核，重点核查报废原因是否合理，物料是否确实无法继续使用。对于符合报废条件的物料，行政部予以批准；对于不符合报废条件的，需退回部门说明原因，并要求其重新申报。例如，行政部审核发现一批电脑报废原因不合理，需退回部门说明原因，并要求其重新申报。

5.4.3报废处理

报废审批通过的物料，需按规定进行处置。可回收的物料交由回收公司处理，不可回收的物料进行销毁。例如，一批报废电脑交由回收公司处理，并取得回收证明。

5.5核销与账务处理

5.5.1核销程序

物料报废后，行政部需将领用单或报废申请表交由财务部，进行核销。财务部需在账务系统中进行核销操作，确保账实相符。例如，一批报废电脑核销后，财务部需在账务系统中进行核销操作，并更新库存台账。

5.5.2账务处理

报废物料的账务处理需按照企业会计制度进行。可回收的物料，其残值收入需冲减报废成本；不可回收的物料，需计入当期费用。例如，一批报废电脑交由回收公司处理，其残值收入需冲减报废成本。

5.6盘点报告与改进

5.6.1盘点报告

盘点结束后，行政部需形成盘点报告，详细记录盘点结果、差异分析、处理措施等信息。盘点报告需提交至企业主管领导审阅。例如，行政部需形成盘点报告，记录盘点结果、差异分析、处理措施等信息，并提交至企业主管领导审阅。

5.6.2制度改进

企业需根据盘点结果，评估非生产性物料管理的有效性，并进行必要的调整。例如，每年年底，行政部需评估非生产性物料管理的有效性，收集各部门意见建议，并对制度进行修订完善。

六、非生产性物料制度执行与监督

6.1制度执行监督机制

6.1.1内部监督

行政部及财务部需定期对非生产性物料的使用情况进行抽查，确保制度执行到位。抽查内容包括物料领用、保管、使用、报废等环节，核查是否按本制度规定流程操作。对于发现的问题，需及时与相关部门沟通，要求整改，并记录在案。例如，行政部抽查发现某部门领用的打印纸超量，需询问原因，若确认申报标准不合理或使用不当，则需调整申报标准或加强使用管理。

6.1.2跨部门协