档案学会管理制度

PAGE档案学会管理制度一、总则（一）目的为了加强档案学会的管理，规范学会的各项工作，充分发挥档案学会在档案事业发展中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于档案学会全体会员、工作人员以及学会开展的各项活动。（三）宗旨遵守国家法律法规，团结和组织档案工作者，积极开展档案学术研究、业务交流、培训教育等活动，促进档案事业的发展，为经济社会发展服务。（四）基本原则1.民主办会原则：充分发扬民主，保障会员的民主权利，鼓励会员积极参与学会事务。2.科学管理原则：运用科学的管理方法和手段，提高学会的管理水平和工作效率。3.服务会员原则：全心全意为会员服务，维护会员的合法权益，为会员提供良好的发展平台。4.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，依法开展学会的各项活动。二、会员管理（一）会员资格1.拥护本学会章程；2.自愿申请加入本学会；3.在档案领域具有一定的业务水平或工作经验；4.按时缴纳会费。（二）会员入会程序1.提交入会申请书；2.经理事会讨论通过；3.由理事会或理事会授权的机构发给会员证。（三）会员权利1.选举权、被选举权和表决权；2.参加本学会的活动；3.获得本学会服务的优先权；4.对本学会工作的批评建议权和监督权；5.入会自愿、退会自由。（四）会员义务1.遵守本学会章程，执行本学会决议；2.维护本学会合法权益；3.完成本学会交办的工作；4.按规定缴纳会费；5.向本学会反映情况，提供有关资料。（五）会员退会会员退会应书面通知本学会，并交回会员证。会员如果一年不缴纳会费或不参加本学会活动的，视为自动退会。（六）会员除名会员如有严重违反本章程的行为，经理事会或常务理事会表决通过，予以除名。三、组织架构（一）会员大会1.会员大会是本学会的最高权力机构，每届任期[X]年。2.会员大会的职权：制定和修改章程；选举和罢免理事；审议理事会的工作报告和财务报告；决定终止事宜；决定其他重大事宜。（二）理事会1.理事会是会员大会的执行机构，在闭会期间领导本学会开展日常工作，对会员大会负责。2.理事会的职权：执行会员大会的决议；选举和罢免会长、副会长、秘书长；筹备召开会员大会；向会员大会报告工作和财务状况；决定会员的吸收或除名；决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构；决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任；领导本学会各机构开展工作；制定内部管理制度；决定其他重大事项。（三）常务理事会1.常务理事会由理事会选举产生，在理事会闭会期间行使理事会的部分职权，对理事会负责。2.常务理事会的职权：执行会员大会和理事会的决议；筹备召开会员大会和理事会；向会员大会和理事会报告工作和财务状况；决定会员的吸收或除名；决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构；决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任；领导本学会各机构开展工作；制定内部管理制度；决定其他重大事项。（四）负责人产生、罢免1.本学会的会长、副会长、秘书长必须具备下列条件：坚持党的路线、方针、政策，政治素质好；在本学会业务领域内有较大影响；会长、副会长、秘书长最高任职年龄不超过[X]周岁，秘书长为专职；身体健康，能坚持正常工作；未受过剥夺政治权利的刑事处罚的；具有完全民事行为能力。2.本学会会长、副会长、秘书长如超过最高任职年龄的，须经理事会表决通过，报业务主管单位审查并经社团登记管理机关批准同意后，方可任职。3.本学会会长、副会长、秘书长任期[X]年。会长、副会长、秘书长任期最长不得超过两届，因特殊情况需延长任期的，须经会员大会[X]以上会员表决通过，报业务主管单位审查并经社团登记管理机关批准同意后方可任职。4.本学会会长为本学会法定代表人。本学会法定代表人不兼任其他团体的法定代表人。5.本学会会长行使下列职权：召集和主持理事会、常务理事会；检查会员大会、理事会、常务理事会决议的落实情况；代表本学会签署有关重要文件。6.本学会秘书长行使下列职权：主持办事机构开展日常工作，组织实施年度工作计划；协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作；提名副秘书长以及各办事机构、分支机构、代表机构和实体机构主要负责人，交理事会或常务理事会决定；决定办事机构、代表机构、实体机构专职工作人员的聘用；处理其他日常事务。四、会议制度（一）会员大会1.会员大会每年召开一次。特殊情况由理事会决定随时召开。2.会员大会须有[X]以上的会员出席方能召开，其决议须经到会会员[X]以上表决通过方能生效。（二）理事会1.理事会每年至少召开一次会议。情况特殊的，也可采用通讯形式召开。2.理事会须有[X]以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事[X]以上表决通过方能生效。（三）常务理事会1.常务理事会至少半年召开一次会议。情况特殊的，也可采用通讯形式召开。2.常务理事会须有[X]以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事[X]以上表决通过方能生效。（四）会议组织与记录1.学会各类会议由秘书长负责组织安排，明确会议主题、议程、时间、地点等事项。2.会议应做好记录，记录内容包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项等。会议记录由专人负责整理归档，保存期限为[X]年。五、学术活动管理（一）活动策划1.根据档案事业发展需求和会员兴趣，每年制定学术活动计划，明确活动主题、形式、时间、地点等。2.学术活动计划需经理事会或常务理事会审议通过后实施。（二）活动组织1.成立活动筹备小组，负责活动的具体组织实施，包括邀请专家、安排场地、宣传推广、资料准备等。2.活动筹备小组应提前制定详细的活动方案，确保活动顺利进行。（三）活动宣传1.通过学会网站、微信公众号、会员通讯等渠道，提前发布学术活动信息，吸引会员和档案工作者参与。2.活动结束后，及时撰写活动报道，总结活动成果，在学会宣传平台上进行发布。（四）活动评估1.每次学术活动结束后，组织参会人员对活动进行评估，收集反馈意见和建议。2.根据活动评估结果，总结经验教训，为今后的学术活动改进提供参考。六、培训教育管理（一）培训计划制定1.结合档案行业发展趋势和会员业务需求，每年制定培训教育计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。2.培训教育计划需经理事会或常务理事会审议通过后实施。（二）培训师资邀请1.邀请档案领域的专家学者、资深从业者担任培训讲师，确保培训师资的专业性和权威性。2.与培训师资签订授课协议，明确授课内容、授课时间、授课费用等事项。（三）培训组织实施1.根据培训计划，组织开展各类培训活动，包括线上培训、线下培训、实地考察等。2.培训过程中，严格考勤管理，确保培训效果。（四）培训考核评估1.培训结束后，对学员进行考核评估，考核方式可包括考试、作业、实践操作等。2.根据考核评估结果，为学员颁发培训证书，并对优秀学员进行表彰奖励。七、财务管理（一）经费来源1.会费；2.捐赠；3.政府资助；4.在核准的业务范围内开展活动或服务的收入；5.利息；6.其他合法收入。（二）经费使用1.学会经费必须用于本章程规定的业务范围和事业的发展，不得在会员中分配。2.经费使用主要包括学术活动、培训教育、会议组织、办公费用、工作人员薪酬等方面。3.严格执行财务管理制度，经费支出须经秘书长审批，重大支出须经理事会或常务理事会审议通过。（三）财务审计1.学会每年委托专业审计机构进行财务审计，确保财务收支合法合规。2.财务审计报告需向理事会或常务理事会报告，并在学会内部进行公示。八、印章管理（一）印章种类本学会印章包括学会公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等。（二）印章使用1.印章使用须填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，经相关负责人审批后，方可盖章。2.涉及重要事项或金额较大的合同、协议等文件，须经理事会或常务理事会审议通过后，方可盖章。（三）印章保管1.学会印章由专人负责保管，保管人员须具备较强的责任心和保密意识。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人使用，如因工作需要临时交接，须办理交接手续，并做好记录。（四）印章停用与销毁1.因机构变更、章程修订等原因，需要停用印章的，须及时通知相关部门和人员，并在学会内部进行公示。2.停用的印章须按照规定程序进行销毁，销毁过程须有专人监督，并做好记录。九、档案管理（一）档案分类1.学会档案分为文书档案、会议档案、学术活动档案、培训教育档案、财务档案、会员档案等类别。2.各类档案应按照档案管理的相关规定进行整理、归档。（二）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。2.档案保管人员须定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。（三）档案查阅1.会员和工作人员因工作需要查阅档案的，须填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅内容等信息，经相关负责人审批后，方可查阅。2.查阅档案时，须在档案保管场所内进行，不得擅自将档案带出。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽