建设工程公司文件管理制度

建设工程公司文件管理制度前言在建设工程行业，文件是信息传递、知识沉淀、责任界定以及项目全过程管理的核心载体。规范、高效的文件管理，不仅是保障项目顺利实施、提升企业管理水平的基础，更是企业可持续发展的重要基石。为确保我公司各类文件得到有效控制和管理，使其在传递、使用过程中准确、及时、安全，并为公司决策和运营提供可靠依据，特制定本制度。本制度旨在统一文件管理标准，明确各部门及人员在文件管理中的职责，减少信息不对称，防范管理风险，提升整体工作效率。第一章总则1.1目的与依据为规范公司文件的编制、审批、分发、传递、保管、归档和销毁等全过程管理，确保文件的完整性、准确性、安全性和可追溯性，依据国家相关法律法规及公司实际运营需求，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司内部所有部门、项目部以及与公司业务相关的外来文件的管理。涵盖公司在经营管理、项目建设、技术研发、人力资源、财务审计等各项活动中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括纸质文件和电子文件。1.3基本原则1.统一管理原则：公司文件实行统一领导、分级负责的管理体制，确保管理标准一致。2.规范有序原则：文件的编制、流转、保管等各环节均应遵循规定程序，做到规范有序。3.安全保密原则：严格执行保密规定，确保涉密文件和敏感信息的安全，防止失泄密事件发生。4.实用高效原则：文件管理应服务于公司运营和项目建设，便于查阅和利用，提升工作效率。5.可追溯性原则：文件的形成、流转、更改、作废等过程应有明确记录，确保其历史轨迹清晰可查。第二章文件分类与编码2.1文件分类公司文件根据其性质、用途和管理需求进行分类，主要类别包括但不限于：1.管理体系文件：包括公司章程、发展规划、管理制度、工作流程、岗位职责等。2.经营管理文件：包括各类合同协议、招投标文件、市场调研报告、营销策划、客户资料等。3.工程技术文件：包括项目建议书、可行性研究报告、勘察设计文件、施工图纸、技术规范、施工组织设计、施工方案、技术交底记录、工程变更单、隐蔽工程验收记录、试验检测报告、竣工图、竣工验收资料等。4.行政人事文件：包括公司决议、通知公告、会议纪要、工作计划总结、人事任免、劳动合同、薪酬福利、培训资料等。5.财务审计文件：包括财务报表、会计凭证、账册、税务资料、审计报告、预算决算等。6.外来文件：包括上级单位、政府部门、业主、监理、设计、供应商等发来的各类函件、指令、标准、规范等。2.2文件编码为确保文件的唯一性和可追溯性，所有受控文件均应进行统一编码。编码规则应具有逻辑性和可读性，便于识别和管理。1.编码结构：文件编码一般由公司标识、部门/项目代号、文件类别代号、年份、顺序号等部分组成，具体规则另行制定并作为本制度附件。2.项目文件编码：项目文件编码应能体现项目特征，可在公司统一编码规则基础上，结合项目具体情况进行扩展。3.编码管理：行政部（或指定的档案管理部门）负责公司文件编码规则的制定、维护和解释，并监督执行。各部门/项目部负责本部门/项目文件的具体编码分配。第三章文件的编制与审批3.1文件编制1.文件编制应符合国家法律法规、行业标准及公司相关规定，内容应真实、准确、完整、规范，语言应简洁、明确、专业。2.文件格式应统一规范，包括字体、字号、行距、页眉页脚、页码等，具体格式要求另行制定。3.文件编制完成后，编制人应进行自校，确保内容无误。3.2文件审批1.文件实行分级审批制度，不同类型和重要程度的文件由不同层级的人员审批。2.一般文件：由部门负责人审批。3.重要文件（如管理制度、重要合同、重大技术方案等）：需经部门负责人审核后，报公司分管领导或总经理审批。4.涉及多个部门的文件，应先进行会签。5.审批过程中，审批人应对文件内容的合规性、准确性、可行性进行审核，并签署明确意见。未经审批的文件不得正式发布和使用。第四章文件的分发与传递4.1文件分发1.文件发布后，应根据需要及时分发至相关部门、项目部或人员。分发范围由文件审批人确定。2.分发应建立记录，注明分发文件名称、编号、版本、分发日期、接收部门/人员等信息，并由接收人签字确认。3.对于电子文件，可通过公司内部信息系统进行分发，并确保接收方能够有效获取和识别。4.2文件传递1.文件在公司内部或与外部单位之间传递时，应确保安全、及时、准确。2.重要文件的传递应采用可靠方式，并索要回执或进行登记。3.传递过程中应注意保密，防止文件丢失、损坏或泄密。第五章文件的保管与归档5.1文件保管1.各部门、项目部应指定专人负责文件的日常保管工作，建立文件台账，定期进行清点核对。2.文件保管场所应保持整洁、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。3.纸质文件应分类存放于文件柜中，标识清晰，易于查找。电子文件应存储在指定的服务器或存储设备中，做好备份和加密保护。4.个人不得私自保存、复制、销毁公司重要文件。工作调动或离职时，应将所保管的文件资料按规定移交。5.2文件归档1.文件归档应遵循“谁形成、谁整理、谁归档”的原则。各部门、项目部应在规定时间内将办理完毕且具有保存价值的文件资料整理后向公司档案管理部门移交归档。2.归档文件应齐全、完整、准确，手续完备，并符合档案管理的规范要求（如装订、排序、编目等）。3.工程项目文件应在项目竣工验收后规定期限内完成系统整理和归档工作。4.档案管理部门对接收的归档文件应进行审核、登记、编目，并按照档案管理规定进行科学管理。第六章文件的更改与作废6.1文件更改1.当文件内容需要修改时，应由原编制部门或相关部门提出更改申请，说明更改原因和依据。2.文件更改审批流程与原文件审批流程相同。3.文件更改后，应重新进行编码或在原编码基础上标注更改版本号，并及时通知所有文件持有人，收回旧版文件。更改后的文件应按原分发范围进行分发。4.文件更改记录应予以保存，包括更改通知单、更改前后内容对比等，确保更改的可追溯性。6.2文件作废1.对于已过时、被替代或不再适用的文件，应及时予以作废处理。2.文件作废应由原审批部门或档案管理部门提出，按原审批程序审批后执行。3.作废文件应在文件上加盖“作废”印章或进行明显标识，并及时从使用场所收回。4.作废文件如需保留，应单独存放并标识“作废保留”，防止误用。无保留价值的作废文件，应按规定程序销毁，并做好销毁记录。第七章电子文件管理7.1电子文件的形成与存储1.电子文件的编制应符合相关规范，确保信息的真实性、完整性和有效性。2.重要电子文件应使用公司指定的格式创建和保存，并进行必要的命名规范，使其易于识别。3.电子文件应存储在公司指定的服务器、数据库或安全的存储介质中，个人计算机未经授权不得作为主要存储载体。7.2电子文件的备份与恢复1.建立电子文件定期备份制度，确保数据安全。备份介质应妥善保管，并进行异地存放。2.定期对备份数据进行检查和测试，确保备份的有效性和可恢复性。7.3电子文件的版本控制电子文件的更改同样需要进行版本控制，明确版本号和更改记录，确保使用的是最新有效版本。7.4电子文件的安全与保密1.加强电子文件的安全管理，设置访问权限，防止非授权访问、修改、删除。2.涉密电子文件的管理应严格遵守国家及公司有关保密规定，采取加密、隔离等安全措施。3.禁止使用未经授权的外部存储设备拷贝公司电子文件，严禁通过互联网等不安全渠道传输涉密和敏感电子文件。第八章保密文件管理8.1保密级别公司文件根据其内容的重要性和涉密程度，分为绝密、机密、秘密三个级别。具体划分标准和范围按公司保密管理制度执行。8.2保密措施1.涉密文件的编制、印刷、传递、保管、使用、销毁等环节，均应严格遵守保密规定，限制接触范围。2.涉密文件应有明显的保密标识，并由专人负责管理。3.涉密文件不得随意复制、摘抄、传播，确需复制的，须经原审批领导批准，并视同原件进行管理。4.严禁在非保密计算机和网络上处理、存储、传输涉密文件。5.发生泄密事件，应立即报告并采取补救措施。第九章责任与监督9.1管理责任1.公司总经理对文件管理工作负总责，分管领导负责具体领导工作。2.行政部（或指定的档案管理部门）是公司文件管理的归口管理部门，负责制度的制定、修订、宣传、培训、指导和监督检查。3.各部门、项目部负责人是本单位文件管理的第一责任人，负责本单位文件管理工作的组织实施和落实。4.文件管理员及各岗位人员应认真履行职责，确保文件管理规范有序。9.2监督检查公司定期或不定期对各部门、项目部的文件管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改要求，并将文件管理工作纳入相关考核。9.3奖惩对在文件管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，公司予以表彰奖励；对违反本制度规定，造成文件丢失、损坏、泄密或管理混乱，给公司造成损失的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育